Digital Workplace : Un espace de travail dématérialisée

Les nouvelles technologies ont bouleversé nos façons de travailler, simplifiant les processus, fluidifiant les échanges en augmentant la productivité. En effet, en pleine transition numérique, la Digital Workplace apparaît de plus en plus comme un moyen de répondre aux attentes des collaborateurs tout en modernisant les espaces de travail. Avec la crise de la covid-19, on a assisté à une accélération du déploiement de la Digital Workplace  au sein des organisations [1]. Répondant aux attentes des employés et des décideurs, la Digital Workplace semble avoir de belles perspectives devant elle, d’autant que le marché est particulièrement en constante évolution. Pour preuve, il devrait atteindre les 2 milliards d’euros en France en 2023, avec une croissance annuelle moyenne avoisinant les 5 % [1].

La Digital Workplace en quelques mots :

• Elle unifie l’ensemble des outils de communication de votre entreprise (e-mails, messagerie instantanée, réseau social d’entreprise et visioconférence) ;

• Elle réinvente la gestion des documents et le partage d’informations ;

• Elle simplifie le travail en équipe grâce à des espaces dédiés au travail collaboratif ;

• Elle rassemble au même endroit tous les outils utiles à vos collaborateurs ;

• Elle offre une nouvelle expérience collaborateur, davantage tournée vers l’intelligence collective et les modes de travail alternatifs[2].

Digital Workplace, nouveau pilier des entreprises :

Véritable accélérateur de la transformation numérique, la pandémie de la Covid-19 a convaincu les entreprises de la nécessité de repenser efficacement le « travailler ensemble», et ce dans une perspective durable. La conviction de Devoteam Management Consulting, cabinet de conseil en management et transformation digitale est claire :  "la Digital Workplace est un élément clé dans cette transformation. Elle offre aux collaborateurs la possibilité d’accéder à distance et à tout moment à leur environnement de travail tout en optimisant la collaboration. Les solutions doivent être simples, multi-terminaux, sans rupture entre les modes de communication et sécurisées ! " souligne Sophie Malarbet, Associate Partner au sein du Cabinet [3].

Articulation entre Digital Workplace et la tendance anywhere opérations 

La pandémie mondiale a non seulement ébranlé le statu quo dans la manière dont les entreprises réagissent aux changements d'infrastructure, mais elle a complètement modifié le paysage des processus métier essentiels. Le passage massif aux opérations en ligne a rendu une infrastructure flexible impérative.Gartner prédit que d'ici à la fin de 2023, 40% des entreprises adopteront un modèle de bureau hybride plus fluide où les employés ne seront pas obligés de faire de longs trajets ou des horaires 9-5 standard[4]. En effet, pour Gartner, Anywhere Opérations offrira une expérience à valeur ajoutée unique dans cinq domaines clés : Accès à distance sécurisé, infrastructure cloud et de périphérie, collaboration et productivité, automatisation pour prendre en charge les opérations à distance et quantification de l'expérience numérique[5].

Les approches de Digital Workplace

En fonction de l’endroit où travaillent ses collaborateurs aujourd’hui, l’entreprise doit définir là où les collaborateurs doivent travailler demain, puis agir en choisissant une stratégie : 

• Stratégie 1 : Amener la Digital Workplace dans le flux de travail. Celle-ci doit s’articuler au plus près de l’email, de la messagerie instantanée et de l’environnement de réunions. Elle doit aiguiller l’utilisateur vers là où sa contribution est attendue, proposer des actions (sur les documents, les tâches) depuis le flux de travail, amener de l’intelligence pour traiter les informations plutôt que les accumuler par ordre chronologique ; 
• Stratégie 2 : Amener le flux de travail dans la Digital Workplace. Celle-ci doit s’articuler autour du processus de l’utilisateur, qui peut alors prendre connaissance d’une activité et la traiter, converser avec ses collègues autour du processus, gagner du temps dans le traitement des informations via un environnement consolidé [6].

