mercredi 16 juin 2021

Communiquer à l'heure des réunions virtuelles

En linguistique, le schéma classique de la communication [1] permet de cerner les différents éléments qui influencent la qualité d'un échange : un émetteur transmet traditionnellement son message à un récepteur (groupe ou personne). Le message est transmis via un canal de communication  Le récepteur réagit au message : il s’agit là de la notion de feedback. Ce feedback peut être verbal ou non verbal. Des éléments extérieurs peuvent venir perturber la transmission du message ou de son feedback : il s’agit du bruit. Il peut venir de l’environnement ou de l’absence de contact entre l’émetteur et le récepteur. À l'heure de la crise sanitaire, les contacts entre émetteurs et récepteurs ont été intensément distanciés et on tente de les combler, entres autres, par des outils de visioconférence. 

Pourquoi les réunions virtuelles sont-elles fatigantes ?

 

Outil emblématique de la réunion virtuelle, Zoom est aujourd’hui le symbole d’une transformation digitale accélérée par la crise sanitaire. La notoriété de cet outil a vu naître un phénomène partagé par beaucoup de travailleurs l’utilisant dorénavant au quotidien : la Zoom fatigue. Les réunions virtuelles entraîneraient en effet un épuisement cognitif, notamment par l’obstruction du feed-back de l’émetteur (dans le schéma de la communication efficace, le feed-back est très précieux car il permet à l’émetteur de s’assurer de la bonne réception/compréhension de son message ) ; par l’existence d’indices visuels et sonores difficiles à décrypter, subissant de surcroît des effets ponctuels (ou continus) de latence. En effet, là où la communication humaine est naturellement synchrone, la communication virtuelle ne l’est pas (connexion, temps plus ou moins long à la réactivation du micro). Se voir en reflet sur son écran impacterait également sur cette fatigue du fait de l’attention consacrée à surveiller sa propre image. [2] Autant d’éléments qui impactent négativement l’environnement de la communication. Pour résumer, la Zoom fatigue est le résultat d'une corrélation entre la difficulté à décoder les signes de communication verbaux mais surtout non verbaux et l’obligation d’apporter des preuves de son attention, là où la tentation de faire « autre » chose est particulièrement forte. [3]





Remédier à la « Zoom fatigue » : liste non exhaustive de bonnes pratiques

 

Si le distanciel ne permet pas autant d’interactions que le présentiel, voici quelques bonnes pratiques qui pourraient atténuer cet épuisement cognitif et faciliter le travail des équipes distance. Une première attention particulière doit être apportée à la qualité de l’invitation à la réunion virtuelle : objectifs de la réunion, outil utilisé et transmission des informations pratiques nécessaires à son utilisation, éventuelles recommandations techniques et accessibilité à des documents / ressources en amont doivent y figurer. Prévoir éventuellement un plan B dans l’invitation, comme un passage au téléphone ou à un autre outil par exemple peut également être recommandé. 

Pour l’animation de ces réunions virtuelles, différents types d’outils digitaux pourront aider les animateurs et les participants. Attention cependant : nombreux sont les outils, Il faut donc veiller à les utiliser au regard de ses besoins et en nombre limité :  

-Outils de visioconférence

-Outils de chat

-Outils de questionnaire qui permettront ici de faire participer les membres de l’équipe et les -Outils de co-construction tels que les cartes mentales, les tableaux blancs, les outils de co-écriture et les outils de co-management. 

Enfin, des règles d'organisation peuvent être proposées comme le fait de fixer des temps de pause et d’encourager les participants à se détacher de leurs écrans le temps de renouveler leur concentration. Le nombre de participants doit également être contrôlé. Enfin, en matière de qualité de la communication, soigner son ton est recommandé, en particulier si les caméras sont éteintes. L’utilisation de la vidéo est fortement recommandée, au moins en début et en fin de réunion. Pour départager les temps de paroles, des rôles peuvent être attribués aux participants : scribe, maître du temps, pousse décision ou encore distributeur de parole. 

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Sources : 


[1] Merch campus arabic. "Le schéma de la communication". Youtube.com. [En ligne]. 10 juin 2017. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.youtube.com/watch?v=PbEUhdeLnZU>


[2] Guillaud Hubert. "Coincés dans Zoom (1/4) : De la vidéoconférence en ses limites". Internetactu.net. [En ligne]. 20 novembre 2020. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.internetactu.net/2020/11/20/coinces-dans-zoom-13-de-la-videoconference-en-ses-limites/>

 

[3] Guillaud Hubert. "Coincés dans Zoom (2/4) : Mais alors que nous apporte Zoom ?". Internetactu.net. [En ligne]. 27 novembre 2020. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.internetactu.net/2020/11/27/coince-dans-zoom-23-mais-alors-que-nous-apporte-zoom/


[4] Worklab. "Mini-guide de survie aux réunions à distance". Worklab.fr. [En ligne]. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.worklab.fr/telechargements/ebook_reunion_distance/Ebook_GSRD_V1_mars_2020.pdf?fbclid=IwAR0fEiiKHWNhaPGIuyDH3uoy1590TffeV3hoF0a2Eth2Pd69TxofEfdDB6I>


[5] Larher, Yann-Mäel. "Visioconférences : apprenons à zoomer autrement". Forbes.fr. [En ligne]. Janvier 2021. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.forbes.fr/management/visioconferences-apprenons-a-zoomer-autrement/?amp>

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