La Digital Workplace fait partie de la transformation digitale. Héritière de l'intranet, elle propose une nouvelle manière de travailler.
Des évènements autour de la Digital Workplace ont eu lieux à Paris les 12 et 14 novembre derniers : la Digital Workplace Summit 2019 organisé par Jalios et la Digital Workplace Conférence France 2019 organisé par M-Files.
Pour en savoir plus sur les outils collaboratifs, la Modern Workplace Conference Paris 2019 qui traite de Office 365, Teams et Sharepoint aura lieu les 9, 10 et 11 décembre à Paris.
La Digital Workplace est un environnement numérique qui permet à des utilisateurs autorisés d'accéder sur un portail unique à leurs applicatifs métiers, outils collaboratifs et intranet. Elle offre une flexibilité aux salariés en leur donnant la possibilité de travailler n'importe quand et dans n'importe quel endroit, favorisant ainsi la motivation et l'efficacité.
Chaque employé possède son tableau de bord personnalisé l'aidant à se repérer facilement. Beaucoup de tâches peuvent être réalisées directement du tableau de bord et les tâches récurrentes sont automatisées. De cet espace les salariés peuvent partager des données avec leurs collègues, qui seront à la fois consultables et modifiables, ce qui facilite le travail collaboratif et les projets. [1]
"95% des entreprises reconnaissent que l’amélioration du lieu de travail numérique est un facteur important du succès de leur entreprise et la plupart d’entre elles vont dans cette direction. " [2]
La transformation numérique est au cœur des entreprises et la Digital Workplace fait partie de ce changement. Cependant cette transformation ne suscite pas toujours un engouement. Elle n'apporte pas nécessairement plus de simplicité et de performance.
Le digital modifie la relation au travail, les postures et amène à devoir développer de nouvelles compétences. "25% de l’ensemble des collaborateurs se sentent abandonnés à eux-mêmes pour acquérir les compétences nécessaires." [3]
Pour pouvoir travailler efficacement les outils doivent être maîtrisés, adaptés si besoin et les collaborateurs doivent être accompagnés dans ce processus.
Xavier Delengaigne, formateur, auteur, blogueur en management des connaissances personnelles, donne des pistes pour mieux s'organiser pour collaborer. Pour pouvoir collaborer efficacement autour d'un projet il faut bien organiser la collaboration dans des espaces et prendre en compte à la fois l'humain, l'information et le temps. [4]
Les collaborateurs doivent être impliquer à travers des conversations ou des boîtes à idées. [5] Les méthodes et outils utilisés doivent être les mêmes pour éviter les désaccords et les pertes de temps. Si un fichier est bien rangé il sera plus facilement retrouvable.
De plus, les personnes doivent suivre un objectif commun, connaître précisément les tâches de chacun et procéder à un suivi des tâches. Elles peuvent utiliser une suite bureautique en ligne qui permet de centraliser les informations.
Les informations liées au temps peuvent être centralisées par des agendas partagés visible sur une même interface, ce qui permet de voir plusieurs agendas sur un même, par exemple son agenda de travail et celui du projet.
Du contenu peut être partagé grâce à des espaces de stockage en ligne comme Google Drive ou DropBox par exemple. [4] [5]
[1] Solutyo, Digital Workplace [Consulté le 10/11/2019]
[2] Tribune Occitanie, "Digital Workplace Market 2019: popularité croissante et tendances émergentes, demande croissante, dernières innovations, stratégies d’entreprise, défis, acteurs clés et perspectives régionales 2025", 1er novembre 2019 [Consulté le 10/11/2019]
[3] Comarketing news, "Transformation digitale: la fin de l'enchantement", 24 octobre 2019 [Consulté le 10/11/2019]
[4] Guide pratique Archimag n°60 : "Digital Workplace et mode collaboratif" p22-23-24
[5] Jalios, Digital Workplace [Consulté le 10/11/2019]
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