Le vrac numérique : comment le gérer ?

Le phénomène de l'entassement croissant des documents sur les serveurs des entreprises touche les entreprises comme les administrations. Pour ce faire, nous allons essayer de montrer l'origine du vrac numérique, comment il se manifeste et donner des solutions pour le gérer. 

Le vrac numérique désigne "un ensemble de documents bureautiques très hétérogènes se caractérisant par une absence fréquente de règles de classement et de nommage, l'utilisation de caractères susceptibles de poser des problèmes, un stockage aléatoire et une arborescence construite sans logique prédéfinie." [1]

En effet, au rythme actuel de la croissance des volumes d'information, presque toutes les organisations sont confrontées au problème de dispersion de leur fichiers documentaires. Parmi les causes du vrac documentaire : des serveurs organisés en silos, des applications dispersées sur lesquelles les salariés produisent et partagent leurs documents de travail, le manque de cohérence, etc. Et à cela s'ajoutent des fléaux documentaires comme les doublons, les triplons, les fichiers périmés, le nommage approximatif, les versions redondantes, etc.[2]

Noureddine Lamriri (Everteam) souligne : "Ce déluge informationnel provoque de multiples désordres : perte de temps, risque de disparition des fichiers, redondance, conservation d'information inutile ou obsolète." [3] Et cette perte de temps, s'ajoutent les enjeux juridiques sur la protection des données personnelles liées au RGPD. 

Outils permettant à gérer le vrac numérique :

Ces outils procèdent à l’analyse du serveur via un connecteur, puis produisent un graphique des fichiers détectés (format, poids, date de création…). Ils peuvent aussi détecter les entités nommées (noms de personnes, d’entreprises…). Il existe aussi des outils qui sont capables d'identifier des doublons

Il y a aussi le moteur de recherche fédérée qui permet d’accéder à des contenus hétérogènes qu’ils soient structurés ou non. Il est capable de trouver des informations localisées sur des applications métiers de type CRM (logiciel de gestion de relation client) ou ERP (ou PGI, progiciel de gestion intégré).

Certains logiciels sont capables de traiter des volumes colossaux (jusqu’au plusieurs téraoctets.)

Dans le secteur juridique, en cas de litige par exemple, la justice peut demander la suspension provisoire du traitement normal ou de la destruction de documents d’archives. L’outil e-discovery est capable de procéder à une suspension légale tout en assurant la conservation des documents quelle que soit leur forme.

Aussi, Alfresco propose des solutions de gestion de contenu. [4]

Les solutions open source :

- Octave, développée par le service interministériel des archives de France (SIAF).

- Archifiltre, développé par la mission des archives du ministère des affaires sociales.

- Resip, développé par les Archives Nationales.

Les solutions propriétaires :

Everteam, par exemple, est orienté sur l’enrichissement du vrac numérique par les métadonnées.  

Selon Marie Jenner (Serda Conseil), il faut se poser les bonnes questions avant de se lancer dans le traitement d'un vrac numérique : 

Choisir les bons outils pour gérer le vrac numérique en fonction de la volumétrie du vrac.

Connaître la proportion et la nature des documents concernés.

Connaître la structure du vrac.

Identifier les versions provisoires et les doublons que l’on pourra éliminer tout de suite. [5]

Sources : 

[1] : Bruno Texier, Vrac numérique: comment mettre de l'ordre, Archimag n°342 mars 2021, p. 15-16.

[2] : Ibid.

[3] : Intervention de Noureddine Lamriri à l'édition 2020 du salon Documentation, cité dans l'article de Bruno Texier, Archimag n°342, p.15

[4] : Michel Remize, Outils : cerner le vrac numérique, Archimag n°342 mars 2021, p. 20-21.

[5] : Bruno Texier, Traiter un vrac numérique, mode d'emploi, interview avec Marie Jenner (Serda Conseil), Archimag n°342 mars 2021, p. 15-16.

