Dématérialiser pour une entreprise c’est avant tout remplacer ses supports d'information papier par des fichiers informatiques ou des documents électroniques. Ce mécanisme de basculement rencontre tant des avantages que des inconvénients.
Dans la pratique, opérer une dématérialisation de ses processus prend différentes formes, chacune étant adaptée à l'objectif fixé par la démarche.
L'un des premiers avantages de la dématérialisation reste logistique, puisque cela permet un gain de place et d’espace, notamment pour les PME soucieuses d'optimiser leurs locaux.
Par ailleurs, le fait pour une entreprise de “ [....] dématérialiser ses factures, ses contrats ou tout autre document important d’échanges de données, envoyé habituellement par la poste, peut aider à accélérer les processus commerciaux et à diminuer les coûts, ne serait-ce qu’avec la suppression de l’affranchissement du courrier.”
De prime abord, il faut absolument numériser les documents, ce qui peut sembler une pratique redondante mais nécessite une expertise. Car tous les documents n'ont pas le même format, la même épaisseur, ni la même qualité de papier ni d'écriture.
Ensuite, s’impose le traitement des informations, car les documents doivent rester accessibles, d'où l’utilisation ou le développement de logiciels adaptés qui allient efficacité et facilité d’usage.
Il faut nécessairement veiller à respecter une charte déterminée par des normes pour conserver la valeur juridique de chaque élément numérisé.
Et enfin, il est impératif d'assurer le stockage des documents.
Même dématérialisée, la documentation a un poids, dérisoire certes par rapport au papier, mais qui doit trouver un espace.
La dématérialisation impose de trouver des serveurs pour recevoir les numérisations, les classer selon des références aisément compréhensibles par l'entreprise.
La sécurité devra notamment constituer un enjeu important au cœur des démarches de stockage, et les personnes qui s’occupent de ces processus au sein des entreprises doivent y être sensibilisées.
Toutefois, le passage au support numérique implique des coûts de mise en oeuvre et un temps d’adaptation.
C’est un réel investissement qui se fera sans doute par la formation du personnel dédié ou par de la sous traitance en engageant des experts.
Notons aussi que la dématérialisation présente parfois des inconvénients pour certaines entreprises, notamment en termes de sécurité des données.
Cet accès aux données à tout moment et partout, présente le risque qu'elles soient lues par n'importe qui.
La sécurité des données est un problème qui existait déjà avec le support physique, il fallait s'assurer que les personnes non autorisées ne puissent pas accéder aux données pour les lire ou pour se les approprier illicitement. Pour cela, on pouvait les mettre dans une pièce ou un meuble verrouillé dont seules les personnes autorisées avaient la clé.
Cependant, ce n'est pas suffisant pour les données dématérialisées : il faut aussi les protéger contre les attaques en ligne. Ces nouvelles vulnérabilités exigent des nouvelles mesures de protection, aussi bien à distance qu'à proximité.
La protection à distance la plus basique est la protection par authentification.
Pour les services en ligne, l'utilisateur doit entrer un mot de passe pour que le serveur lui autorise l'accès aux données. Cela garantit leur confidentialité, à condition que le mot de passe soit suffisamment complexe et que les employés soient vigilants.
Le risque de perte des documents numérisés est également présent, par exemple à cause d’une attaque malveillante. Il faut donc veiller à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise.
Mais aussi, la question du stockage est également à relever, puisque les besoins augmentent à mesure que la masse de données augmente.
Le bilan sur la pérennité des données reste mitigé, la durée de vie des données stockées est estimée généralement à 10 ans.
Archivé dans de bonnes conditions, le papier reste un support stable car on peut toujours lire son contenu ; mais ce n’est pas si simple pour le numérique, car les supports ont une durée de vie limitée et les données sont encodées selon un standard qui risque de devenir obsolète avec le temps, les rendant illisibles.
Il est donc nécessaire de renouveler régulièrement les supports de stockage des Datacenter, ce qui peut coûter cher à l’entreprise. Mais le problème le plus important est qu’en cas de dysfonctionnement d’un serveur, il peut y avoir perte de données.
On peut pallier ce manque de fiabilité en stockant les données en parallèle à deux endroits distincts. Ainsi, si un Datacenter a un problème (panne d’un disque dur ou même incident naturel), l’entreprise possède une sauvegarde de ses archives sur l’autre ; cette recopie de données est difficilement réalisable avec des documents papier, principalement pour des questions de temps.
Cependant, les formats d’encodage changent, et les logiciels permettant de lire ces données peuvent disparaître. Cela est principalement dû au fait que le format n’est plus adapté aux technologies actuelles et est abandonné, ou qu’il n’était pas très utilisé et le logiciel permettant de le lire a été retiré du marché. Quel est l’intérêt de garantir l’intégrité des données si elles deviennent illisibles au bout de quelques années ?
Les entreprises qui se tournent vers la dématérialisation doivent donc s’assurer que leurs données sont mises à jour régulièrement pour suivre l’évolution des encodages.
Dans tous les cas, le passage vers la Gestion Electronique des Documents ou le Système d’Archivage Électronique doit faire l’objet d’une réflexion stratégique préalable visant à trouver le meilleur outil pour l’entreprise et doit être accompagné pour une transition efficace.
SOURCES
(1 ) Définition et enjeux de la dématérialisation consulté le 28/12/2016 sur le site internet de DPii Telecom & Services, Entreprise française, regroupe une équipe de développeurs http://www.dpii-telecom.com/fr/definition-dematerialisation/
(2) La dématérialisation, une application vertueuse Mis à jour le 14/02/2014 à 14:25 consulté le 22 Décembre 2016 http://www.lefigaro.fr/vie-bureau/2012/06/14/09008-20120614ARTWWW00571-la-dematerialisation-une-application-vertueuse.php
(3) Les 7 tendances de la dématérialisation du 07/09/2016 de Eric Le Ven consulté le 27 décembre 2016 http://www.archimag.com/demat-cloud/2016/09/07/7-tendances-dematerialisation
(4) Site internet consulté le 22/12/2016
http://www.dynamique-mag.com/article/avantages-dematerialisation-processus.6300
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