Segment phare de l'archivage électronique auprès des entreprises, Markess International publiera dans les prochaines semaines ses perspectives pour 2015.
L'archivage électronique loin d'être une pratique nouvelle s'affirme auprès des décideurs d'entreprises et d'institutions. Le terme de coffre-fort numérique apparu en 2009 s'impose dès lors et renvoie à un gage de sécurité pour l'archivage des données à vocation "probatoire". Au delà des enjeux stratégiques pour les entreprises c'est tout un système de normalisation qui s'établit avec la parution en Juillet dernier de la norme Afnor NF Z42-020.
Quelques chiffres...
En 2012, selon l'étude de Markess International "Archivage de contenus électroniques à vocation probatoire, approches et perspectives 2014" le marché de l'archivage des contenus numériques pesait 125 millions d'euros. Soit une augmentation de 19% entre 2011 et 2012.
Selon le rapport à paraître : "Solutions de coffre-fort numérique: attentes et perspectives 2015" de l'agence Markess International cette tendance semble se confirmer. Reposant sur les témoignages de 130 décideurs, 25% des interrogés ont eu recours aux coffres-forts électroniques et 27% d'entre eux prévoient la mise en place de cette solution numérique pour 2015.
Face à l'intérêt croissant des coffres-forts numériques, on s'interroge sur les raisons qui motivent les décideurs à franchir le pas.
Les enjeux stratégiques
Pour les entreprises, l'enjeu est capital puisqu'il s'agit de conserver à la fois la pérennité, l'intégrité et la traçabilité de leurs ressources numériques.
Outre l'importance de la pérennité, reposant sur une réflexion technique et l'évolution des supports physiques, penchons nous sur l'intégrité.
Pour le monde de l'entreprise cela revient à une préoccupation de tous temps: la conservation sur le long terme des documents importants. Autrement dit la conservation des documents numériques à vocation "probatoire". Avec l'augmentation des flux numériques et la diminution des documents papiers, il est fréquent qu'une entreprise se retrouve dans une situation litigieuse faute de pouvoir fournir les preuves: factures client, fiches de paie, bilans comptable, brevets etc... On observe dès lors que l'attention est portée sur ces documents "probatoires" et que le coffre fort numérique offre en plus des garanties de sécurité, une traçabilité.
La norme Afnor Z42-020
Depuis 2001, la fédération nationale des tiers de confiance (FNTC) travaille à l'élaboration de certifications, normes et outils pour l'amélioration de la sécurité dans les échanges électroniques.
Ces travaux aboutissent donc à la publication de la norme Afnor Z42-020 le 20 Juillet 2012. Cette normalisation va d'une part rassurer, en terme de qualité, les décideurs sur la solution de coffre-fort numérique. 78% d'entre eux, selon l'étude Markess de 2013 affirment choisir cette solution suite à la parution de la norme Afnor. D'autre part grâce aux différents "labels de confiance" et autres outils normalisés, comme l'horodatage, la signature électronique etc.. rendent ces documents recevables devant un tribunal.
Quelles perspective pour les documentalistes?
Selon l'étude Markess de 2013, sur les attentes des 130 décideurs, 86% voient l'avantage d'une bonne indexation, 83% la recherche par mot clé et enfin 72% pour le classement. Malgré cela, nombre de décideurs confient ce type de projet à un service externe à celui de la documentation. En 2012, toujours selon Markess, 82% reconnaissent les confier à la DSI. Signe que le métier d'ingénieur documentaire est encore sous estimé.
Sources
Revue:
Archimag.n°262, de la démat des lettres à l'hypercourrier, Mars 2013, p12.
Sources électroniques:
Archimag
ZDNET
Markess
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