Documation 2011 : réseaux sociaux d'entreprise : enjeux et stratégie

Retour sur la conférence organisée par Karim Manar, Microsoft, dans le cadre du salon Documation 2011.

Actuellement dans l' entreprise...

La conférence débute par un retour édifiant d'une étude menée par le campus 2.0 de Microsoft sur les pratiques en entreprise.

Premier constat : le risque de baisse de productivité au travail est liée au temps passé en recherche d'informations utiles au travail, à son analyse et à son exploitation rendue difficile par la multiplicité des canaux d'échanges, en constante progression.

Les chiffres exposés par Karim Manar sont parlants :

31% du temps de travail passé en recherche d'information
32% pour la partager
28% pour l'analyser et l'exploiter

Les principaux outils de réalisation de ces différentes phases sont le mail et le téléphone auxquels il faut ajouter ce que Karim Manar appelle les autres " strates collaboratives" que sont : le fax, le serveur partagé, etc.

Deuxième constat : plus on multiplie les outils de collaboration sans conduite du changement et donc sans implication des futurs utilisateurs, plus on retourne vers une collaboration par téléphone et par mail qui connaissent leur limite :

• Boite mail qui se transforme en GED avec un classement " maison-perso"

• Échange téléphonique non tracé et déperdition d'information dans le temps.

Les connexions entre contenus et individus : vers une recherche de valeur ajoutée

La conférence porte également un regard sur les connexions entre contenus et individus, toujours dans une optique de gain de temps, de productivité, d'efficacité dans la recherche et l'exploitation d'une information.

Par exemple : il est difficile, au sein d'une entreprise ou d'un service, d'identifier facilement l'expert d'un domaine qui dispose de l'information dont j'ai besoin et qui pourrait me mettre en relation avec son propre réseau et/ou me donner des clés d'analyses et d'accès vers des informations complémentaires ciblées et pertinentes.

Les nouveaux outils de collaboration d'entreprise, notamment par le biais de moteur de recherche puissant superposé à un applicatif, ont pour vocation de repérer des circuits d'informations permettant de localiser une expertise.

Karim Manar illustre son propos en montrant une application développée sous Sharepoint qui permet de faire apparaitre, grâce à une interrogation par mots clés dans le moteur de recherche associé à la plate-forme, une liste de spécialistes/experts correspondant à un domaine. En les identifiant, je sais également par l'intermédiaire d'une icône de disponibilité si ceux-ci sont occupés ou non et donc si je peux oui ou non leur poser une question. Dans tous les cas, j'identifie en quelques clics un réseau d'experts sur la question qui m'intéresse et je gagne du temps en recherche mais aussi, potentiellement, en exploitation de l'information puisque je sais déjà qu'elle émane de collaborateurs experts de la question posée.

Mais l'outil 2.0 ne révolutionne pas les pratiques!!!

La collaboration via un outil ne fonctionnera pas si les collaborateurs amenés à partager n'ont pas déjà un minimum de pratique ou de sensibilité aux nouveaux outils et technologies. Microsoft préconise de s'appuyer sur un réseau de collaborateurs identifiés comme moteur et qui garantiront une partie de la communication sur le futur outil : rien de tel qu'un outil recommandé par un collègue pour encourager son utilisation.
L'outil collaboratif doit également s'inscrire dans une réalité : en reprenant l'exemple de la communauté d'experts vue plus haut, on imagine bien que cela soit tangible lorsque la communauté est importante en nombre : on ne développe pas ce genre d'outil pour 50 personnes qui travaillent ensemble dans le même open space.

Ce qu'il faut retenir

• le réseau social d'entreprise doit correspondre à une dynamique de collaboration déjà existante

• l'outil choisi doit faire l'objet d'un accompagnement au changement et d'implication des utilisateurs dans le projet de mise en place
  

• un réseau d'entreprise doit coller aux pratiques de l'entreprise elle même et ne pas avoir d'ambition déconnectée des pratiques.
  

On dira donc que la mise en place d'un outil collaboratif d'entreprise se justifie pour :

Dynamiser un échange déjà existant
Le fluidifier et lui permettre de s'enrichir au fil du temps
Transformer l'information tacite.