Digital Workplace : Un espace de travail dématérialisée

Les nouvelles technologies ont bouleversé nos façons de travailler, simplifiant les processus, fluidifiant les échanges en augmentant la productivité. En effet, en pleine transition numérique, la Digital Workplace apparaît de plus en plus comme un moyen de répondre aux attentes des collaborateurs tout en modernisant les espaces de travail. Avec la crise de la covid-19, on a assisté à une accélération du déploiement de la Digital Workplace  au sein des organisations [1]. Répondant aux attentes des employés et des décideurs, la Digital Workplace semble avoir de belles perspectives devant elle, d’autant que le marché est particulièrement en constante évolution. Pour preuve, il devrait atteindre les 2 milliards d’euros en France en 2023, avec une croissance annuelle moyenne avoisinant les 5 % [1].

La Digital Workplace en quelques mots :

• Elle unifie l’ensemble des outils de communication de votre entreprise (e-mails, messagerie instantanée, réseau social d’entreprise et visioconférence) ;

• Elle réinvente la gestion des documents et le partage d’informations ;

• Elle simplifie le travail en équipe grâce à des espaces dédiés au travail collaboratif ;

• Elle rassemble au même endroit tous les outils utiles à vos collaborateurs ;

• Elle offre une nouvelle expérience collaborateur, davantage tournée vers l’intelligence collective et les modes de travail alternatifs[2].

Digital Workplace, nouveau pilier des entreprises :

Véritable accélérateur de la transformation numérique, la pandémie de la Covid-19 a convaincu les entreprises de la nécessité de repenser efficacement le « travailler ensemble», et ce dans une perspective durable. La conviction de Devoteam Management Consulting, cabinet de conseil en management et transformation digitale est claire :  "la Digital Workplace est un élément clé dans cette transformation. Elle offre aux collaborateurs la possibilité d’accéder à distance et à tout moment à leur environnement de travail tout en optimisant la collaboration. Les solutions doivent être simples, multi-terminaux, sans rupture entre les modes de communication et sécurisées ! " souligne Sophie Malarbet, Associate Partner au sein du Cabinet [3].

Articulation entre Digital Workplace et la tendance anywhere opérations 

La pandémie mondiale a non seulement ébranlé le statu quo dans la manière dont les entreprises réagissent aux changements d'infrastructure, mais elle a complètement modifié le paysage des processus métier essentiels. Le passage massif aux opérations en ligne a rendu une infrastructure flexible impérative.Gartner prédit que d'ici à la fin de 2023, 40% des entreprises adopteront un modèle de bureau hybride plus fluide où les employés ne seront pas obligés de faire de longs trajets ou des horaires 9-5 standard[4]. En effet, pour Gartner, Anywhere Opérations offrira une expérience à valeur ajoutée unique dans cinq domaines clés : Accès à distance sécurisé, infrastructure cloud et de périphérie, collaboration et productivité, automatisation pour prendre en charge les opérations à distance et quantification de l'expérience numérique[5].

Les approches de Digital Workplace

En fonction de l’endroit où travaillent ses collaborateurs aujourd’hui, l’entreprise doit définir là où les collaborateurs doivent travailler demain, puis agir en choisissant une stratégie : 

• Stratégie 1 : Amener la Digital Workplace dans le flux de travail. Celle-ci doit s’articuler au plus près de l’email, de la messagerie instantanée et de l’environnement de réunions. Elle doit aiguiller l’utilisateur vers là où sa contribution est attendue, proposer des actions (sur les documents, les tâches) depuis le flux de travail, amener de l’intelligence pour traiter les informations plutôt que les accumuler par ordre chronologique ; 
• Stratégie 2 : Amener le flux de travail dans la Digital Workplace. Celle-ci doit s’articuler autour du processus de l’utilisateur, qui peut alors prendre connaissance d’une activité et la traiter, converser avec ses collègues autour du processus, gagner du temps dans le traitement des informations via un environnement consolidé [6].

