Le Records Management, c'est la gestion des archives courantes ou intermédiaires, des documents qu'un organisme ou une entreprise aura décidé de conserver à titre de preuve ou en raison de leur valeur d'information (stratégique, juridique,...).
En France, la positionnement du Records Management n'est pas très clair, puisqu'il est vu essentiellement à travers le seul prisme des archives. La situation est déjà beaucoup plus claire dans le monde anglo saxon, avec une délimitation des périmètres bien marquée : d'un côté le Record et d'un autre côté l'archive.
Le Records Management, c'est donc pour une entreprise ou un organisme (public ou privé) l'action de
conserver des documents "essentiels ou utiles dans la conduite de ses
activités" (hors archives définitives).
Conserver… oui, mais pourquoi ? Pour quelle finalité ? Pour quelle
valeur d'usage ? Selon une étude récente sur le Big Data,
70% des informations produites en entreprise n'auraient aucune valeur
(stratégique, juridique,…). Ces conclusions sont reprises dans un
article récent titré "What to do About Data Debris". L'auteur propose
une collaboration plus étroite entre les DSI et les spécialistes de la
gestion des documents et de l'information. Mais qui imposera un
leadership dans ce rapprochement : les professions qui s'inscrivent dans
un périmètre purement informatique ou les professions qui sont plutôt
dans un périmètre fonctionnel de management de l'information ?
Le
défi constant, me semble t-il, pour le Records est de défendre son
positionnement et de démontrer dans un même temps qu'il n'est pas
seulement un centre de coûts, mais qu'il apporte plutôt une valeur
d'exploitation à l'information produite par les salariés d'une
entreprise. Aujourd'hui, ces salariés sont enterrés sous une montagne de
données numériques, les obligeant à passer des heures à chercher de
l'information pertinente et sape leur productivité. En 2012, le taux
d’accroissement annuel des données sur les serveurs était de 80%. Il était environ de 50% à 60% en 2010. La maîtrise des données
apparaît donc comme un enjeu majeur.
Le Records
Management et toutes les professions qui gravitent autour, issues de
cursus info/doc, ont toute légitimité à apporter des réponses concrètes :
la définition de "bonnes politiques" qui conduisent à des stratégies
informationnelles efficaces, l'amélioration de la rentabilité et la maîtrise des coûts, l'élimination des risques
reproductibles... Donc, des stratégies qui débordent largement du
périmètre du records : une proposition de gouvernance documentaire et de
l'information.
C'est une véritable opportunité
pour les professions documentaires de se positionner au plus près des centres de direction. Encore faut il y être préparé, ne serait ce que par
l'intermédiaire de la formation continue. Et en la matière, les offres
de formations à ce niveau ne sont pas nombreuses.
Toutefois, dès
2014, l'EBD ouvrira deux module sur la gouvernance
documentaire et l’architecture du SI documentaire avec l'ambition de
former des managers de l’information et des documents. En outre, il
existe un partenariat entre le CR2PA (Club des Responsables des
Politiques de Projet d'Archivages) et le Cnam - INTD afin d'ouvrir dès
la rentrée 2013 un module de formation continue à destination des
profils concernés par la maîtrise de l'information numérique à risque.
Aujourd'hui,
la conservation et la valorisation "au plus juste" des informations,
et donc aussi des données, est la finalité principale du Records
Management. Malgré tout, combien d'entreprises (en dehors des
entreprises de taille intermédiaire ou des grands groupes) sont prêtes à
franchir le pas ? Le déploiement de telles politiques de bonne gestion
documentaire demande du temps, un engagement des directions, des moyens
humains et financiers conséquents. Une démarche de Records Management ne
semble viable que dans une perspective plus large de Gouvernance de
l'Information, c'est-à-dire sur tout le cycle de vie et toutes les
exigences, juridiques et stratégiques notamment (conservation,
protection, valorisation...).
En conclusion,
le Records Management, vu dans une perspective de gouvernance de
l'information finira à terme par fusionner avec la gestion de contenu,
la gestion des données et documents, la gestion des connaissances, le
big data et d'autres principes de gestion de l'information.
Les sources :
LUELLING Lorrie, What do we do with Data Debris ? http://www.information-management.com/news/what-to-do-about-data-debris-10024289-1.html?pg=1
CHABIN Marie-Anne, Information numérique. Le coût du stockage face au bénéfice du management http://blog.cr2pa.fr/2012/06/information-numerique-le-cout-du-stockage-face-au-benefice-du-management/
DE BOISDEFFRE Martine, Records Management et gestion des archives courantes et intermédiaires http://www.records-management.fr/spip.php?article80
Pour aller un peu plus loin :
Les archiveilleurs http://archiveilleurs.org/
CR2PA (Club des Responsables des
Politiques de Projet d'Archivages) http://blog.cr2pa.fr
ADBS, analyse de la norme ISO 15489 http://www.adbs.fr/comprendre-et-pratiquer-le-records-management-analyse-de-la-norme-iso-15489-au-regard-des-pratiques-archivistiques-francaises-15327.htm?RH=REVUE
INTD-Cnam : Certificat de spécialisation Maîtrise de l'archivage à l'ère numérique
Mooc INTD-Cnam : Gérer les documents numériques : maîtriser les risques
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