La propagation des outils informatiques ou des technologies de l'information et de la communication a profondément impacté le travail du spécialiste de l'information documentaire en général. Les fonds, principalement papiers, il y a de cela quelques années, ont fait place à des documents numériques qui impliquent un traitement documentaire spécifique et adéquat. Le stockage des données, leur diffusion, leur pérennité, le risque juridique et leur mise en valeur sont autant des points à revoir si l'on souhaite s'adapter aux dispositions juridiques de l'ère numérique et le télétravail recommandé en cette période de confinement.
L'objet visé en proposant ce sujet est de montrer les différentes étapes dans la conduite d'un projet de dématérialisation et son importance en cette période de confinement.
Gestion de projet de dématérialisation
La gestion de projet est une démarche visant à organiser le bon déroulement d'un projet du point de vue organisationnel, opérationnel et tactique en respectant l'équilibre qualité-coût-délai.
Nous examinerons son application dans le cadre de la création ou de la mise en place d'un fonds d'archives à l'ère du numérique.
Conduire à bien un projet d'archivage à l'ère du numérique nécessite beaucoup d'exercices.
En premier, il faut cerner la demande (le traitement des éliminations, des versements, la mise en place des systèmes de gestion et de communication des documents tel que l'informatisation du fonds, du tableau de gestion et la mise à disposition, la formation des services versants). Il est important de dresser un état des lieux en définissant les paramètres à prendre en compte comme les buts de l'archivage, les valeurs (patrimoniale, historique, culturelle), le risque juridique, le cycle de vie des documents et enfin faire des propositions en dégageant les priorités.
Pour mener à bien un tel projet, il s'agit de faire l'analyse préliminaire. Ensuite vient la mise en oeuvre du projet documentaire en faisant la conception et le phasage en "4P" (plan, processus, personnes et pouvoir). La mise en oeuvre du projet demande de la planification.
La construction du planning passe par la modélisation du réseau de dépendance entre tâches sous forme graphique. Il faut décomposer le projet en sous-ensembles plus simples et construire un planning en partant de l'objectif Date à atteindre. Le diagramme de GANTT permet de situer dans le temps les phases, les activités, tâches et ressources du projet.
Nous ne pouvons parler de politique d'archivage numérique, de dématérialisation sans parler du choix de l'outil informatique et le cahier des charges.
En définitive, il nous revient, spécialiste de l'information documentaire de faire un point sur les différents enjeux que constitue un tel projet. Comme enjeux, nous avons les enjeux archivistiques ( cycle de vie du document numérique), technologiques, économiques.
L'objectif de l'archivage est de maitriser les flux numériques, la conservation pour les générations à venir.
L'archivage numérique, de nos jours s'avère utile pour toute organisation s'inscrivant dans le contexte d'évolution des outils de travail. Il donne la possibilité au spécialiste de l'information documentaire ( archiviste...) de faire des recherches à distance, vu le contexte sanitaire actuel, s'agissant d'archives ouvertes, à valeur patrimoniale et culturelle. Même confiné, l'archiviste peut travailler et répondre aux besoins d'information des usagers.
GED, projet prioritaire pour 1 PME sur 3 en période de confinement.
Les TPE-PME françaises ont tiré des leçons du premier confinement auquel elles n'étaient pas préparées. Pour poursuivre leurs activités, bon nombre d'entre elles ont fait du télétravail une possibilité, soutenues par une GED (Gestion électronique des documents) efficace et d'importants projets de dématérialisation. Autant de nouvelles habitudes de travail qui permettent aux entreprises de taille restreinte d'appréhender le re-confinement plus sereinement.
Archimag réalisant une enquête pour Zeendoc a constaté que 80% des structures PME ont opté pour le télétravail dans leur fonctionnement.
Pour les interviewés, la dématérialisation permet de gagner en espace et en temps. Elle contribue à l'efficacité dans la gestion documentaire la traçabilité. La GED est aussi un outil de maintien d'activité surtout en cette période de crise sanitaire.
Pour Laurence Desoulière, directrice Marketing chez Zeendoc "En temps de crise ou d'instabilité, ce sont (...) les plus petites organisations qui parviennent à s'adapter le mieux aux différents changements" Elle renchérira en disant que "L'avenir appartient donc aux petites organisations adaptables. La transmission digitale tant annoncée aura donc bien lieu. Et plus vite que prévu...C'est une question de survie.
Mais des questions restent posées, le numérique coûte cher, comment un archiviste peut-il convaincre ses supérieurs ou même les acteurs de l'entreprise à passer du 100% papier au 100% numérique ? L'archivage numérique, quelle utilité pour les entreprises ?
Références bibliographiques
[1] http://www.idnum.fr/methodoc/conduire-un-projet-documentaire/
[2] GUYON, Céline. Conduire un projet d'archivage électronique : l'expérience du conseil général de l'Aube. [PDF, autres formats]. [ en ligne]. Le 12/11/2020. Consulté le 16 novembre 2020. Disponible sur : https://francearchives.fr/file/b285eab1e4412af739346d4e574f2fac4ca039ad/static_4876.pdf
[3] Carré, Fabien. La GED, projet prioritaire pour 1 PME sur 3 en période de confinement. In Archimag [ en ligne]. Le 06/11/2020, mis à jour le 12/11/2020. Consulté le 16/11/2020. Disponible sur https://www.archimag.com/demat-cloud/2020/11/06/ged-projet-prioritaire-pme-periode-confinement mise à jour le 12/11/2020.
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