Sources :

[1] Eric Le Ven, Archimag, Digital workplace : Ce que pensent les organisations Françaises, 10/03/2021.Disponible en ligne à l’adresse <https://www.archimag.com/digital-workplace/2021/03/10/supplement-archimag-collaboratif-enquete-digital-workplace>consulté le 04/05/2021

[2]  Paul Maubareyt, Benoît Renoul, Blog talkspirit ,Tout savoir  sur la digital workplace,15/05/2020. Disponible en ligne à l’adresse <https://blog.talkspirit.com/tout-savoir-sur-la-digital-workplace-definition/> Consulté le 04/05/2020

[3] Figaro Partner, l’âge d’or de la Digital Workplace, 09/2020. Disponible en ligne à l’adresse

<https://www.nexthink.com/wp-content/https://uploads/2020/09/Le-Figaro-Partner-Digital-Workplace> Consulté le 05/05/2021

[4] Estelle Rafin ,Blogdumodérateur, Les 9 tendances  technologiques de 2021 selon Gartner< https://www.blogdumoderateur.com/gartner-9-tendances-technologiques-2021/> 

[5] Kasey Panetta ,Gartner, Principales tendances technologiques stratégiques de Gartner pour  202, 10/09/2020 . Disponible en ligne à <https://www.gartner.com/smarterwithgartner/gartner-top-strategic-technology-trends-for-2021/> Consulté le 05/05/2021

[6] Michel Ezran , Blog Lecko Digital Workplace : Une approche pragmatique pour mieux arti-culer le local et le global <https://blog.lecko.fr/dwp-mieux-articuler-local-et-global/> Consulté le 05/05/2021

La signature électronique : une aubaine pour les entreprises

A l'aune de la dématérialisation des documents, la signature électronique est devenue un élément fort important pour les entreprises du fait de ses enjeux commerciaux et sécuritaires. Car elle représente un véritable avantage dans la gestion des entreprises, tant par la souplesse qu'elle offre dans les procédures que par la gouvernance des documents. Avec la Covid-19, de nombreuses entreprises ont mis en place le télétravail et ont besoin de la signature électronique pour survivre.[4]

En quoi consiste la signature électronique ?

Depuis 2001, les entreprises publiques et privées ont la possibilité de faire ce qu'on appelle la dématérialisation des documents dans le cadre de leurs activités voire de leurs échanges avec des clients. Elle donne une valeur légale à des documents lors de certains échanges mais aussi de validation sur internet. Ceci étant dit, elle a de facto la même valeur légale qu'une signature papier. Sous ce rapport, la signature électronique peut-être considérée comme un atout indispensable pour les entreprises en cas de contentieux. Par ailleurs, elle permet aux entreprises de gagner en efficacité et de gagner un temps précieux.[2]

La signature électronique et ses enjeux commerciaux 

L'adoption de la signature électronique dans le cadre commercial peut-être une aubaine pour les entreprises. Car elle peut propulser les ventes, mieux elle peut donner un souffle nouveau à l'image de marque des entreprises. Par ailleurs, le fait d'utiliser la signature électronique, les entreprises peuvent satisfaire convenablement les besoins de la clientèle. Par ailleurs, elle peut faciliter le travail des commerciaux lors de la validation des devis et des bons de commande.[3] 

La signature électronique, un outil de sécurité pour les entreprises

De par son mode de fonctionnement, la signature électronique offre beaucoup de possibilités en terme de sécurité pour les entreprises surtout en ces temps de télétravail presque généralisé.[2] Elle permet aux entreprises de mieux sécuriser les dossiers sensibles. En outre, les entreprises peuvent s'en servir pour prouver l'intégrité des dossiers signés sur la durée et identifier les personnes signataires souvent causés par un manque de pièce justificative ou via l'horodatage de la souscription. Par ailleurs, elle permet d'apporter son consentement à des documents numériques en toute sécurité.

En somme, la mise en place de la signature électronique est une aubaine pour les entreprises. Car elle est un outil fiable dans la mesure où elle facilite la connexion entre les entreprises et ses collaborateurs dans plusieurs aspects. 

 

Sources : 

[1] De Bellefonds, Xavier Linant. Preuve et signature électronique : Dans le droit du commerce électronique, 2005, p85-109. En ligne sur Revues et ouvrages en sciences humaines et sociales | Cairn.info. Publié le 01/03/2010 .Consulté le 06/12/2020 . Disponible sur Preuve et signature électroniques | Cairn.info

[2] Le Point. Signature électronique : pourquoi elle devient incontournable. Publié le 02/04/2020. En ligne sur Le Point.fr . Consulté le 06/12/2020 . Disponible sur Signature électronique : pourquoi elle devient incontournable - Le Point 

 

[3] Docaposte. Pourquoi adopter la signature électronique. Publié le 01/07/2019. En ligne sur Le Blog Docaposte. Consulté le 06/12/2020 . Disponible sur Pourquoi adopter la signature électronique ? - Blog DOCAPOSTE 

