Records Management et Intelligence Artificielle

En 1956, les participants de la Conférence de Dartmouth donnaient son nom à l'Intelligence Artificielle, partant de ce principe : « chaque aspect de l’apprentissage ou toute autre caractéristique de l’intelligence peut être si précisément décrit qu’une machine peut être conçue pour le simuler » Des années ont passé avant de voir Deep Blue l’emporter aux Échecs sur l’intelligence humaine: c’était dans les années 90. L’intelligence Artificielle a ensuite passé le cap des années 2000, tournant dans son essor et, avec l’influence grandissante des GAFAM, l’IA continue son expansion et fait dorénavant partie de notre quotidien. Quid alors des pratiques du Records Management face à l'efficacité toujours plus poussée des technologies de l'IA?

Records Management et Intelligence Artificielle : un avant et un après ?

Le 20 janvier 2020, James Lappin, records manager anglais, a publié un article sur son blog Thinkingrecords.co.uk dans lequel il pose la question de l’avant/après intelligence artificielle pour les pratiques du Records Management. Basé sur son projet de recherche sur la politique d’archivage du courrier électronique, James Lappin retrace l’histoire de la gestion des documents, de l’avant révolution industrielle à la révolution numérique, décrivant ce que cette dernière a eu d’impact sur le records management.[1]

De la fonction de (révolution industrielle) à la fonction de « politique » (révolution numérique), le records management couplé à l’IA deviendrait une data science. Parmi ce qu’annonce James Lappin, voici quelques faits signifiants sur ce que l’après IA induit d’effets sur le Records Management :

• Le Records Management devient une data science qui aura pour pratique de superviser les algorithmes de classification des informations documentées, des règles de conservation et d’accès aux enregistrements.
• Le volume des documents et des données continueront d’augmenter car les algorithmes de l’IA produiront eux-mêmes des informations à gérer.
• Au sein d’un même organisme, la cohabitation des diverses bases de données inter-services sera facilitée par l’IA : les algorithmes pourront utiliser les données d’une base de données pour gérer et alimenter les données d’une autre base de donnée.

IA : un renouveau pour les métiers du records management ?

La révolution de l'IA offre de nouveaux pouvoirs aux gestionnaires de documents / professionnels de la gouvernance de l'information pour intervenir efficacement au sein et entre les systèmes de documents à des fins de gouvernance. Comme tout pouvoir, cela s'accompagne de responsabilités et de la nécessité de l'utiliser judicieusement et en toute sécurité. Telle est l’analyse de James Lappin au sujet de l’impact de l’IA sur les métiers du records management. 

Le fait est que depuis 20 ans déjà, les professionnels de l'information tentent d’appliquer l’IA au Records Management. Sans trop de succès. Ce n’est que depuis 5 ans et grâce à l’essor de la technologie du Machine Learning que l’IA propose des solutions renversant les pratiques (et dépassant parfois les compétences) des professionnels de la gestion documentaire.  Ces tâches en particulier sont en voie d'automatisation : la classification (un des sujets les plus complexes du Records Management), l'élimination des doublons ou des documents obsolètes des systèmes documentaires, ou encore surveillance exhaustive de la conformité des données/documents. 

Où se situent alors les métiers du records management ? 

Percevoir le Machine Learning comme une menace ne constitue pas la meilleure approche : l’IA et ses Machines Learning permettent l’automatisation de certaines tâches au profit du développement de nouvelles compétences pour les professionnels de l'information.[2] Parmi elles, l’éducation de l’IA et des Machines Learning, une expertise visant à détecter des problèmes émergents en matière de gestion documentaire.[3] 

[1] LAPPIN, James. "Records Management, before and after the AI revolution". Thinkingrecords.co.uk. [En ligne]. 30 janvier 2020. [Consulté le 06 février 2020].Disponible sur : <https://thinkingrecords.co.uk/2020/01/30/records-management-before-and-after-the-ai-revolution/>.

[2] GILLIN, Paul. "A fresh look at Artificial Intelligence and Records Management". Infogoto.com. [En ligne]. 27 janvier 2018. [Consulté le 20 février 2020]. Disponible sur : <https://www.infogoto.com/a-fresh-look-at-artificial-intelligence-and-records-management/>.

[3] Conseil National des Archives. "Intelligence Artificielle et impact sur la gestion des documents et des archives". www.ica.org. [En ligne]. 19 mars 2019. [Consulté le 20 février 2020].Disponible sur : <https://www.ica.org/sites/default/files/mef_intelligence_artificielle_dissemination.pdf>.