Le vrac numérique : comment le gérer ?

Le phénomène de l'entassement croissant des documents sur les serveurs des entreprises touche les entreprises comme les administrations. Pour ce faire, nous allons essayer de montrer l'origine du vrac numérique, comment il se manifeste et donner des solutions pour le gérer. 

Le vrac numérique désigne "un ensemble de documents bureautiques très hétérogènes se caractérisant par une absence fréquente de règles de classement et de nommage, l'utilisation de caractères susceptibles de poser des problèmes, un stockage aléatoire et une arborescence construite sans logique prédéfinie." [1]

En effet, au rythme actuel de la croissance des volumes d'information, presque toutes les organisations sont confrontées au problème de dispersion de leur fichiers documentaires. Parmi les causes du vrac documentaire : des serveurs organisés en silos, des applications dispersées sur lesquelles les salariés produisent et partagent leurs documents de travail, le manque de cohérence, etc. Et à cela s'ajoutent des fléaux documentaires comme les doublons, les triplons, les fichiers périmés, le nommage approximatif, les versions redondantes, etc.[2]

Noureddine Lamriri (Everteam) souligne : "Ce déluge informationnel provoque de multiples désordres : perte de temps, risque de disparition des fichiers, redondance, conservation d'information inutile ou obsolète." [3] Et cette perte de temps, s'ajoutent les enjeux juridiques sur la protection des données personnelles liées au RGPD. 

Outils permettant à gérer le vrac numérique :

Ces outils procèdent à l’analyse du serveur via un connecteur, puis produisent un graphique des fichiers détectés (format, poids, date de création…). Ils peuvent aussi détecter les entités nommées (noms de personnes, d’entreprises…). Il existe aussi des outils qui sont capables d'identifier des doublons

Il y a aussi le moteur de recherche fédérée qui permet d’accéder à des contenus hétérogènes qu’ils soient structurés ou non. Il est capable de trouver des informations localisées sur des applications métiers de type CRM (logiciel de gestion de relation client) ou ERP (ou PGI, progiciel de gestion intégré).

Certains logiciels sont capables de traiter des volumes colossaux (jusqu’au plusieurs téraoctets.)

Dans le secteur juridique, en cas de litige par exemple, la justice peut demander la suspension provisoire du traitement normal ou de la destruction de documents d’archives. L’outil e-discovery est capable de procéder à une suspension légale tout en assurant la conservation des documents quelle que soit leur forme.

Aussi, Alfresco propose des solutions de gestion de contenu. [4]

Les solutions open source :

- Octave, développée par le service interministériel des archives de France (SIAF).

- Archifiltre, développé par la mission des archives du ministère des affaires sociales.

- Resip, développé par les Archives Nationales.

Les solutions propriétaires :

Everteam, par exemple, est orienté sur l’enrichissement du vrac numérique par les métadonnées.  

Selon Marie Jenner (Serda Conseil), il faut se poser les bonnes questions avant de se lancer dans le traitement d'un vrac numérique : 

Choisir les bons outils pour gérer le vrac numérique en fonction de la volumétrie du vrac.

Connaître la proportion et la nature des documents concernés.

Connaître la structure du vrac.

Identifier les versions provisoires et les doublons que l’on pourra éliminer tout de suite. [5]

Sources : 

[1] : Bruno Texier, Vrac numérique: comment mettre de l'ordre, Archimag n°342 mars 2021, p. 15-16.

[2] : Ibid.

[3] : Intervention de Noureddine Lamriri à l'édition 2020 du salon Documentation, cité dans l'article de Bruno Texier, Archimag n°342, p.15

[4] : Michel Remize, Outils : cerner le vrac numérique, Archimag n°342 mars 2021, p. 20-21.

[5] : Bruno Texier, Traiter un vrac numérique, mode d'emploi, interview avec Marie Jenner (Serda Conseil), Archimag n°342 mars 2021, p. 15-16.

Communiquer à l'heure des réunions virtuelles

En linguistique, le schéma classique de la communication [1] permet de cerner les différents éléments qui influencent la qualité d'un échange : un émetteur transmet traditionnellement son message à un récepteur (groupe ou personne). Le message est transmis via un canal de communication  Le récepteur réagit au message : il s’agit là de la notion de feedback. Ce feedback peut être verbal ou non verbal. Des éléments extérieurs peuvent venir perturber la transmission du message ou de son feedback : il s’agit du bruit. Il peut venir de l’environnement ou de l’absence de contact entre l’émetteur et le récepteur. À l'heure de la crise sanitaire, les contacts entre émetteurs et récepteurs ont été intensément distanciés et on tente de les combler, entres autres, par des outils de visioconférence. 

