Le DAM, un outil en pleine évolution

Archimag a mené une enquête auprès de 150 organisations sur les usages du DAM et sur la façon dont aujourd’hui elles gèrent leurs ressources multimédias. Ces chiffres nous montrent que, malgré la transformation digitale enclenchée par beaucoup, le “bricolage” reste de mise et le DAM à l’état de projet.

Le DAM est un logiciel qui permet la gestion des contenus multimédias avec l’essor de la communication visuelle et du e-commerce (photos et vidéos contribuent fortement à l’achat), mais aussi pour les marques, les médias et la presse.[1] Contrairement à la GED qui prend en charge des documents, c’est à dire, selon la définition donnée par Larousse, une « Pièce écrite ou objet servant d’information, de témoignage ou de preuve », le DAM prend en charge des actifs numériques, c’est à dire des objets numériques produits et commercialisés en tant que tels, par exemple ses vidéos, logiciels, images, etc.[2] En d’autres termes, le DAM s’intéresse toujours à des actifs, tandis que la GED s’intéresse à des documents qui ne sont pas forcément des actifs (des documents commerciaux et administratifs).

Selon le magazine Archimag, 63% des organisations ne sont pas encore équipées d’une solution de DAM. 1 sur 4 est simplement en train de se renseigner sur le sujet et 1 sur 10 seulement est à la recherche d’une solution. C’est la preuve que le terrain du DAM reste à défricher et à évangéliser pour les éditeurs de solutions. Aussi, selon l’enquête, la gestion des médias au sein des entreprises est essentiellement assurée par le service communication et marketing (46%). Il faut bien noter que bon nombre d’organisations n’ont mis en place aucune gouvernance à ce sujet et que les médias sont éparpillés au sein des différents services, sans structure particulière ni centralisation.

D'après Archimag, il y' a plusieurs problèmes rencontrés avec ces ressources multimédias, mais les trois principaux sont la recherche des ressources (pour 58% des sondés), la gestion des droits (pour 52% des sondés) et l’éparpillement des ressources au sein de différents systèmes de stockage (pour 48% des sondés). D'autres sont cependant aussi pointés du doigt dont :

- la réutilisation de certaines de ces ressources (pour 43% des sondés)

- la gestion de multiples formats (pour 38% des sondés)

- la publication des ressources dans différents formats (pour 34% des sondés)

- le tracking des ressources (pour 29% des sondés)

- la gestion des accès aux ressources (pour 25% des sondés)

- le contrôle des versions (pour 23% des sondés)

- le partage des ressources avec des partenaires ou des clients (pour 37% des sondés).

Or, Le Digital Asset Management regroupe un ensemble de fonctionnalités qui aident les entreprises à organiser, stocker et partager leurs ressources numériques ou Assets digitaux. Il joue un rôle essentiel dans une stratégie de Marketing Resource Management performante. Le principal objectif d’une solution DAM est d’aider une entreprise à tirer le meilleur parti des différents médias qui sont à sa disposition (images, vidéos, enregistrements sonores, fichiers 3D et contenus marketings divers) [3]

Aussi, le DAM est-il capable de prendre en charge d’énormes volumes de données (plusieurs millions de médias dans certains cas) et de supporter tout type de fichiers (des fichiers vidéos, des fichier photos, mais aussi des fichiers 3D, des fichiers PDF, des fichiers textes, etc.). Il permet de créer une version ou des versions adaptées aux usages les plus fréquents de l’entreprise (la version HD d’une vidéo pour la chaine YouTube, une version SD pour le site web, une version recadrée optimisée pour les réseaux sociaux, etc.) Il permet également de faciliter l’indexation des médias et de créer des sous-titres et de repérer certains mots-clés sur des vidéos. Le DAM facilite aussi la recherche des photos et des vidéos, toutes les solutions DAM intègrent un moteur de recherche full text avec auto-complétion, mais aussi des filtres qui permettent d’affiner les recherches, et de toujours retrouver les médias stockés, de ne pas les oublier et surtout de pouvoir les réutiliser.[4]

On peut citer d’autres fonctionnalités du DAM : gestion des droits, c’est-à-dire les droits d’auteur (qui a pris la photo ?) les droits à l’image (qui est présent sur la photo ?), mais aussi les droits d’accès (qui accède à la photo ? et que peut-il en faire ?), Workflows automatisation taches, publication sur les réseaux sociaux, prise en charge de tout type de documents, stockage centralisé photos/vidéos, partage collaboration, annotation retouches Versioning, création collection, recherche facilitée, suivi Analytics KPI, gestion des accès et des permissions.

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[1] Eric Le Ven, Le DAM, une solution essentielle pour soigner son image, agence digital d'Archimag, édité le 10/04/2019, www.ebookdam-archimag.com. (Consulté le 14/04/2019).

[2] https://www.ged.fr/dam/ (Consulté le 14/11/2019).

[3] https://www.wedia-group.com/fr/library/qu-est-ce-que-le-dam-ou-digital-asset-management/ (Consulté le 13/11/2019).

[4] https://www.archimag.com/veille-documentation/2018/10/08/video-pourquoi-dam-outil-indispensable. (Consulté le 14/11/2019).