Sources :

[1] Eric Le Ven, Archimag, Digital workplace : Ce que pensent les organisations Françaises, 10/03/2021.Disponible en ligne à l’adresse <https://www.archimag.com/digital-workplace/2021/03/10/supplement-archimag-collaboratif-enquete-digital-workplace>consulté le 04/05/2021

[2]  Paul Maubareyt, Benoît Renoul, Blog talkspirit ,Tout savoir  sur la digital workplace,15/05/2020. Disponible en ligne à l’adresse <https://blog.talkspirit.com/tout-savoir-sur-la-digital-workplace-definition/> Consulté le 04/05/2020

[3] Figaro Partner, l’âge d’or de la Digital Workplace, 09/2020. Disponible en ligne à l’adresse

<https://www.nexthink.com/wp-content/https://uploads/2020/09/Le-Figaro-Partner-Digital-Workplace> Consulté le 05/05/2021

[4] Estelle Rafin ,Blogdumodérateur, Les 9 tendances  technologiques de 2021 selon Gartner< https://www.blogdumoderateur.com/gartner-9-tendances-technologiques-2021/> 

[5] Kasey Panetta ,Gartner, Principales tendances technologiques stratégiques de Gartner pour  202, 10/09/2020 . Disponible en ligne à <https://www.gartner.com/smarterwithgartner/gartner-top-strategic-technology-trends-for-2021/> Consulté le 05/05/2021

[6] Michel Ezran , Blog Lecko Digital Workplace : Une approche pragmatique pour mieux arti-culer le local et le global <https://blog.lecko.fr/dwp-mieux-articuler-local-et-global/> Consulté le 05/05/2021

Observations sur le télétravail (1)

La crise du COVID-19 aurait fait faire un bon de 10 ans en avant à l’adoption du télétravail [1]. En effet, contraintes par les mesures sanitaires prises pour combattre la pandémie, les organisations qui le pouvaient ont flexibilisé leurs modes de travail pour maintenir leurs activités tout en protégeant la santé de leurs employés. De ce fait, pratiquement du jour au lendemain, le cadre spatio-temporel traditionnel de bon nombre de salariés a volé en éclat sous les coups numériques de la nécessité. 

Cependant, ce qui a été mis en place dans l’urgence n’est pas forcément viable ni même souhaitable à court ou moyen termes, ne serait-ce que parce que le télétravail ne convient pas à tous ceux à qui il a été imposé. C’est pourquoi les conséquences de cette marche forcée et précipitée vers le progrès doivent être rapidement évaluées et, très souvent, corrigées.

Le faux-semblant de la facilité technologique

La transmutation des activités professionnelles du réel au virtuel s’est notamment appuyée sur les technologies de la transformation numérique. Celles-ci offrent des solutions de collaboration, de prise de décision, de gestion des documents et de partage de l’information automatisées qui permettent de travailler à plusieurs, en synchrone comme en asynchrone, et qui sont accessibles de partout via Internet. 

Pour les entreprises qui avaient déjà adopté ces technologies ce fut surtout un changement d’échelle mais, pour celles qui ont dû improviser, la prise de risques est considérable en termes de cybersécurité et de confidentialité des informations [2].  En particulier, en cas de divulgation ou de perte de secrets professionnels ou des affaires, de propriétés intellectuelles, ou de données personnelles, les répercutions juridiques, financières, commerciales et en terme de réputation peuvent être très sévères. Or l’impréparation démultiplie les vulnérabilités qui peuvent trouver leurs origines tout à la fois dans les équipements électroniques, les logiciels, les connections et les pratiques.

Dès lors, comment s’étonner de l’explosion de la cybercriminalité durant la crise sanitaire [3] [4].

