Les outils collaboratifs reposent sur un même principe : permettre à plusieurs utilisateurs de créer, partager et modifier des documents en temps réel. Un grand nombre d'entre eux vise à améliorer la collaboration (ou coworking) et le partage d’informations au sein des entreprises. On peut les regrouper en trois familles :
Les agrégateurs
Ils permettent aux entreprises d’organiser de gros volumes de contenu et de les mettre à la diposition des collaborateurs. A celà, s'ajoute la possibilité de surveiller l’image de marque, notamment de l'entreprise sur les médias sociaux, et d’agréger les informations externes à titre de veille. Autrement dit, de maîtriser son
e-réputation. C'est un terrain sur lequel un outil comme Netvibes s’est très tôt engagé.
Les solutions bureautiques distantes
Ces solutions proposent aux entreprises de virtualiser les applications logicielles en se servant des postes de travail comme de terminaux. La plus connue et complète est Google Apps qui propose l'accès gratuit à des logiciels de traitement de texte et tableurs. Elle a très vite été rejointe par Microsoft avec Office Web Apps.
Les plateformes collaboratives (ou réseaux sociaux d’entreprise)
Basées sur le fonctionnement des réseaux sociaux, ces plateformes commencent à être déployées au sein des entreprises pour faciliter l’interaction entre les employés. Sharepoint en est un bon exemple. Il intègre nativement ces fonctions sociales et peut être utilisé seul pour tous les usages web en entreprise. Il permet également une intégration forte avec le poste de travail, notamment Outlook, pour un accès direct aux contacts et leur partage depuis les messages électroniques.
Du simple partage de fichier à la plateforme collaborative, les options sont nombreuses. Voici un panorama relativement complet des solutions logicielles des outils collaboratifs :
Affinitiz
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IBM Connections
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Sharepoint
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Alfresco
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Jahia
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Silverpeas
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Bluekiwi
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Jalios
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Socialtext
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BuddyPress
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Jamespot.pro
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Spip
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Cisco Quad
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Jive SBS
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Talkspirit
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Clearvale
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Knowledge Plaza
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Telligent
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Confluence
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Liferay
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Typo3
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Convofy
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NewsGator Social
Site
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Wordpress
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CubeTree
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Novell Teaming
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XWiki
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Dimelo
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Nuxeo DM
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Yammer
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Drupal
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OpenText Vignette
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YoolinkPro
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Elgg
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PersonAll
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Zyncro
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Exo Platform
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Portaneo
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eZpublish
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SeeMy
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Les avantages des outils collaboratifs sont nombreux : simplification du travail en groupe, création de réseaux, autonomie, optimisation du travail, ... , etc. Les futurs utilisateurs ont tout à y gagner. Les managers aussi. Meilleure gestion du temps et des ressources, aide à la décision, communication plus transparente, partage d’information sécurisé, ... autant de critères chers aux dirigeants.
Gardons tout de même à l'esprit que ces outils, certes utiles, ne constituent pas une solution en soi. Ils nécessitent, au préalable, une analyse et une identification précise des besoins de partage et de diffusion de l'information. Et ne perdons pas de vue que la collaboration en entreprise reste avant tout une question de (bonne) communication entre les personnes.
Sources :
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