[4] OUDNI, Sabrina. Comment la signature électronique vous aide pendant le télétravail. Publié le 14/10/2020. Consulté le 15/12/2020. Disponible sur Signature électronique des documents pendant le télétravail - Factorial

Transformation numérique dans les entreprises à l'aune de la Covid-19

  La pandémie de Covid-19  n'a pas exempté les entreprises de ses effets pervers. Elles sont fortement ébranlées dans leurs modes de fonctionnement même si elles avaient entamé leur mue de transformation numérique. Du fait de la gravité de la situation, les entreprises sont obligées de revoir leurs habitudes de travail en instaurant le télétravail de façon généralisée. Ceci étant dit, les conséquences et les manifestations de la Covid-19 permettent de jeter un regard lucide sur la transformation numérique dans les entreprises. 

Les entreprises face à la crise de la Covid-19

Face à l'intensité de la pandémie, de nombreux pays, à l'image de la France, ont adopté des politiques de confinement systémique pour sauver des vies mais aussi l'économie. Dans ce climat triste, les entreprises devaient trouver des solutions conjoncturelles et structurelles. Alors, elles ont décrété le télétravail surtout celles qui avaient déjà amorcé la transformation numérique et qui avaient commencé ce mode de travail. Pour simplifier la mise en place du télétravail, certaines entreprises ont eu recours à des solutions GED pour mieux organiser les flux documentaires.

La GED élément facilitateur du télétravail 

Travailler à distance peut parfois être pénible pour un employé car il peut confronter à une inaccessibilité des documents indispensables à son activité. Alors qu'il doit être efficace pour permettre à l'entreprise d'avoir une santé économique. La gestion électronique de documents communément appelée GED casse les codes voire les barrières physiques de l'entreprise en mettant à disposition des collaborateurs les données dont ils ont besoin dans le cadre de leurs activités. Par ailleurs, à l'aune de la Covid-19, la GED facilite le travail collaboratif car elle permet de créer un espace commun. Dans la mesure où une solution unifiée pour le transfert et le partage fluide des informations est mise en place. Ceci étant dit, la GED met à disposition des employés in fine des collaborateurs des fonctions indispensables pour la bonne marche du télétravail. 

La pandémie de Covid-19 a mis en lumière l'importance de la transformation numérique des entreprises  sur les nouveaux modes de travail comme le télétravail. Par ailleurs, elle a mis en exergue les nouvelles pratiques managériales que les entreprises doivent adopter.

 

Sources : 

[1] RAUD, Pauline. La crise Covid-19 suffira-t-elle à enraciner la transformation  numérique ? avril 2020 Consulté le 16 Novembre 2020 à l'adresse suivante :  https://www.maddyness.com/2020/04/29/crise-enraciner-transformation-numerique/

[2] FRIMOUSSE, Soufyane. PERETTI, Jean-Marie. Les Changements organisationnels induits par la crise de la Covid-19 : Dans questions de management, mars 2020, n°29, p.105-149 Consulté à l'adresse : https://www.cairn.info/revue-questions-de-management-2020-3-page-105.htm

[3] IGuana. La transformation numérique des entreprises à l'heure du Covid-19, septembre 2020 Consulté le 16 Novembre à l'adresse suivante : https://www.archimag.com/demat-cloud/2020/09/10/iguana-transformation-numerique-covid-coronavirus-ged-archivage

La dématérialisation, les entreprises françaises en font un projet prioritaire en cette période de confinement

La propagation des outils informatiques ou des technologies de l'information et de la communication a profondément impacté le travail du spécialiste de l'information documentaire en général. Les fonds, principalement papiers, il y a de cela quelques années, ont fait place à des documents numériques qui impliquent un traitement documentaire spécifique et adéquat. Le stockage des données, leur diffusion, leur pérennité, le risque juridique et leur mise en valeur sont autant des points à revoir si l'on souhaite s'adapter aux dispositions juridiques de l'ère numérique et le télétravail recommandé en cette période de confinement.

L'objet visé en proposant ce sujet est de montrer les différentes étapes dans la conduite d'un projet de dématérialisation et son importance en cette période de confinement.

Gestion de projet de dématérialisation

La gestion de projet est une démarche visant à organiser le bon déroulement d'un projet du point de vue organisationnel, opérationnel et tactique en respectant l'équilibre qualité-coût-délai.

Nous examinerons son application dans le cadre de la création ou de la mise en place d'un fonds d'archives à l'ère du numérique.

Conduire à bien un projet d'archivage à l'ère du numérique nécessite beaucoup d'exercices.

