Transformation numérique dans les entreprises à l'aune de la Covid-19

  La pandémie de Covid-19  n'a pas exempté les entreprises de ses effets pervers. Elles sont fortement ébranlées dans leurs modes de fonctionnement même si elles avaient entamé leur mue de transformation numérique. Du fait de la gravité de la situation, les entreprises sont obligées de revoir leurs habitudes de travail en instaurant le télétravail de façon généralisée. Ceci étant dit, les conséquences et les manifestations de la Covid-19 permettent de jeter un regard lucide sur la transformation numérique dans les entreprises. 

Les entreprises face à la crise de la Covid-19

Face à l'intensité de la pandémie, de nombreux pays, à l'image de la France, ont adopté des politiques de confinement systémique pour sauver des vies mais aussi l'économie. Dans ce climat triste, les entreprises devaient trouver des solutions conjoncturelles et structurelles. Alors, elles ont décrété le télétravail surtout celles qui avaient déjà amorcé la transformation numérique et qui avaient commencé ce mode de travail. Pour simplifier la mise en place du télétravail, certaines entreprises ont eu recours à des solutions GED pour mieux organiser les flux documentaires.

La GED élément facilitateur du télétravail 

Travailler à distance peut parfois être pénible pour un employé car il peut confronter à une inaccessibilité des documents indispensables à son activité. Alors qu'il doit être efficace pour permettre à l'entreprise d'avoir une santé économique. La gestion électronique de documents communément appelée GED casse les codes voire les barrières physiques de l'entreprise en mettant à disposition des collaborateurs les données dont ils ont besoin dans le cadre de leurs activités. Par ailleurs, à l'aune de la Covid-19, la GED facilite le travail collaboratif car elle permet de créer un espace commun. Dans la mesure où une solution unifiée pour le transfert et le partage fluide des informations est mise en place. Ceci étant dit, la GED met à disposition des employés in fine des collaborateurs des fonctions indispensables pour la bonne marche du télétravail. 

La pandémie de Covid-19 a mis en lumière l'importance de la transformation numérique des entreprises  sur les nouveaux modes de travail comme le télétravail. Par ailleurs, elle a mis en exergue les nouvelles pratiques managériales que les entreprises doivent adopter.

 

Sources : 

[1] RAUD, Pauline. La crise Covid-19 suffira-t-elle à enraciner la transformation  numérique ? avril 2020 Consulté le 16 Novembre 2020 à l'adresse suivante :  https://www.maddyness.com/2020/04/29/crise-enraciner-transformation-numerique/

[2] FRIMOUSSE, Soufyane. PERETTI, Jean-Marie. Les Changements organisationnels induits par la crise de la Covid-19 : Dans questions de management, mars 2020, n°29, p.105-149 Consulté à l'adresse : https://www.cairn.info/revue-questions-de-management-2020-3-page-105.htm

[3] IGuana. La transformation numérique des entreprises à l'heure du Covid-19, septembre 2020 Consulté le 16 Novembre à l'adresse suivante : https://www.archimag.com/demat-cloud/2020/09/10/iguana-transformation-numerique-covid-coronavirus-ged-archivage

Les différences entre la Gestion Electronique des Documents et le Système d'Archivage Electronique

Avec la transformation numérique des entreprises qui implique en majeure partie la mise en place des projets de Gestion Electronique des Documents et de Système d'Archivage Electronique, beaucoup de chefs d'entreprises se posent très souvent la question de connaitre les différences qui se trouvent entre ses deux solutions (GED, SAE). Pour répondre à cette interrogation, Locarchives comme bien d'autres avant, s'est penchée sur la question au cours de ses dernières semaines. 

Gestion Electronique des Documents

La Gestion Electronique des Documents est l'ensemble des moyens matériels et logiciels mis en place pour la gestion quotidienne de tous les documents au sein d'une entreprise. Elle permet avant tout de centraliser les documents quelque soit leur format en un seul endroit grâce à un logiciel bien paramétré. Le travail collaboratif étant l'une de ses spécificités, elle donne à tous au sein d'une entreprise quelque soit leur position, la possibilité d'avoir accès aux mêmes documents. La sécurité des informations étant l'une des priorités de cette solution, chaque membre de l'entreprise dispose d'un droit d'accès différent. La modification, le déplacement et la suppression des documents sont possibles au sein d'une solution GED[1][2].

Système d'Archivage Electronique

Contrairement à la Gestion Electronique des Documents, le Système d'Archivage Electronique est l'ensemble des moyens matériels et logiciels mis en place pour la conservation des documents importants au sein de l'entreprise. Respectant les règles liées à l'intégrité des documents en suivant des normes bien précises, cette solution permet de conserver uniquement les documents jugés utiles par l'entreprise. Il faut préciser que dès lors qu'un document intègre le Système d'Archivage Electronique, la modification de celui n'est plus possible. Chaque document qui intègre un Système d'Archivage électronique est au préalable bien nommé et indexé afin de faciliter plus tard la recherche documentaire[3][4].

En conclusion, bien que la Gestion Electronique des Documents et le Système d'Archivage Electronique soient deux solutions d'entreprise qui se rejoignent, il est bien de préciser que chacune de ces solutions a une particularité bien précise. La première permet de faciliter la gestion quotidienne des documents au sein de l'entreprise (GED) et l'autre contribue à la conservation à long terme des documents au sein d'un logiciel ou d'un matériel conçu à ses fins[4].

