Le corpus de normes ISO 30300 : une opportunité à saisir pour les professionnels de l'info-documentation

A propos du livre blanc de l'AFNOR « Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de management des documents d’activité – Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489 » disponible depuis mars 2011 :

Il présente un corpus de normes attendues au cours de l'année 2011 et des suivantes comme un "événement majeur qui positionne le management des informations et des documents au plus haut des organisations, celui de leur stratégie et de leur politique." La mise en oeuvre de ces normes doit "constituer de réelles opportunités d'amélioration des politiques et des pratiques de gestion des informations et des documents d'activité."

Pour les organismes qui ont déjà mis en place un système de gestion ou ont décidé de le faire, ces normes vont leur permettre de mieux

• "formaliser et mettre en oeuvre leur politique de gestion des informations et documents d'activité"
• traduire cette politique documentaire par un système de management, la faire certifier
• et formaliser les modes opératoires.

Sous le titre générique de "Système de management des documents d'activité", les archivistes, documentalistes, qualiticiens, informaticiens, chefs de projets et décideurs y trouveront

• les exigences de mise en place d'un tel système,
• un guide de mise en oeuvre et des spécifications sur la terminologie employée,
• les exigences relatives aux organismes habilités à auditer et certifier ces systèmes de management.

Ce corpus de normes constituera pour ces professionnels, un écrit de référence du point de vue technique pour améliorer le management des systèmes de gestion des documents d'activité.

Mais il est tout aussi intéressant du point de vue politique et stratégique car il rappelle aux décideurs

• pourquoi il y a nécessité de mettre en oeuvre un système de management de l'information,
• pourquoi "la gestion des informations et documents d'activité doit être partie prenante et doit s'inscrire dans un tel système".

Les raisons sont liées à des enjeux tellement vitaux pour les organisations (pérennité, efficacité, sécurité, responsabilité, identification et valorisation de leur capital immatériel) qu'il s'ensuit globalement un repositionnement de la fonction Management des systèmes d'information et de documents, au sein des organismes qui ont compris ces enjeux.

Cette évolution peut donc être une opportunité de positionnement ou de repositionnement intéressant pour les professionnels devant assurer cette fonction.

Mais, beaucoup de professionnels de l'info-documentation travaillent dans des organismes qui n'ont pas encore pris la mesure de l'évolution en cours. Ce livre blanc et les normes qui vont suivre leur seront très utiles pour informer et alerter leurs décideurs, des risques qu'ils font courir à leur organisme en négligeant leur politique de gestion des informations et des documents d'activité. Peut-être alors, s'enclenchera un processus de repositionnement du système de gestion info-documentaire au sein de leur organisme, s'ils parviennent à convaincre leurs décideurs.