La simplicité tragique du Bring Your Own Device (BYOD)

Cette pratique consiste à autoriser les employés à utiliser leurs terminaux personnels à des fins professionnelles (téléphones mobiles, tablettes, ordinateurs…), voire à le leur demander. Or cet expédient est particulièrement périlleux, surtout lorsque ces équipements sont partagés entre les membres d'une même famille. En effet, les entreprises ne peuvent alors ni imposer les mesures de sécurité appropriées ni même contrôler qu'il y en ait d'appliquées. Et, inversement, les activités et les données privées peuvent être captées par les outils mis à disposition par les employeurs [5].

Dans ces conditions, la sécurité des données des uns et des autres, et l’accès au réseau de l’entreprise repose sur :

• Les connaissances en cybersécurité des salariés et les protections qu’ils mettent en place sur leurs terminaux, à commencer par la présence d’un antivirus performant à jour et l’utilisation de mots de passe forts.
• Les connaissances informatiques des utilisateurs (système d’exploitation, outils de bureautique et de communication, et paramétrages de sécurité et de vie privée), et la prudence de leur navigation sur Internet. En effet, leur ignorance, leur négligence ou leur naïveté peut causer la perte d’informations ou en compromettre [6].
• La sûreté des applications installées ou utilisées en ligne, et leur conformité aux règles de protection des données personnelles [7] .

A commencer par celles grand public dont le modèle économique est basé sur la recherche immédiate de la croissance exponentielle du nombre d’utilisateurs et la captation de leurs données à des fins commerciales, au détriment de la sécurité du code, de la confidentialité des données et de la localisation des serveurs (la gratuité est un leurre, la rentabilité financière un impératif). A cet égard, les débuts chaotiques de l’application de vidéoconférence ZOOM ont confiné à la caricature.

Mais aussi la sûreté et la conformité des applications professionnelles fournies par les employeurs car celle-ci collectent parfois les données personnelles, notamment lorsqu'elles ont des fonctionnalités de contrôle du travail des employés [8]. 

• La sécurisation du Bluetooth et des multiples objets connectés, qui sont parfois conçus pour être à l’écoute, tels que les Assistants Personnels [9]. Potentiellement, ils constituent autant de points d’accès secondaires aux terminaux qui les commandent.

Le maillon le plus faible de la cybersécurité

En définitive, il vaut mieux que les entreprises investissent pour équiper leurs salariés de terminaux mobiles dédiés à leur travail [10]. 

Au premier abord, le coût du contrôle des risques par l’acquisition de la maîtrise matérielle et logicielle de la cybersécurité peut sembler rédhibitoire. Mais en réalité, comparé à celui des conséquences d’une attaque de type Ransomware, il est minime [11].

Pour autant, la mise disposition de ces équipements ne suffit pas à elle seule. Elle doit impérativement être accompagnée de sensibilisations du personnel aux risques, de formations aux outils, ainsi que d’exercices et de tests réguliers [12]. En effet, l’être humain est à la fois la clé de voûte de la cybersécurité et son élément le plus fragile .

Le Cigref se prononce sur les suites collaboratives

Le 19 février 2021, le Club informatique des grandes entreprises françaises, alias le Cigref, a publié un rapport intitulé Suites collaboratives : Valeur d’usage et alternatives, un livre blanc issu des réflexions de son groupe de travail piloté par Stéphane Rousseau, Directeur des Systèmes d’Information d’EIFFAGE et Vice-Président du Cigref [2]. Dans quelle mesure peut-on faire du collaboratif sans Office 365 et Google Workspace ? Les membres du Cigref se sont penchés sur la question dans le but de trouver des alternatives crédibles et robustes face aux produits de deux géants.

Contexte

La mutation du travail en entreprise - accentuée par la crise sanitaire et le télétravail largement généralisé - met au cœur des préoccupations le sujet de la collaboration numérique et donc des suites collaboratives, clés de voûte de l’entreprise numérique.

Comme le rappelle le Cigref dans son rapport « La performance trouve maintenant sa source dans l’intelligence collective, l’expertise partagée, la transversalité, l’ubiquité de l’activité professionnelle et la porosité avec la vie privée. » [2]. D’où l’avènement de nouveaux outils de collaboration qui permettent le dialogue en temps réel, le partage (image, documents, tâches), la co-édition, etc.