En premier, il faut cerner la demande (le traitement des éliminations, des versements, la mise en place des systèmes de gestion et de communication des documents tel que l'informatisation du fonds, du tableau de gestion et la mise à disposition, la formation des services versants).  Il est important de dresser un état des lieux en définissant les paramètres à prendre en compte comme les buts de l'archivage, les valeurs (patrimoniale, historique, culturelle), le risque juridique, le cycle de vie des documents et enfin faire des propositions en dégageant les priorités. 

Pour mener à bien un tel projet, il s'agit de faire l'analyse préliminaire. Ensuite vient la mise en oeuvre du projet documentaire en faisant la conception et le phasage en "4P" (plan, processus, personnes et pouvoir). La mise en oeuvre du projet demande de la planification.

La construction du planning passe par la modélisation du réseau de dépendance entre tâches sous forme graphique. Il faut décomposer le projet en sous-ensembles  plus simples et construire un planning en partant de l'objectif Date à atteindre. Le diagramme de GANTT permet de situer dans le temps les phases, les activités, tâches et ressources du projet.

Nous ne pouvons parler de politique d'archivage numérique, de dématérialisation sans parler du choix de l'outil informatique  et le cahier des charges.

En définitive, il nous revient, spécialiste de l'information documentaire de faire un point sur les différents enjeux que constitue un tel projet. Comme enjeux, nous avons les enjeux archivistiques ( cycle de vie du document numérique), technologiques, économiques.

L'objectif de l'archivage est de maitriser les flux numériques, la conservation pour les générations à venir.

L'archivage numérique, de nos jours s'avère utile pour toute organisation s'inscrivant dans le contexte d'évolution des outils de travail. Il donne la possibilité au spécialiste de l'information documentaire ( archiviste...) de faire des recherches à distance, vu le contexte sanitaire actuel, s'agissant d'archives ouvertes, à valeur patrimoniale et culturelle. Même confiné, l'archiviste peut travailler et répondre aux besoins d'information des usagers.

GED, projet prioritaire pour 1 PME sur 3 en période de confinement.

Les TPE-PME françaises ont tiré des leçons du premier confinement auquel elles n'étaient pas préparées. Pour poursuivre leurs activités, bon nombre d'entre elles ont fait du télétravail une possibilité, soutenues par une GED (Gestion électronique des documents) efficace et d'importants projets de dématérialisation. Autant de nouvelles habitudes de travail qui permettent aux entreprises de taille restreinte d'appréhender le re-confinement plus sereinement.

Archimag réalisant une enquête pour Zeendoc a constaté que 80% des structures PME ont opté pour le télétravail dans leur fonctionnement.

Pour les interviewés, la dématérialisation permet de gagner en espace et en temps. Elle contribue à l'efficacité dans la gestion documentaire la traçabilité. La GED est aussi un outil de maintien d'activité surtout en cette période de crise sanitaire. 

Pour Laurence Desoulière, directrice Marketing chez Zeendoc "En temps de crise ou d'instabilité, ce sont (...) les plus petites organisations qui parviennent à s'adapter le mieux aux différents changements" Elle renchérira en disant que "L'avenir appartient donc aux petites organisations adaptables. La transmission digitale tant annoncée aura donc bien lieu. Et plus vite que prévu...C'est une question de survie.

Mais des questions restent posées, le numérique coûte cher, comment un archiviste peut-il convaincre ses supérieurs ou même les acteurs de l'entreprise à passer du 100% papier au 100% numérique ? L'archivage numérique, quelle utilité pour les entreprises ?

Références bibliographiques

[1] http://www.idnum.fr/methodoc/conduire-un-projet-documentaire/

[2] GUYON, Céline. Conduire un projet d'archivage électronique : l'expérience du conseil général de l'Aube. [PDF, autres formats]. [ en ligne]. Le 12/11/2020. Consulté le 16 novembre 2020. Disponible sur : https://francearchives.fr/file/b285eab1e4412af739346d4e574f2fac4ca039ad/static_4876.pdf

 [3] Carré, Fabien. La GED, projet prioritaire pour 1 PME sur 3 en période de confinement. In Archimag [ en ligne]. Le 06/11/2020, mis à jour le 12/11/2020. Consulté le 16/11/2020. Disponible sur https://www.archimag.com/demat-cloud/2020/11/06/ged-projet-prioritaire-pme-periode-confinement mise à jour le 12/11/2020.

