Les métadonnées au cœur du " Records Management "

Aujourd’hui, le « Records Management » (RM) occupe une place importante dans les organisations. Il se base sur des métadonnées « records » qui permettent de structurer la gestion des documents.

Le Records Management permet d'organiser et de gérer l’ensemble des documents d'activité qu’une organisation doit conserver pour mener à bien son exercice. Les records sont des documents d'activité qu'une organisation doit conserver pour mener à bien son exercice. « Quels que soient leur forme ou leur support, (ils sont) produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités ou de ses obligations légales ». [2] Pour chacun de ces documents, la mission du RM est d'assurer son existence, sa traçabilité, son accessibilité, son authenticité, son intégrité et son exploitabilité. Ainsi, le RM permet à un organisme de disposer à tout moment des documents budgétaires, réglementaires ou légaux dont elle aura besoin en cas de contrôle ou de litige. [1]

Le RM se base sur des métadonnées « Records », qui permettent de structurer la gestion des documents. En effet, elles identifient, fiabilisent et garantissent l'intégrité des documents d'activité. Elles définissent également les méthodes de gestion des ces documents, c’est à dire "l'ensemble des moyens matériels, humains et financiers des activités et processus qui président à leur création et à leur existence". [3]

Ces métadonnées sont définies par la norme ISO 1548 9-1 :

• contexte, contenu et structure des documents d’activité,
• gestion des documents dans la durée : date de création, nom du créateur, etc. [3]

La norme ISO 2308 1-1 distingue deux classifications de métadonnées : "1-les métadonnées documentant le contexte, le contenu, la structure et l’apparence dans lequel le document d’activité est créé ou capturé ; 2-les métadonnées documentant la gestion des documents d’activité et les processus par lesquels le document est utilisé, y compris les changements induits sur le contenu, la structure et l’apparence."[3]

 Différentes normes mettent en évidence la spécificité des métadonnées du Records Management,

 "La norme ISO 15489-1 fait référence à la pérennité du mode de gestion des métadonnées. De plus, les normes ISO 23081-12 et 161713 apportent des compléments notables à cette définition en qualifiant les métadonnées d’informations structurées ou semi-structurées permettant la création, la gestion (et l’utilisation [ISO 16171]), l’enregistrement, le classement, l’accès, la préservation (et l’élimination [ISO 23081-1]) à travers le temps et quel que soit l’environnement. Par ces spécificités, les métadonnées du Records Management se distinguent ainsi des autres jeux de métadonnées." [3]

On le voit, la structure et le contenu des métadonnées ont une grande importance dans les projets de « records management ». En début de projet, il est donc essentiel de se poser la question de leur bonne interprétation par les « logiciels de gestion ou logiciels métiers et solutions d’archivage électronique.» [3]

Sources :

[1] Le Groupe métiers AAF-ADBS « Records management » . Cairn. Comprendre et pratiquer le records management. Publié en 2005 : [Consulté le 17 mars 2019]. https://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-infomation-2005-2-page-106.html

[2] Michel Remize. ArchImag. Le records management révise ses data : méthodes et bonnes pratiques. Publié en en 1/06/2017 [Consulté le 17 mars 2019]. https://www.archimag.com/archives-patrimoine/2017/06/01/records-management-revise-data-methodes-bonnes-pratiques

[3] Charlotte Maday, Marion Taillefer. Persée. Les métadonnées du records management du point de vue des normes ISO. Publié en 01/02/2018 [Consulté le 17 mars 2019]. https://www.persee.fr/docAsPDF/gazar_0016-5522_2012_num_228_4_4993.pdf