Tout d’abord, le rapport définit le périmètre et l'usage attendu des suites collaboratives puis décrit les deux offres de Microsoft et Google. Ensuite, un tiers du texte est consacré à la recherche d'alternatives open-source à ce duopole, avec la description de leurs avantages/inconvénients et les points de vigilance. Enfin, une dernière partie s'intéresse plus particulièrement à l'usage de ces outils en période de confinement. Pour étayer la réflexion, sont également présentés sept retours d'expériences (Accenture, Scor, Veolia, …).

Se libérer des géants

« Aujourd’hui, le marché des solutions […] se partage en trois parts à peu près équivalentes entre Google Cloud avec G Suite, Microsoft avec Office 365, et une multitude de solutions dont certaines open-source », constate le Cigref [2]. La demande croissante des entreprises à avoir accès à un outil en open-source naît de leur crainte de devenir des clients captifs des deux géants. Cela notamment dû à l’absence de standard entre leurs briques, à des migrations difficiles, des politiques commerciales qui incitent à consommer davantage, de licensing source de surcoûts, de perte d’attractivité et de levier de négociation [3].

Les alternatives se multiplient

Les alternatives sont pourtant bien présentes : Talkspirit qui propose une suite bureautique sur OVH, Linagora et son offre avec OpenPaas, GoFast et son Digital Workplace. Ou encore, dans la bureautique pure, LibreOffice propose une version cloud, mais à héberger soi-même. De là à se passer totalement de Microsoft et de Google ? Le Cigref l’admet : c’est inenvisageable pour la plupart des grandes entreprises. 

Une troisième voie est possible, l’approche hybride [3]. Pour cela, il est nécessaire de développer des stratégies de développement modulaire - concevoir une approche brique par brique, interopérables entre elles. Selon sa culture et ses modes de fonctionnement, chaque entreprise pourra faire ses choix de solutions parmi les propositions disponibles sur un marché dynamique. Mais faire le pas requiert d’avoir des compétences fortes en interne pour mener à bien l’intégration, sans négliger l’accompagnement au changement, l’aspect culturel, technique, organisationnel que cela implique [1].

En la matière, Office 365 et Google Workspace n’ont pas d’égal, reconnaît le Cigref : ils sont les seuls à englober l’ensemble des briques d’une solution collaborative. 

Conclusion

Face au duopole que forment Google et Microsoft, le Cigref s’est interrogé sur l’existence d’une troisième voie crédible et efficace afin d’avoir une meilleure maîtrise de l’environnement d’hébergement, une gestion simplifiée des licences et un contrôle accru des coûts. Il reste tout de même à voir si les entreprises françaises oseront réellement faire le grand saut.

Sources

[1] BOHIC, Clément, 2021. Office 365 ou Google Workspace ? Le Cigref cherche une « troisième voie ». Silicon.fr [24/02/2021]. En ligne. [Consulté le 03/04/2021]. Disponible à l’adresse : <https://www.silicon.fr/office-365-google-workspace-cigref-troisieme-voie-375312.html#>

[2] CIGREF, 2021. Suites collaboratives: Valeur d’usage et alternatives. Cigref.fr [19/02/2021]. En ligne. [Consulté le 15/03/2021]. Disponible à l’adresse : <https://www.cigref.fr/suites-collaboratives-valeur-dusage-et-alternatives>

[3] DUCELLIER, Philippe, 2021. Le CIGREF cherche des alternatives à G Suite et Office 365. Lemagit.fr [30/09/2020]. En ligne. [Consulté le 03/04/2021]. Disponible à l’adresse : <https://www.lemagit.fr/actualites/252489874/Le-CIGREF-cherche-activement-des-alternatives-a-G-Suite-et-Office-365>