Le Covid booste la prescription électronique de médicaments

    En Belgique, la prescription électronique n'est pas apparue avec le coronavirus, elle est même obligatoire depuis le 1er janvier 2020. A ce jour, il n'est plus autorisé de délivrer aux patients une prescription de médicaments sous forme papier. [1]

    En France le Covid-19 et le développement de la téléconsultation portent un coup d'accélérateur à un processus de dématérialisation des prescriptions médicales qui peine à se déployer pleinement depuis des années. [2]

Source : https://www.lespecialiste.be/fr

Rappel du contexte,

La téléconsultation s'est imposée à tous avec le confinement du printemps dernier. L'objectif de la téléconsultation médicale est d'éviter les contacts rapprochés interpersonnels et la manipulation de documents touchés par les mains de plusieurs personnes. [3]

Comment se déroule la prescription électronique ?

Le prescripteur (médecin, dentistes, sages-femmes, etc.) rédige une prescription cryptée et envoyée dans un système de stockage temporaire de prescriptions créé à cet effet. 

Puis, la prescription peut être décryptée et lue uniquement par les professionnels de santé habilités pour accéder au programme.  

Pour accéder au système, il faut utiliser : soit un logiciel de Dossier Médical Informatisé (DMI), soit le logiciel du Dossier du Patient Informatisé (DPI) de l'hôpital, soit l'application PARIS (Prescription & Autorisation Requesting Information System) développée par l'INAMI à cet effet. [4]

Le décryptage se fait grâce à un code qui prend la forme d'un code-barres nommé Recip-e ou "RID". [3]

Cependant, le patient continue de fournir un papier pour récupérer les médicaments prescrit. En effet, ce dernier sert de preuve à la prescription médicale avec le fameux code RID. 

Face à un système dual, 

Puisque la prescription est dématérialisée mais son code de décryptage ou du moins le moyen de télétransmission de ce code, ne l'est pas. A terme il est envisagé que cette preuve papier disparaisse qui permettra au patient de se rendre en pharmacie et de renseigner son RID grâce à sa carte d'identité. 

La dématérialisation de la prescription médicale est donc qu'à mi-chemin !

Néanmoins, 

Afin de faire disparaitre complétement le papier pendant la pandémie, l'arrêté royal n°2 du 14 mai 2020 allège le processus en permettant une transmission du code RID par des canaux de communication dématérialisés. Ainsi, le prescripteur peut transmettre le "code RID" par un autre moyen de communication : mail, SMS, WhatsApp, Skype, etc. [3]

Cette décision a été prise dans l'urgence pour répondre à une nécessité, celle de limiter la propagation du Covid-19, et certaines questions importantes restent en suspens : notamment le niveau de sécurité de la transmission du code RID.

Sources : 

[1] La Libre. "Boostée par la confinement, la télémédecine a satisfait une majorité des Belges." Disponible en ligne : https://www.lalibre.be/dernieres-depeches/belga/boostee-par-le-confinement-la-telemedecine-a-satisfait-une-majorite-de-belges-5f7d3e437b50a641f6318502. Consulté le 05/11/2020.

[2] Ticsante.com. "La FNEHAD émet une série de recommandations pour le développement de la télésanté." Disponible en ligne : https://www.ticsante.com/story/5411/la-fnehad-emet-une-serie-de-recommandations-pour-le-developpement-de-la-telesante.html. Consulté le 05/11/2020.

[3] Droits & Technologies. Le COVID booste la prescription électronique de médicaments. Disponible en ligne : https://www.droit-technologie.org/actualites/le-covid-booste-la-prescription-electronique-de-medicaments. Consulté le 05/11/2020.

[4] INAMI. "Des prescriptions électroniques possibles sans DMI grâce l'application PARIS." Disponible en ligne : https://www.inami.fgov.be/fr/themes/cout-remboursement/par-mutualite/medicament-produits-sante/prescrire-medicaments/Pages/prescriptions-electroniques-sans-dmi-paris.aspx. Consulté le 05/11/2020.

PLINE et PLEX : les nouvelles plateformes du ministère de la Justice

Suite à l’arrêté du 24 octobre 2019 relatif aux caractéristiques techniques de la communication par voie électronique (CPVE) qui autorise le déploiement d’un traitement automatisé de données à caractère personnel, c’est un nouveau pas que fait la DSI du ministère de la Justice vers la cyber-procédure civile en proposant deux plateformes dénommées PLINE et PLEX [4]. 

Qu’est-ce que c’est ?

