Bien que l’e-mail demeure le principal moyen d’échange entre collègues, on commence à voir percer dans les entreprises une myriade de nouveaux outils collaboratifs [1], plus matures, qui facilitent le partage de connaissances, la gestion de projets ou la coproduction de contenus. En contrepartie, la prolifération de ces logiciels en ligne n’est pas dénuée de risques pour les entreprises [2].
Une multiplicité de produits pour une nouvelle façon de travailler
La tendance actuelle est au collaboratif, voici une revue des derniers outils disponibles, parmi les plus innovants et créatifs :
- Framaboard : pour la gestion de projet collaborative [3]. Il permet de gérer des tâches en équipe en mode visuel en suivant la méthode Kanban.
- Zulip : une application de chat pour les entreprises [4]. Il propose des échanges intuitifs en temps réel à l’aide de fils de conversation afin de faciliter la communication en équipe.
- Witeboard : un tableau blanc collaboratif [5]. Il s’agit d’un outil très simple, sous la forme d’un tableau blanc virtuel, idéal pour le brainstorming et les échanges d’idées en utilisant des dessins ou du texte.
- Swiff : une plateforme d’échange de vidéos [6]. Cet outil, spécialisé dans le partage collaboratif de fichiers vidéo, est doté d’un puissant moteur de recherche permettant d’importer des fichiers sur les principales plateformes (youtube, dailymotion, viméo…).
- Beenote : pour maîtriser et optimiser ses réunions [7]. Il permet de gérer les réunions d’équipes, depuis la préparation jusqu’au compte-rendu, en passant par la prise de notes pendant les réunions. Cette application a pour objectif de gagner en temps et en efficacité.
Des outils à valeur ajoutée
Les avantages sont identifiés : alternative aux e-mails, gain de temps, meilleur suivi des projets, priorisation des tâches, partage des documents, amélioration de l’organisation du travail en équipe et gain de productivité [8]. Outre leur efficacité, ces nouveaux outils favorisent aussi la collaboration entre employés en créant du lien social et en améliorant les échanges.
Les zones d’ombre
Cependant il existe également des risques pour l’entreprise. Le premier est le renforcement du phénomène de « shadow IT » [9], à savoir le développement de systèmes d’information et de communication au sein d’organisations sans l’approbation de la Direction des Systèmes d’Information, au détriment de la sécurité et du respect des bonnes pratiques. La seconde ombre au tableau se cristallise autour de la « stratégie du nid de coucou », utilisée par ces nouveaux acteurs, qui consiste à appâter les employés par la version gratuite du logiciel, puis à rendre captive l’entreprise après dissémination virale.
Sources :
[1] Fidel Navamuel | site outilscollaboratifs.com | https://outilscollaboratifs.com/ | [Consulté le 5 mars 2018]
[2] Xavier Biseul | itespresso.fr | Le collaboratif progresse lentement mais sûrement dans les entreprises | Publié le 7 février 2018 | http://www.itespresso.fr/collaboratif-progresse-lentement-surement-grandes-entreprises-182340.html | [Consulté le 5 mars 2018]
[3] Site framaboard.org | https://framaboard.org/ | [Consulté le 5 mars 2018]
[4] Site zulip.com | https://zulip.com/ | [Consulté le 5 mars 2018]
[5] Site witeboard.com | https://witeboard.com/955c4c00-1d60-11e8-b210-4d4d48e299fb | [Consulté le 5 mars 2018]
[6] Site swiff.co | https://www.swiff.co/ | [Consulté le 5 mars 2018]
[7] Site Beenote.io | https://www.beenote.io/?ref=outilscollaboratifs.com | [Consulté le 5 mars 2018]
[8] Gregory Coste | appvizer.fr | 8 bonnes raisons d’utiliser des outils de travail collaboratif | Publié le 28 février 2017 | https://www.appvizer.fr/magazine/collaboration/gestion-de-taches/azendoo/8-bonnes-raisons-d-utiliser-des-outils-de-travail-collaboratif-1487241367 | [Consulté le 5 mars 2018]
[9] Margaret Rouse | lemagit.fr | Définition du shadow IT | http://www.lemagit.fr/definition/Shadow-IT | [Consulté le 5 mars 2018]
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