[4] LEMAIRE, Bertrand, 2021. Le Cigref se penche sur les suites collaboratives. Cio-online.com [05/03/2021]. En ligne. [Consulté le 15/03/2021]. Disponible à l’adresse : <https://www.cio-online.com/actualites/lire-le-cigref-se-penche-sur-les-suites-collaboratives-12994.html>

La signature électronique : une aubaine pour les entreprises

A l'aune de la dématérialisation des documents, la signature électronique est devenue un élément fort important pour les entreprises du fait de ses enjeux commerciaux et sécuritaires. Car elle représente un véritable avantage dans la gestion des entreprises, tant par la souplesse qu'elle offre dans les procédures que par la gouvernance des documents. Avec la Covid-19, de nombreuses entreprises ont mis en place le télétravail et ont besoin de la signature électronique pour survivre.[4]

En quoi consiste la signature électronique ?

Depuis 2001, les entreprises publiques et privées ont la possibilité de faire ce qu'on appelle la dématérialisation des documents dans le cadre de leurs activités voire de leurs échanges avec des clients. Elle donne une valeur légale à des documents lors de certains échanges mais aussi de validation sur internet. Ceci étant dit, elle a de facto la même valeur légale qu'une signature papier. Sous ce rapport, la signature électronique peut-être considérée comme un atout indispensable pour les entreprises en cas de contentieux. Par ailleurs, elle permet aux entreprises de gagner en efficacité et de gagner un temps précieux.[2]

La signature électronique et ses enjeux commerciaux 

L'adoption de la signature électronique dans le cadre commercial peut-être une aubaine pour les entreprises. Car elle peut propulser les ventes, mieux elle peut donner un souffle nouveau à l'image de marque des entreprises. Par ailleurs, le fait d'utiliser la signature électronique, les entreprises peuvent satisfaire convenablement les besoins de la clientèle. Par ailleurs, elle peut faciliter le travail des commerciaux lors de la validation des devis et des bons de commande.[3] 

La signature électronique, un outil de sécurité pour les entreprises

De par son mode de fonctionnement, la signature électronique offre beaucoup de possibilités en terme de sécurité pour les entreprises surtout en ces temps de télétravail presque généralisé.[2] Elle permet aux entreprises de mieux sécuriser les dossiers sensibles. En outre, les entreprises peuvent s'en servir pour prouver l'intégrité des dossiers signés sur la durée et identifier les personnes signataires souvent causés par un manque de pièce justificative ou via l'horodatage de la souscription. Par ailleurs, elle permet d'apporter son consentement à des documents numériques en toute sécurité.

En somme, la mise en place de la signature électronique est une aubaine pour les entreprises. Car elle est un outil fiable dans la mesure où elle facilite la connexion entre les entreprises et ses collaborateurs dans plusieurs aspects. 

 

Sources : 

[1] De Bellefonds, Xavier Linant. Preuve et signature électronique : Dans le droit du commerce électronique, 2005, p85-109. En ligne sur Revues et ouvrages en sciences humaines et sociales | Cairn.info. Publié le 01/03/2010 .Consulté le 06/12/2020 . Disponible sur Preuve et signature électroniques | Cairn.info

[2] Le Point. Signature électronique : pourquoi elle devient incontournable. Publié le 02/04/2020. En ligne sur Le Point.fr . Consulté le 06/12/2020 . Disponible sur Signature électronique : pourquoi elle devient incontournable - Le Point 

 

[3] Docaposte. Pourquoi adopter la signature électronique. Publié le 01/07/2019. En ligne sur Le Blog Docaposte. Consulté le 06/12/2020 . Disponible sur Pourquoi adopter la signature électronique ? - Blog DOCAPOSTE 

[4] OUDNI, Sabrina. Comment la signature électronique vous aide pendant le télétravail. Publié le 14/10/2020. Consulté le 15/12/2020. Disponible sur Signature électronique des documents pendant le télétravail - Factorial

Numérique Responsable : lancement de la plateforme Planet Tech'Care

Sous l'impulsion du Conseil National du Numérique (CNN), l'organisation professionnelle Syntec Numérique avec dix autres partenaires, ont lancé la plateforme Planet Tech'Care pour accompagner les entreprises et les acteurs de la profession souhaitant conduire une transition numérique responsable. Quelle est la motivation qui pousse les acteurs du secteur à se fédérer autour d'un manifeste et quel est le contexte dans lequel émerge cette plateforme ?