Grâce à la Plateforme d’échanges INterne Etat (PLINE) et à la PLateforme d’échanges EXterne (PLEX), le ministère de la Justice a donc pour ambition de proposer deux plateformes sécurisées d’échanges de fichiers dématérialisés. La première, sous la forme d’un site intranet, permet l’échange de pièces entre les agents du ministère de la Justice et les agents d'autres ministères. La seconde, sous la forme d’un site internet, permet la transmission entre les agents du ministère de la Justice et les personnes extérieures à l'Etat [2].

Comment ça marche ?

Premièrement, pour avoir accès à l’une ou l’autre de ces plateformes, les acteurs doivent se déclarer au préalable aux juridictions judiciaires et ainsi obtenir une habilitation [4]. Pour ce faire, il leur sera notamment demandé de justifier leur identité, leur organisation d'appartenance pour l’obtention d’une adresse de messagerie électronique dans l'annuaire de la plateforme [3]. 

Deuxièmement, transmettre électroniquement un fichier via l’une de ces plateformes suppose la création d’un dossier dématérialisé. A chaque intervention sur ce dernier (envois, remises, transmission, notification, etc.) s’accompagne une génération automatique d’un avis de mise à disposition adressé au destinataire. Ce dernier tient « lieu de visa, cachet et signature ou autre mention de réception » [1]. Les documents échangés sont alors horodatés.

Troisièmement, pour assurer la sécurité, la confidentialité et l’intégrité de ces échanges sont choisis le protocole standard HTTPS ainsi qu’un algorithme identique à celui de la blockchain Bitcoin [3]. De même, PLINE et PLEX sont basées sur la technologie MFT Online (ou transfert géré de fichiers en français) qui est l’une des méthodes les plus fiables pour échanger des données électroniques de manière sécurisée.

Pour quels types de données ?

L’arrêté se veut précis et vise l’exhaustivité non seulement quant aux données à caractère personnel visées, mais également concernant leur traitement, leur durée de conservation, les droits d’accès, de rectification, d’effacement, du droit d’opposition, ... [4]

Il est donc question d’enregistrer une trace pour chaque opération, que ce soit d’authentification, de mise à disposition, suppression ou téléchargement d’un fichier. Mais également des métadonnées liées auxdits fichiers (date de création, nom, taille, empreinte électronique, etc.) [2]. 

Pour la durée de conservation des données, il faut compter un an à compter de la date de la dernière utilisation pour les adresses de courrier électronique ou de la date de l’événement générateur pour les autres données [3]. À l'issue de ce délai, les données seront automatiquement supprimées.

Les questions soulevées?

Il est inhérent que, suite à certains aspects paraissant flous de cet arrêté, soient soulevées des questions.

Tout d’abord, il n’est pas simple d’identifier les utilisateurs cités dans les deux premiers articles. Pour les internes au ministère, nous pouvons supposer qu’il s’agit des magistrats et greffiers. Il est également précisé que les responsables de la sécurité des systèmes d’information du ministère de la Justice seront habilités à intervenir sur ces plateformes pour le traitement des incidents de sécurité [2]. Mais qu’en est-il des autres ministères et donc quels autres agents seraient concernés? Ces deux plateformes ne seront-elles donc pas utilisables par tous les agents ? [1]

Dans la même lignée, qui sont ces personnes extérieures à l’État : les représentants légaux, les avocats ? 

Enfin, quid de l’authentification en ligne : une adresse de messagerie et un mot de passe garantissent-ils indubitablement l’identité de l’utilisateur ? [1]

En conclusion, le ministère de la Justice avance dans le projet CPVE en proposant la sécurisation des échanges de fichiers grâce aux plateformes PLINE et PLEX, ce qui sous-entend sinon la simplification mais tout du moins l’accélération de la transmission des actes et procédures judiciaires. Pourtant, étant donné que le justiciable ne peut en retour transmettre des fichiers, c’est donc présentement essentiellement à but informatif que ces plateformes sont envisagées. Il s’agirait donc au demeurant d’une cyber-procédure civile à sens unique.

