La documentation technique, véritable patrimoine historique et mémoire collective de l'entreprise, a vu ces trente dernières années sa masse croître inexorablement sans véritable gestion.
L'Entreprise dépassée par le développement effréné des nouvelles technologies de l'information, n'a pas su l'organiser efficacement, rendant les informations éparses, hétérogènes et inexploitables.
Or, aujourd'hui, des problématiques transverses demandent de mobiliser ces connaissances de façon très concrète et opérationnelle.
L'ensemble du système de gestion de l'information de l’Entreprise est alors concerné : ses besoins couvrent une réflexion large allant de la valorisation du patrimoine documentaire à la capitalisation des connaissances de métier.
Caroline Djambian, dans « Valoriser le patrimoine documentaire des entreprises par le prisme des métiers », Les Enjeux de l'information et de la communication 1/2011, nous montre comment les notions communes qui animent une communauté de métier peuvent devenir une articulation entre les usagers et les flux informationnels, leur redonnant ainsi un sens.
Elle nous présente le cas de la Division Ingénierie Nucléaire (DIN) d'EDF dont la GED est arrivée à un stade ultime : de ne plus pouvoir répondre à ses tâches premières de gestion ou recherche d'information, de ne plus pouvoir contrôler ses usagers qui ont appris à contourner le système de façon totalement anarchique en développant une multitude d'outils .
De son étude ressort le fait "que les entreprises ont tendance à sous-estimer la nature du problème en considérant que seule la dimension technique est en cause, alors que l'origine en est plus fondamentalement organisationnelle".
Un travail en amont de contextualisation est essentiel dans des cas comme celui-ci.
La terminologie est la clé permettant de valoriser les connaissances et de mieux gérer le patrimoine documentaire par lequel elles transitent.
A travers l'exemple de la DIN, elle montre à travers une approche résolument empirique et qualitative, comment faire évoluer le système existant vers une base de connaissances centrée sur le « sens métier » de l'organisation.
Mots-clés : patrimoine documentaire, document technique, gestion des connaissances, base de connaissances, ontologie, terminologie, documentation d'entreprise
Caroline Djambian dans « Valoriser le patrimoine documentaire des entreprises par le prisme des métiers », Les Enjeux de l'information et de la communication 1/2011 (Volume 2011), p. 70-81
Pour aller plus loin :
Boccon Gibod, Henri (2006), Application de méthodes et outils de Web sémantique pour la gouvernance d'un système d'information industriel, Clamart : EDF R&D.
Carlier, Alphonse (1994), Stratégie appliquée à l'audit des systèmes d'information, coll. Systèmes d'information, 2° éd., Paris : Hermès.
Polanco, Xavier (1999), « Extraction et modélisation des connaissances : une approche et ses technologies (EMCAT) », in Maniez J. et Mustafa el Hadi W. (dir.), Organisation des connaissances en vue de leur intégration dans les systèmes de représentation et de recherche d'information, Lille : Travaux et recherches.
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