Pourquoi les réunions virtuelles sont-elles fatigantes ?

 

Outil emblématique de la réunion virtuelle, Zoom est aujourd’hui le symbole d’une transformation digitale accélérée par la crise sanitaire. La notoriété de cet outil a vu naître un phénomène partagé par beaucoup de travailleurs l’utilisant dorénavant au quotidien : la Zoom fatigue. Les réunions virtuelles entraîneraient en effet un épuisement cognitif, notamment par l’obstruction du feed-back de l’émetteur (dans le schéma de la communication efficace, le feed-back est très précieux car il permet à l’émetteur de s’assurer de la bonne réception/compréhension de son message ) ; par l’existence d’indices visuels et sonores difficiles à décrypter, subissant de surcroît des effets ponctuels (ou continus) de latence. En effet, là où la communication humaine est naturellement synchrone, la communication virtuelle ne l’est pas (connexion, temps plus ou moins long à la réactivation du micro). Se voir en reflet sur son écran impacterait également sur cette fatigue du fait de l’attention consacrée à surveiller sa propre image. [2] Autant d’éléments qui impactent négativement l’environnement de la communication. Pour résumer, la Zoom fatigue est le résultat d'une corrélation entre la difficulté à décoder les signes de communication verbaux mais surtout non verbaux et l’obligation d’apporter des preuves de son attention, là où la tentation de faire autre chose est particulièrement forte. [3]

Remédier à la « Zoom fatigue » : liste non exhaustive de bonnes pratiques

 

Si le distanciel ne permet pas autant d’interactions que le présentiel, voici quelques bonnes pratiques qui pourraient atténuer cet épuisement cognitif et faciliter le travail des équipes à distance. Une première attention particulière doit être apportée à la qualité de l’invitation à la réunion virtuelle : objectifs de la réunion, outil utilisé et transmission des informations pratiques nécessaires à son utilisation, éventuelles recommandations techniques et accessibilité à des documents / ressources en amont doivent y figurer. Prévoir éventuellement un plan B dans l’invitation, comme un passage au téléphone ou à un autre outil par exemple est également recommandé. 

Pour l’animation de  réunions virtuelles, différents types d’outils digitaux pourront aider les animateurs et les participants. Attention cependant : nombreux sont les outils, il faut donc veiller à les utiliser au regard de ses besoins et en nombre limité :  

-Outils de visioconférence

-Outils de chat

-Outils de questionnaire qui permettront de faire participer les participants

-Outils de co-construction tels que les cartes mentales, les tableaux blancs, les outils de co-écriture et les outils de co-management. 

Enfin, des règles d'organisation peuvent être proposées comme le fait de fixer des temps de pause et d’encourager les participants à se détacher de leurs écrans le temps de renouveler leur concentration. Le nombre de participants doit également être contrôlé. Enfin, en matière de qualité de la communication, soigner son ton et ce en particulier si les caméras sont éteintes. L’utilisation de la vidéo est fortement recommandée, au moins en début et en fin de réunion. Pour départager les temps de paroles, des rôles peuvent être attribués aux participants : scribe, maître du temps, pousse décision ou encore distributeur de parole. 

 [4] [5]

 

Sources : 

[1] Merch campus arabic. "Le schéma de la communication". Youtube.com. [En ligne]. 10 juin 2017. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.youtube.com/watch?v=PbEUhdeLnZU>

[2] Guillaud Hubert. "Coincés dans Zoom (1/4) : De la vidéoconférence en ses limites". Internetactu.net. [En ligne]. 20 novembre 2020. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.internetactu.net/2020/11/20/coinces-dans-zoom-13-de-la-videoconference-en-ses-limites/>

 

[3] Guillaud Hubert. "Coincés dans Zoom (2/4) : Mais alors que nous apporte Zoom ?". Internetactu.net. [En ligne]. 27 novembre 2020. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.internetactu.net/2020/11/27/coince-dans-zoom-23-mais-alors-que-nous-apporte-zoom/> 

[4] Worklab. "Mini-guide de survie aux réunions à distance". Worklab.fr. [En ligne]. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.worklab.fr/telechargements/ebook_reunion_distance/Ebook_GSRD_V1_mars_2020.pdf?fbclid=IwAR0fEiiKHWNhaPGIuyDH3uoy1590TffeV3hoF0a2Eth2Pd69TxofEfdDB6I>

[5] Larher, Yann-Mäel. "Visioconférences : apprenons à zoomer autrement". Forbes.fr. [En ligne]. Janvier 2021. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.forbes.fr/management/visioconferences-apprenons-a-zoomer-autrement/?amp>

Gouverner efficacement sa transformation digitale

Ensemble sociologique et technologique, la transformation digitale constitue une préoccupation importante pour les organisations en ce qu’elle inclut une transformation des outils mais aussi en ce qu’elle impacte les Hommes, leurs habitudes, les pratiques managériales et les cultures d’entreprise. [1] Quelles pratiques peuvent ainsi être employées afin de maitriser sa transformation digitale ? 