[1] BLERY, Corinne, TEBOUL, Jean-Paul, 2019. PLINE et PLEX ou les mystères de la nouvelle « communication par voie « électronique ». Dalloz-actualite.fr [En ligne]. 18 novembre 2019. [Consulté le 21/01/2020]. Disponible à l’adresse : <https://www.dalloz-actualite.fr/flash/pline-et-plex-ou-mysteres-de-nouvelle-communication-par-voie-electronique#.Xia71TJKjcc>

[2] JABRE, Léna, 2019. Justice : mise en œuvre des traitements « PLINE » et « PLEX ». Lagazettedescommunes.com [En ligne]. 4 novembre 2019. [Consulté le 21/01/2020]. Disponible à l’adresse :<https://www.lagazettedescommunes.com/646872/justice-mise-en-oeuvre-des-traitements-pline-et-plex/>

[3] MARRAUD DES GROTTES, Gaëlle, 2019. PLINE et PLEX, les plateformes d’échange de documents entre acteurs de la justice bientôt mises à disposition ? Actualitesdudroit.fr [En ligne]. 5 novembre 2019. [Consulté le 21/01/2020]. Disponible à l’adresse :<https://www.actualitesdudroit.fr/browse/tech-droit/donnees/24334/pline-et-plex-les-plateformes-d-echange-de-documents-entre-acteurs-de-la-justice-bientot-mises-a-disposition>

[4] LEGIFRANCE, 2019. Arrêté du 24 octobre 2019 autorisant la mise en œuvre d'un traitement automatisé de données personnelles dénommé « PLINE » et « PLEX ». Legifrance.gouv.fr [En ligne]. 24 octobre 2019. [Consulté le 28/01/2019]. Disponible à l’adresse : <https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2019/10/24/JUST1927457A/jo/texte> 

La dématérialisation : une étape indispensable dans le processus de la transformation numérique des entreprises

Depuis que les entreprises se sont rendues compte qu'elles pouvaient tirer profit des données numériques, la transformation numérique des entreprises est devenue une question majeure pour le développement et l'évolution de leurs activités respectives. La dématérialisation étant l'une des étapes indispensables dans le processus de la transformation numérique, Archimag s'est encore une fois penché sur cette question à travers l'article du 12/12/2019 de C. Jost et M. Remize.

Image: projet de dématérialisation auquel j'ai participé

Pendant que certaines entreprises s'acharnent pour mettre en place un projet de dématérialisation, d'autres se posent encore la question de savoir s'il faut franchir cette étape même s'ils savent bien que cela reste indispensable et bénéfique à leurs activités [1]. Pour accompagner cette deuxième catégorie d'entreprises à sortir de l'impasse, il reste indispensable de parler des avantages et des inconvénients de la dématérialisation dans une entreprise. 

La dématérialisation étant de façon simple le passage du support papier au numérique, elle présente de nombreux avantages aux entreprises et organismes qu'ils soient privés ou publics. Dans un contexte ou de nombreuses entreprises se plaignent du manque de place pour le stockage de leurs documents papier, la dématérialisation vient soulager ses inquiétudes car elle permet de gagner une place considérable. Désormais le papier preneur est accessible en numérique[2][3].

Mieux, la dématérialisation permet aux entreprises de centraliser les documents et de permettre aux différents collaborateurs de l'entreprise d'avoir accès aux informations en temps réel et au même moment. Pendant que les mouvements de grève perturbent le déplacements des salariés, la dématérialisation qui permet de centraliser les documents sur une solution pourrait permettre à ceux qui optent pour le télétravail de mieux se concentrer sans perdre trop de temps sur différents documents[2].  

Bien que la dématérialisation soit une solution pour l'efficacité de la gestion documentaire, la sécurité des informations est l'une des préoccupations majeur des entreprises. Des documents très importants pourraient se retrouver dans un système ou dans un cloud sans contrôle. Sur cette question, il est important de rassurer les entreprises car les spécialistes ont prévu des solutions adaptées à chaque projets de dématérialisation[2][3]. Les entreprises n'ont alors aucune crainte à avoir en ce qui concerne la dématérialisation qui est l'une des étapes indispensables dans le processus de la transformation numérique.

[1] ''Le quiz ultime de la dématérialisation : êtes-vous plutôt papier, hybride ou avez-vous réalisé votre transition numérique'' Archimag, 12 décembre 2019 Internet (consulté le 13 décembre 2019) https://www.archimag.com/demat-cloud/2019/12/11/quiz-ultime-dematerialisation-papier-hybride-transition-numerique

[2] ''La dématérialisation des documents : avantages et inconvénients'' Novatim, Internet (consulté le 14 décembre 2019) https://www.novatim.com/actualite/dematerialisation-documents-avantages-inconvenients/

[3] ''La dématérialisation de documents, qu'est-ce-que c'est et quels en sont les avantages ? '' CELGE, 6 décembre 2019 Internet (consulté le 13 décembre 2019) https://www.celge.fr/article-conseil/la-dematerialisation-de-documents-quest-ce-que-cest-et-quels-en-sont-les-avantages 

