Les différences entre la Gestion Electronique des Documents et le Système d'Archivage Electronique

Avec la transformation numérique des entreprises qui implique en majeure partie la mise en place des projets de Gestion Electronique des Documents et de Système d'Archivage Electronique, beaucoup de chefs d'entreprises se posent très souvent la question de connaitre les différences qui se trouvent entre ses deux solutions (GED, SAE). Pour répondre à cette interrogation, Locarchives comme bien d'autres avant, s'est penchée sur la question au cours de ses dernières semaines. 

Gestion Electronique des Documents

La Gestion Electronique des Documents est l'ensemble des moyens matériels et logiciels mis en place pour la gestion quotidienne de tous les documents au sein d'une entreprise. Elle permet avant tout de centraliser les documents quelque soit leur format en un seul endroit grâce à un logiciel bien paramétré. Le travail collaboratif étant l'une de ses spécificités, elle donne à tous au sein d'une entreprise quelque soit leur position, la possibilité d'avoir accès aux mêmes documents. La sécurité des informations étant l'une des priorités de cette solution, chaque membre de l'entreprise dispose d'un droit d'accès différent. La modification, le déplacement et la suppression des documents sont possibles au sein d'une solution GED[1][2].

Système d'Archivage Electronique

Contrairement à la Gestion Electronique des Documents, le Système d'Archivage Electronique est l'ensemble des moyens matériels et logiciels mis en place pour la conservation des documents importants au sein de l'entreprise. Respectant les règles liées à l'intégrité des documents en suivant des normes bien précises, cette solution permet de conserver uniquement les documents jugés utiles par l'entreprise. Il faut préciser que dès lors qu'un document intègre le Système d'Archivage Electronique, la modification de celui n'est plus possible. Chaque document qui intègre un Système d'Archivage électronique est au préalable bien nommé et indexé afin de faciliter plus tard la recherche documentaire[3][4].

En conclusion, bien que la Gestion Electronique des Documents et le Système d'Archivage Electronique soient deux solutions d'entreprise qui se rejoignent, il est bien de préciser que chacune de ces solutions a une particularité bien précise. La première permet de faciliter la gestion quotidienne des documents au sein de l'entreprise (GED) et l'autre contribue à la conservation à long terme des documents au sein d'un logiciel ou d'un matériel conçu à ses fins[4].

[1] Locarchives Les différences entre la GED et la SAE consulté le 25 Janvier 2020 sur https://locarchives.fr/actualites/les-differences-entre-la-ged-et-le-sae/

[2] Blog  <<Qu'est ce que la GED?>> consulté le 20 Janvier 2020 sur https://www.ged.fr/

[3] Novarchive <<Les différents types d’archivage électronique>> consulté le 28 Janvier 2020 sur https://www.novarchive.fr/faq/quelles-differences-entre-ged-sae-et-coffre-fort-electronique/ 

[4] Le blog des experts de la GED <<SAE ou GED: quelles différences?>> consulté le 28 Janvier 2020 sur https://www.gestion-documents.fr/ged-et-sae-quelles-differences/