Vers un nouvel avenir des métiers de l'archivistique ? Le records manager.

Sur son blog Transarchivistique, Marie-Anne Chabin [1] publiait le 11 décembre dernier un billet questionnant l'avenir de l'archivage.

"L’archivage est ce geste managérial qui conduit à mettre en sécurité les documents ou données qui engagent dans la durée, avec une règle de vie qui pilote leur qualité, leur stockage, leur pérennisation, leur accès et leur destruction un jour, au mieux des intérêts de tous" [2].

Marie-Anne Chabin souligne le fait que l'archivage reste un geste fort et rappelle les cinq exigences incluses dans la règle de vie d'une archive :

• la qualité
• le stockage
• la pérennisation
• l'accès
• la destruction

Au-delà du domaine archivistique, c'est la question de l'archivage managérial, "records management" en anglais, qui est au cœur du sujet d'étude de l'auteur. Rappelons que l'archivage managérial répond à la question suivante : "comment faire en sorte que les documents qui engagent la responsabilité de l’entreprise soient identifiés, bien conservés, sécurisés et accessibles selon leur nature, pendant le temps nécessaire, tout cela au meilleur coût ?"[3].

Dans son billet, Marie-Anne Chabin alerte sur la déresponsabilisation et parfois une tendance à l'irresponsabilité de certaines entreprises concernant les questions d'archivage. Leur gouvernance de l'information ne pourra désormais plus se cacher derrière le fait qu'il vaut mieux un placard bien rempli. Le règlement général européen sur la protection des données personnelles (RGPD) devrait bousculer les habitudes. Le non-archivage et l'oubli d'élaborer des règles archivistiques (création, conservation et destruction) pour les données et certains documents contenant des données à caractère personnel pourront avoir un impact certain sur l'activité de l'entreprise puisque RGPD prévoit de fortes sanctions financières.

"L'archivage a-t-il de l'avenir ?", voici le titre du billet de Marie-Anne Chabin. Nous complétons ici sa réponse avec une offre d'emploi du Conseil départemental de Seine et Marne à la recherche de deux records managers se déclinant ainsi :

"Au sein du ser­vice pro­jets et appli­ca­tions métiers du social, le res­pon­sa­ble archi­vage ou « records mana­ger » assure la res­pon­sa­bi­lité de la maî­trise du cycle de vie des docu­ments et des pro­ces­sus docu­men­tai­res de la DGAS. Il défi­nit et met en œuvre en lien avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les la stra­té­gie et les pro­cé­du­res per­met­tant à l’orga­nisme de disposer à tout instant du docu­ment ou de la donnée dont il a besoin pour conduire ses acti­vi­tés et se pro­té­ger des ris­ques juri­di­ques (exi­gen­ces léga­les et régle­men­tai­res, conten­tieux...), et de détruire des docu­ments et don­nées confor­mé­ment à la loi. Le ges­tion­naire archi­vage garan­tit la pro­tec­tion des docu­ments et des don­nées en fonc­tion des exi­gen­ces liées aux ris­ques et au pro­ces­sus qua­lité. Il par­ti­cipe également à la réus­site des pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion des dos­siers du social. Il est l’inter­face avec la Direction des Archives Départementales" [4].

Soulignons que l'inclusion de de la spécification suivante "se pro­té­ger des ris­ques juri­di­ques (exi­gen­ces léga­les et régle­men­tai­res, conten­tieux...), et de détruire des docu­ments et don­nées confor­mé­ment à la loi" semble faire particulièrement écho au rapprochement du délai de mise en conformité des entreprises en vue de l'application de la RGPD le 25 mai 2018 [5].

Il sera intéressant d'étudier dans quelques mois la proportion de ce type d'offre d'emploi. En 2015, une enquête sur l'insertion professionnelle des anciens diplômés en archivistique avait déjà mis en avant la part grandissante du profil du records manager en entreprise [6].

Notes et références

[1] Marie-Anne Chabin enseigne l’archivage managérial (records management) aux étudiants du master GSI (gestion stratégique de l’information) à l'Université Paris 8, UFR MITSIC, Département Sciences de l’information de documentation.

[2] CHABIN. Marie-Anne. L'archivage a-t-il de l'avenir ?. In Transarchivistique [en ligne]. Publié le 11 décembre 2017 [consulté le 18 décembre 2017] <http://transarchivistique.fr/larchivage-a-t-il-de-lavenir/>

[3] CAZENEUVE, R., CHABIN Marie-Anne. L'archivage managérial. Les Référentiels du CR2PA (Club des Responsables de Politiques et Projets d'Archivage), Novembre 2012. Disponible en ligne : [consulté le 18 décembre 2017] <http://blog.cr2pa.fr/wp-content/uploads/2013/03/CR2PA_Referentiel-Archivage-managerial.pdf>

[4] Site de l'Association des Archivistes de France. Catégorie : Emploi. Le Conseil départemental de Seine et Marne recrute : deux Records Manager (h/f). Publié le 13 novembre 2017, [en ligne, consulté le 18/12/2017] <http://www.archivistes.org/Le-Conseil-departemental-de-Seine-et-Marne-3311>

[5] FROCHOT, Didier. RGPD : 6% des acteurs en France aujourd'hui conformes. In site Les infostratèges.com. [En ligne], publié le 24 novembre 2017 [consulté le 18 décembre 2018] <http://www.les-infostrateges.com/actu/17112469/rgpd-6-des-acteurs-en-france-aujourdhui-conformes>

[6] AAF, Cofem, Collectif A8. Enquête sur l'insertion professionnelle des archivistes : synthèse et analyse des réponses. 2015. Disponible en ligne : [consulté le 18 décembre 2018] <http://www.archivistes.org/IMG/pdf/collectifaaf_enquete_insertion_pro_synthese_finale_20160908.pdf>