[4] ''Qu'est-ce que la transformation numérique ? '' Hewlett Packard Entreprise, Internet (consulté le 14 décembre 2019) https://www.hpe.com/fr/fr/what-is/digital-transformation.html

La facturation électronique rendue obligatoire

Le projet de loi finance (PLF) 2020 annonce la facturation électronique obligatoire à compter de 2023. D'après l'article 56 de la loi finance 2020, la mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire dans les relations interentreprises sera progressive et effective à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard le 1er janvier 2025.  Un rapport concernant cette mise en œuvre doit être remis au gouvernement et au parlement pour le 1er septembre 2020. Celui-ci permettra d'évaluer, avec l’ensemble des personnes concernées des solutions techniques, juridiques et opérationnelles telles que les modalités, les coûts de mise en œuvre, ainsi que les gains attendus. [1]

Qui est concerné par cette obligation ? 

L'obligation concerne les fournisseurs de la sphère publique : 

- Les Hôpitaux 

- Les Collectivités locales (régions, départements, communes...) 

- Les Etablissements publics  

- L'Etat, les Ministères. [2]

L'obligation pour les grandes entreprises, ainsi que pour les entreprises de taille intermédiaire et pour les PME avait déjà été mise en place entre 2017 et 2019.  

A partir de janvier 2020, les très petites entreprises et micro-entreprises qui fournissent des prestations ou du matériel à destination du secteur public devrons également transmettre leurs factures sous forme dématérialisée sur le portail Chorus Pro. [2] [3]

Les objectifs de cette dématérialisation sont à la fois de lutter contre la fraude à la TVA, mais également de simplifier la collecte entre les entreprises.  

L'obligation de facturation électronique concerne actuellement la sphère publique mais concernera à la fois la sphère publique et privée à compter de 2023 avec la loi finance 2020. [1] [4] 

Quels avantages présentent la dématérialisation des factures ? 

La facturation électronique simplifie les rapports entre fournisseurs et clients mais présente également certains avantages : 

- Simplicité :  

• - plus besoin de connaître l'adresse du destinataire 
• - gain de temps pour l'envoi des factures 
• - traitement administratif plus court 
• - délais de paiement plus court 

- Financiers :  

• - économie de papier 
• - économie d'affranchissement  
• - diminution des coûts de saisie  

- Traçabilité :  

• - suivre en ligne l'avancement du traitement de la facture 

- Efficacité 

• - éliminer tout risque de perte de documents
• - réduction du temps de production, d'acheminement et d'acquisition des factures 

[3] [4] [5] 

Qu'est-ce que Chorus Pro ? 

Chorus est une plateforme spécialement conçue pour la facturation électronique dans le secteur public créée par l'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE).  Elle permet d'adresser des demandes de paiement dématérialisées à des clients et suivre l'avancement du traitement des demandes de paiement. [5]  

Le service est gratuit et permet de: 

- Réduire les coûts et les délais de traitement, augmentant ainsi la productivité 

- Sécuriser les échanges  

- Participer au développement durable (réduction de l'émission de CO2, de papier, des moyens de transport) 

Des tutoriels et des webinaires sont proposés afin d'accompagner à l'utilisation de cette plateforme. [2] [5] 

[1] Assemblée Nationale, "Projet de loi finance pour 2020" 

 http://www.assemblee-nationale.fr/15/projets/pl2272.asp#P185_14281 [Consulté le 06/12/2019] 

[2] Communauté Chorus Pro, "Premiers pas sur Chorus Pro pour les destinataires de factures"  https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/premiers-pas-sur-chorus-pro-pour-les-destinataires-de-factures/ [Consulté le 06/12/2019] 

[3] TheSiteOueb, "La facturation électronique : la dernière étape au 1er janvier 2020 pour les petites entreprises", 28/10/2019 

https://www.thesiteoueb.net/actualite/article-7529-la-facturation-electronique-la-derniere-etape-au-1er-janvier-2020-pour-les-petites-entreprises.html [Consulté le 06/12/2019] 

[4] Legifiscal, "PLF 2020 : la facturation électronique obligatoire à compter de 2023", 13/11/2019 

 https://www.legifiscal.fr/actualites-fiscales/2267-plf-2020-facturation-electronique-obligatoire-compter-2023.html [Consulté le 06/12/2019] 

[5] Bercy Infos, "Marchés publics : la facturation électronique, comment ça fonctionne ?", 14/11/2019 

 https://www.economie.gouv.fr/entreprises/marches-publics-facture-electronique [Consulté le 06/12/2019]