Le nouvel ordre documentaire : normes et systèmes de gestion des documents d'activité

En 2009, il y a 10 ans, la BNF et l'AFNOR organisaient une journée d'étude intitulée "A qui profite la normalisation documentaire ?"[1] Cette journée faisait le constat de l'extension des normes de documentation à l'industrie culturelle, au monde de l'entreprise et des nouveaux modèles économiques attenants à ce développement. Cette thématique a été traitée par l'archiviste Michel Cottin [2] et son équipe dans une série d'articles qui mirent au coeur de toute gestion documentaire, l'utilisation des normes ISO [3] liées au cycle de vie du document. Comment comprendre ce "nouvel ordre documentaire" ?

 

Le cycle de vie d'un document se définit "comme les étapes de l'existence d'un document, de sa

Source : <http://www.lgm-digit.fr/gestion_documentaire.aspx>

création à la mise en oeuvre de son sort final" [4]. Concrètement, en s'appuyant sur le contenu des normes ISO 15 489, ISO 30 300 et ISO 30 301, ces étapes du processus du cycle de vie du document peuvent se définir sous forme de liste à la Prévert qui serait : nom du document, responsable métier, description, format, contenu, régions couvertes (par l'utilisation du document), utilité-utilisateur/trice-utilisation, version/validation, indexation (métadonnées), outils numériques émetteurs, responsable de la direction des systèmes d'informations (DSI) du document, existence d'original papier, règles d'accès, volumétrie, valeur probatoire, DUA (durée d'utilisation administrative)... Il ne faut pas négliger l'expérience de chaque utilisateur-trice pour chacune de ces étapes ; pas plus que de compléter chaque fiche document ainsi constituée par des informations complémentaires de chacun-ne !  

Ce descriptif correspond à une fiche d'identité précieuse pour comprendre la place de chaque document dans l'ensemble du flux d'information d'une entreprise. Il permet de constituer un inventaire. Cet inventaire est sans cesse corrigé dans un processus itératif qui met à l'honneur le rôle et le travail du documentaliste. Cette identification permet donc de connaître la création, la modification, l'utilisation, la nécessité d'archivage et in fine, la nécessité de détruire le document. Ainsi, pour chaque type de document, le choix d'une solution de stockage est fait parmi celles disponibles au sein de l'entreprise. Et si l’archivage des documents est nécessaire (valeur probatoire pendant la DUA), il sera décidé de l'intégration du type de document dans le SAE (système d'archivage électronique) mis en place dans l'organisation. Pour faciliter le travail d'inventaire, les documents seront classés selon les processus métier. Chaque responsable métier pourra établir un tableau comportant à minima les informations suivantes :  nom type du document d’activité ; DUA : durée d’utilité administrative du document ; Références juridiques de la DUA ; Usage : application informatique unique d’utilisation du document d’activité.

Ce tableau permet de servir de référence unique pour la gestion des archives lors de la mise en place d’un SAE mais aussi de permettre à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise de retrouver un document d’activité rapidement. 

En considérant le document non plus comme un "élément isolé, mais comme un élément résultant d'un processus ou d'un ensemble de processus [5]", le cycle de vie du document devient le processus d'utilisation du document. Ainsi, l'analyse des processus est centrale pour mettre en place un système documentaire qui prend la forme d'un système de gestion des documents d'activité (SEGDA). La notion de système est importante pour comprendre que chaque étape du processus d'un document répond une étape similaire pour un autre document. De plus, le classement des documents s'organise autour des processus métiers. 

La prise en compte de ces différents paramètres et leur croisement, permet de mettre en place des logiciels de gestion documentaire (GED, SAE) afin d'obtenir une gouvernance de l'information réussie au sein d'un système documentaire à la gestion itérative !

[1] La présentation de cette journée d'étude est disponible à l'adresse : <http://www.bnf.fr/fr/professionnels/anx_journees_pro_2009/a.normalisation_documentaire.html>. 
[consulté le mercredi 16 janvier 2019].

[2] Michel Cottin a été maître de conférence associé au CNAM-INTD. Sur ses travaux avec son équipe, voir entre autres : 
KERN, Gilliane. HOLGADO, Sandra. COTTIN, Michel. Cinquante nuances de cycle de vie. Quelles évolutions possibles ? , Les Cahiers du numérique [en ligne], 2015/2 (Vol. 11), p. 37-76. Disponible à l'adresse : <https://www.cairn.info/revue-les-cahiers-du-numerique-2015-2-page-37.html>. [Consulté en janvier 2019].
COTTIN, Michel. DARGAUD, Stéphanie. Des archivistes et des normes. La Gazette des archives [en ligne], 2012/4, n°228,  p. 23-31. Disponible à l'adresse : <www.persee.fr/doc/gazar_0016-5522_2012_num_228_4_4981>. [Consulté en janvier 2019].
COTTIN, Michel. DESSOLIN BAUMANN, Sylvie.  La famille des normes ISO sur le records management. La Gazette des archives [en ligne], 2012/4, n°228, p. 119-133. Disponible à l'adresse: <www.persee.fr/doc/gazar_0016-5522_2012_num_228_4_4989>. [Consulté en janvier 2019].

[3] Voir les normes : ISO 15 489, ISO 30 000, ISO 30 301; et les Livres blancs sur ces normes.
[4] KERN, Gilliane. Op. Cit. p. 40. 
[5] Idem p. 61.