Architecture de l’entreprise

Face à des technologies toujours plus nombreuses et complexes, une organisation doit se montrer sélective quant aux choix technologiques qui seront fait, ce qui implique une bonne connaissance des métiers et des processus de l’entreprise corrélée à une connaissance des nouvelles technologies. Cette connaissance globale repose sur une discipline nommée  architecture d’entreprise. Celle-ci permet une approche globale de structuration du système complexe que représente une entreprise en prenant en compte ses patrimoines humains et technologiques, toujours dans le but d’atteindre les objectifs de l’organisation. Outil d’aide à la décision, l’architecture d’entreprise implique une phase de description de l’existant (fonctionnement de l’entreprise, description des processus, données métier et cartographie du patrimoine informatique et des infrastructures), une phase de définition de la cible et de la trajectoire. L'architecture d'entreprise permet ainsi de prendre de la hauteur  en proposant une vision globale et partagée de la transformation digitale d’une organisation afin d’éclairer le point de vue de chacun et de renforcer la cohérence de l’ensemble des projets par le développement de synergies entre les processus et le patrimoine numérique de l’entreprise. Question en suspens : les compétences de l’architecte d’entreprise, souvent cantonnées aux DSI, peuvent-elles faire partie du champs d’action des professionnels de l’infodoc ?

 

Conduite du changement et importance de la formation digitale. 

La transformation digitale implique une transformation de tous les processus et métiers d’une entreprise. Tous les collaborateurs sont concernés et, de fait, le rythme de la transformation pourra varier d’un processus métier à l’autre. La maturité digitale d’une entreprise peut s’évaluer à trois niveaux : organisation, management et métier. Des changements individuels donc, mais aussi globaux. Par ailleurs, l’intégration d’un nouvel outil dans les pratiques individuelles doit avoir fait l’objet d’une communication sur, notamment, le pourquoi de l’utilisation de cet outil et ce qu’il apporte aux métiers à l’échelle individuelle. Instaurer une culture digitale durable implique également une formation digitale pensée à longs termes et s’asseoir sur un socle commun de compétences, tout en incluant des différenciations notamment parce que les appétences individuelles en matière de culture digitale peuvent différer d’un collaborateur à l’autre. 

Indicateurs de performance

Les KPI (pour Key Performance Indicators) d'un projet de transformation digitale reposent sur la définition de ses objectifs : réduction de coûts ? Conquête de nouvelles parts de marché ? Amélioration de l'expérience utilisateur ? Les objectifs du projet détermineront la pertinence d'un indicateur de performance. Pour aider à les déterminer, on peut en distinguer différents types : les KPI business, qui étudieront les gains business et marketing (ici, les KPI seront par exemple les parts de marché ou l'évolution du chiffre d'Affaires). Autre type de KPI : les KPI de marque, qui offrent des indicateurs sur la réception et l'image de la marque (notoriété, fidélisation, satisfaction client). Enfin, troisième type d'indicateurs : les KPI internes/corporate, qui seront ici utiles pour évaluer l'adhésion des collaborateurs au projet ou les gains éventuellement générés (adhésion, engagement, coûts avant/après transformation). Les indicateurs de performance ne sont pas figés : ils peuvent évoluer et être adaptés à un changement de stratégie ou d'objectifs, par exemple.[5]

Sources : 

 

[1] Lean Assembly. "Qu'est-ce que la transformation digitale ?". Youtube.com. [En ligne]. 7 décembre 2015. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.youtube.com/watch?v=p37yeKqAnUo>. 

[2] Centrale Supélec. "Podcast : Le rôle de l'architecture d'entreprise dans la transformation digitale". Youtube.com. 14 juin 2021. [Consulté le 15 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.youtube.com/watch?v=FpRHbEpxVVM>.

[3] Blog Talkspirit. "Cédrid Deniaud. "La formation digitale doit être pensée à long terme pour devenir une culture digitale durable et utile". Blog.talkspirit.com. 31 juillet 2018. [Consulté le 15 juin 2021]. Disponible sur : <https://blog.talkspirit.com/cedric-deniaud-la-formation-digitale-doit-etre-pensee-a-long-terme-pour-devenir-une-culture-digitale-durable-et-utile/>.

