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Dans un vaste panorama, « Cinquante nuances de cycle de vie. Quelles évolutions possibles ? » paru dans la revue Les Cahiers du numérique de février 2015 [1], les auteurs Michel Cottin, Sandra Holgado et Gilliane Kern passent en revue les différentes conceptions des cycles de vie des documents qui ont été développées depuis environ un siècle.
Cet exercice ambitieux, riche de l'étendue de ses sources, met en exergue la variété des concepts, des représentations et des définitions qui ont été employés tour à tour ou simultanément afin d'étudier et le cycle de vie des documents ; les auteurs mettent aussi en évidence les facteurs socio-culturels qui rattachent ces différentes conceptions aux régions du globe ou elles ont vu le jour : Europe, Amérique du Nord, Australie, ...
Au commencement, n'étaient que les archives courantes et définitives, selon qu'elles avaient une valeur administrative (valeur primaire) ou historique (valeur secondaire) ; puis est venu s'intercaler entre ces deux états un état intermédiaire ou les archives ont encore une valeur primaire mais ont aussi et déjà une valeur secondaire : ce "bassin de décantation" permet de préserver celles des archives qui n'auront pas leur place dans les archives définitives à valeur historique, mais qui, bien que n'étant plus d'utilité courante, sont encore susceptibles d'être consultées aux fins de gouvernance : ainsi est née la théorie des trois âges distinguant en France les archives courantes, intermédiaires et définitives ou bien comme désignées au Canada les archives actives, semi-actives et inactives. De là, nous passons au cycle de vie du document, naissance, vie et mort, cette notion pouvant inclure ou pas l'archivage définitif, pour prendre en compte les différentes "typologies d'information, et les différents procédés d'enregistrement et de transmission de l'information existants ".
Mais toutes ces approches se sont heurtées à une nouvelle complexité : l'avènement des nouvelles technologies de l'information. En effet, l'univers électronique, en apportant toute la souplesse d'utilisation que nous les connaissons, a rendu les documents accessibles à toutes les étapes de leur cycle de vie, les plaçant ainsi toujours en "état de devenir" et nous imposant par la même une nouvelle vision de la conception, de la gestion et de l'exploitation des documents : il n'est plus alors question de théorie des trois âges, de cycle de vie, mais bien de "continuum"; c'est à dire qu'il faut maintenant apprendre à considérer les documents selon les différents processus interagissants qui les ont fait naître et vivre au sein d'un système de management intégré. Les documents sont alors abordés selon les domaine métiers : dossier techniques (Workflow), dossiers d'affaires, document de gestion de la qualité, produits d'informations documentaires, ...
C'est ainsi qu'il devient possible de faire face aux nouvelles contraintes qui pèsent sur les enjeux et les obligations de la gestion documentaire et de l'archivage dans les organisations.
Finalement, les auteurs constatent que si chaque approche a ses vertus et ses faiblesses, ces évolutions successives ont permis d'aboutir à une "granulométrie beaucoup plus fine [qui] donnent alors une approche plus sensible aux contextes de production et d'utilisation des documents".
Comme il est toujours trop tôt pour se faire une religion, et que l'évolution des technologies, des pratiques et des besoins ne cessent de remettre en question les acquis, les auteurs peuvent conclure : "Place à l'innovation et à l'imagination "
Source :
[1] Kern Gilliane, Holgado Sandra, Cottin Michel, « Cinquante nuances de cycle de vie. Quelles évolutions possibles ?», Les Cahiers du numérique 2/2015 (Vol. 11) , p. 37-76
http://www.cairn.info/revue-les-cahiers-du-numerique-2015-2-page-37.htm
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