[1] Locarchives Les différences entre la GED et la SAE consulté le 25 Janvier 2020 sur https://locarchives.fr/actualites/les-differences-entre-la-ged-et-le-sae/

[2] Blog  <<Qu'est ce que la GED?>> consulté le 20 Janvier 2020 sur https://www.ged.fr/

[3] Novarchive <<Les différents types d’archivage électronique>> consulté le 28 Janvier 2020 sur https://www.novarchive.fr/faq/quelles-differences-entre-ged-sae-et-coffre-fort-electronique/ 

[4] Le blog des experts de la GED <<SAE ou GED: quelles différences?>> consulté le 28 Janvier 2020 sur https://www.gestion-documents.fr/ged-et-sae-quelles-differences/

Le vitam : le logiciel d'archivage électronique

Sources de l'image: https://www.programmevitam.fr/pages/ressources/

A l'instar de nombreux colloques et séminaires, une journée d'études se tiendra le 29 Novembre 2019 à l'INTD-CNAM. Au cours de cette journée organisée par XDemat et l'INTD-CNAM, les spécialistes de l'information débattront sur le thème: Enjeux et contraintes de l'archivage électronique, le positionnement de vitam.

A l'ère du numérique et plus principalement de l'archivage numérique plusieurs logiciels ont été édités pour faciliter la conservation des archives. La solution vitam faisant partie de l'une des dernières nouveautés de cette famille de logiciel, elle émane de la volonté de trois ministères pour une conservation pérenne des archives de l'Etat: les ministères des Affaires Etrangères, de la défense, de culture et communication[1][2]. 

Les archivistes et les informaticiens n'ont souvent pas le même point de vue sur la conception des logiciels d'archivages au cours des projets de grandes envergures; La solution vitam a été une réalité grâce à la bonne coopération de ces deux corps de métiers(archivistes, Informaticiens). 

L'objectif du vitam est de permettre la conservation sécurisée d'un grand nombre de documents d'archives au cours de leur cycle de vie (archives courantes, archives intermédiaires, archives définitives)[2].

La solution vitam connaîtra trois versions: les deux premières versions ont été présentées en 2018 après la version bêta de 2016 et le lancement front offices de 2017. Ces deux premières versions se positionnent comme la mise en production des plateformes[2]. 

La troisième version de la solution logicielle a été livrée en 2019 et marque la mise en oeuvre du logiciel par les trois ministères initiateurs et les partenaires[2]. Bien que la solution vitam soit née entre trois ministères qui ne l'utilisent pas au même degré, d'autres partenaires sont aussi concernés à cause du grand nombre de volume d'archives que ceux-ci produisent[1]. 

Le vitam qui connaîtra une amélioration continue et une finalisation des plateformes dans l'année 2020, se positionne aujourd'hui comme une solution logicielle à part entière en matière d'archivage  électronique[2].

Sources:

[1]Archimag, Vitam: Archiver à lère du tsunami numérique [Internet]. [cité le 14 Nov 2019]. 

Disponible sur:   https://www.archimag.com/archives-patrimoine/2019/10/18/vitam-archiver

[2]Programme interministériel archivage numérique [Internet]. [cité le 14 Nov 2019]. 

Disponible sur:https://www.programmevitam.fr/

Zéphyr

Ce n'est plus une nouveauté, les entreprises doivent faire face à la transformation numérique et avec elle, gérer l'explosion des volumes de contenus. Flux de documents à maîtriser, formats à supporter. Comment organiser ces contenus ? Suivre les cycles de vie ? Les partager, les interconnecter ? Et enfin comment permettre à chaque acteur de retrouver les bonnes ressources au bon moment ? Et ce, avec un public de plus en plus exigent.

Pour répondre à ces besoins, les DSI mettent en place une gouvernance de leurs systèmes d'information : Intégration de logiciels à leurs architectures informatiques, interopérabilité entre systèmes (chevauchement fonctionnel, authentification, référentiels utilisateurs séparés, et API incompatibles...) Cette gouvernance est difficile à gérer.

L'application Zéphyr Espaces numériques vient répondre à ce besoin de gestion des ressources dans cet écosystème de données massives. Par son approche tout en un, avec ses contenus rassemblés dans des référentiels communs l'application participe au décloisonnement de l'information. Lancé par la société Cadic Services, ce nouveau module remplace la recherche thématique et se présente sous la forme d'un outil complet permettant de gérer des documents dans un ou plusieurs plans de classements. Sur une même fenêtre, vous retrouvez votre recherche thématique à gauche et à droite la vue de la production. 

La navigation est fluide et dynamique, le déplacement des objets interactif : un simple glisser déposer vous permet de changer l'ordre de vos dossiers. 

L'outil offre également une visualisation intégrée des vidéos, audios et images ou autres fichiers joints.

Grâce à une solution unique, tout se trouve rassemblé dans un espace numérique partagé et personnalisable. L'idée n'est pas de revoir les métiers et les rôles de chacun mais de rationaliser et mutualiser les outils, et ce, pour une meilleure gestion et plus d'efficacité !

Sources :

Systèmes documentaires : Un, pour les gouverner tous !

Laurent Ausset-Delon, 02/03/2017, [en ligne ], consulté le 03/05/2017

http://www.archimag.com/archives-patrimoine/2017/03/02/cadic-mutualisation-outils-fonds-documentaires

À la croisée des chemins de la GED et du DAM, comment valoriser votre patrimoine numérique ?

Arnaud Teruel-Félix, 28/04/2017, [en ligne ], consulté le 03/05/2017

http://www.archimag.com/demat-cloud/2017/04/28/collaboratif-portail-patrimoine-numerique

ZEPHYR [en ligne] Zéphyr, Cadic Intégrale 2017[consulté le 03/05/2017] 

http://www.cadicintegrale.com/