[4] 1min30. "Transformation digitale (ou numérique)". 1min30.com. Blog.talkspirit.com. 02 février 2016. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.1min30.com/dictionnaire-du-web/transformation-digitale-numerique>.

 

[5] Socialy. "Quels indicateurs pour mesurer la performance de votre transformation digitale ?". Socialy.fr. [En ligne]. 12 septembre 2018. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.socialy.fr/blog/kpi-performance-transformation-digitale/>

 

La vidéo : un canal de communication efficace pour les entreprises ?

Si les algorithmes des réseaux sociaux affectionnent particulièrement le format vidéo comme canal de communication et que ce format génère des likes et des partages plus efficacement qu’un contenu texte ou image, qu’en est-il du positionnement de ce format au sein des organisations ? L’attention des collaborateurs d’une organisation est-elle plus facilement captée par ce format ?  

Diversifier les modes de communication  

 

La stimulation de l’ouïe corrélée à celle la vue améliore l’attention d’un auditoire et sa capacité à retenir les informations. Le format vidéo constitue un canal de communication animé qui se démarque des formats de communication internes habituels : mails, diaporamas, publications intranet. Format pédagogique, une vidéo destinée à un usage interne (tutoriel, support de formation, présentation d’un nouveau service) permettra l’usage d’un langage commun déchargé de tonalités promotionnelles ou institutionnelles. Il peut également s’agir de produire une vidéo destinée à la communication externe pour présenter un métier à de potentiels futurs collaborateurs par exemple. Dans les deux cas, la vidéo constitue un support de communication innovant, retenant souvent l’attention des collaborateurs davantage qu’un texte.[1] Cela dit, il faut veiller à ne pas systématiquement miser sur ce canal de communication : le montage vidéo, même collaboratif, peut constituer une charge de travail importante d’une part et d’autre part ne pas être adapté à tous les sujets. 

 

Les différents usages de la vidéo

 

Diffuser un message court apparaît comme l’usage le plus commun de la vidéo pour une organisation, qu'il s'agisse pour elle de communiquer sur un évènement ponctuel, des mesures de sécurité ou encore souligner une réussite afin de mettre en valeur ses collaborateurs. Second usage possible de la vidéo : la formation. Des vidéos explicatives pourront dès lors vulgariser un concept métier complexe, dynamiser une formation existante ou au contraire en faire sa promotion et la présenter. La vidéo dite de formation pourra venir compléter une formation en présentiel ou à distance. Soulignons en plus que le marché propose aujourd’hui des outils permettant de rendre une vidéo de formation interactive (quizz, sondage, exercice par exemple). Partager un bilan d’activité peut également faire l’objet d’une vidéo, de même que valoriser la culture d’entreprise par la présentation d’initiatives significatives pour la vie de l’organisation. Enfin, une vidéo peut également être réalisée afin de présenter une nouvelle équipe.[2]

Plusieurs types d’outils à exploiter 

Un large panel d’outils, gratuits ou payants, est disponible sur le web et permet de mener à bien la réalisation d'une vidéo. Un premier type d’outil vidéo à exploiter sont les outils de capture d’écran vidéo permettant un enregistrement audio en parallèle. Ce type d’outil peut, entres autres,  permettre de capturer une marche à suivre pour l’utilisation d’un outil numérique. Les outils de montage vidéo permettront eux de réaliser des vidéos de communication promotionnelle, de présentation de service ou de formation : il faudra filmer une scène, un collaborateur ou capturer un écran et construire la vidéo à partir des diverses séquences réalisées. De nombreux tutoriels sur les outils de montage gratuits sont disponibles sur internet. Enfin, des outils collaboratifs de création vidéo permettront de collaborer au montage d’une vidéo. 

Sources :

[1] Archimag. "La vidéo ou comment moderniser sa communication interne ?". Archimag.com. [En ligne]. 10 juin 2021. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.archimag.com/digital-workplace/2021/06/10/contenu-video-communication-interne-2emotion>.

[2] Topovidéo. "Pourquoi et comment utiliser la vidéo en interne ?". Topovidéo.com. [En ligne]. 01 septembre 2020. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.topovideo.com/video-explicative-communication-interne>. 

[3] Lamobylettejaune. "La vidéo d'entreprise : une partie intégrante de votre stratégie de communication". lamobylettejaune.com. [En ligne]. 01 avril 2020. [Consulté le 14 juin 2021]. Disponible sur : <https://www.lamobylettejaune.com/video-dentreprise-plan-de-communication>.