Le lancement de la plateforme Planet Tech'Care annoncé lors du colloque "Numérique et environnement" s'est déroulé le 8 octobre 2020 à Paris Bercy. Le colloque a été organisé conjointement par le Ministère de la Transition écologique, le Ministère de l'Économie, des Finances et de la Relance et le Secrétariat d’État en charge de la Transition numérique et des Communications électroniques. Cet événement a été l'occasion de rappeler les problématiques rattachées à la transformation accélérée du numérique que maintes entreprises et particuliers prennent en main dans le contexte social et professionnel dû à la crise sanitaire de la Covid-19.

Lors de l'édition de 2018 du même colloque se ressentait cette volonté d'allier la transformation numérique et la transition écologique des entreprises et des acteurs du secteur en France. Cette veine de conciliation vers un usage du numérique responsable a été mis en avant dans l'édition de 2020, pour diminuer l'impact négatif que peut avoir la transition numérique sur l'environnement car, comme l'évoque Jean-Marc Jancovici, président du Shift Project : « Le numérique tel qu’il est aujourd’hui n’est absolument pas durable » [1].

Pour expliquer cette prise de conscience, il faut citer le rapport publié en 2019 par GreenIT.fr [2] qui a présenté le taux d'émission de gaz à effet de serre pour le secteur numérique qui s'élève à 3%. Comme élément de comparaison nous pouvons rappeler que ce pourcentage se rapproche de celui produit par le secteur de l'aéronautique. L'étude de GreenIT.fr a mis l'accent sur l'aspect polluant du numérique et a indiqué des efforts à mener de la part des producteurs et des consommateurs. Ce qui a été remis en cause dans cette étude mondiale est l'obsolescence programmée des objets comme les tablettes, smartphones, ordinateurs, chargeurs etc. et les combustibles utilisés pour leur fabrication. Des techniques plus vertes ont été proposées pour répondre aux besoins des professionnels du numérique, comme des data-center écologiques et un usage plus globalisé des services cloud. Ce changement dans la production des équipements numériques trouve un appui dans la politique du gouvernement français qui veut soutenir financièrement les filières de la réparation, de la seconde main et du réemploi du numérique, en engageant un montant de 21 millions d'euros au sein du Plan de relance [3].

Dans ce contexte émergeant de transformation des usages du numérique de la part des particuliers et des professionnels, la plateforme Planet Tech'Care vise à accompagner les entreprises et les professionnels de la formation du secteur à mesurer et réduire leur empreinte dans l'environnement. Un manifeste [4] explicite les actions visées par le acteurs qui s'y engagent, lesquels bénéficient d'un accès à un réseau de professionnels, fournisseurs de services et de solutions spécialisés dans l’accompagnement RSE des entreprises.

Veronique Torner, administratrice de Syntec Numérique et cofondatrice et coprésidente chez Alter Way, met l'accent sur l'impact que la crise de la Covid-19 a eu dans les liens sociaux dans un contexte de confinement et de distanciation tout comme pour le suivi professionnel des entreprises et les facilités que les instruments collaboratifs numériques permettent dans ce sens. Les 100 entreprises de petite et grande taille qui ont rejoint cette plateforme de septembre à octobre et se sont fédérées autour de la problématique du numérique responsable. Les acteurs de la plateforme s'intéressent à développer des correspondants dans chaque pays européen, pour permettre une profusion plus large de l'initiative. Veronique Torner s'exprime ainsi : « Si nous arrivons à avoir des " Planet Tech’Care " dans tous les pays d’Europe, il sera beaucoup plus facile de fédérer les " communs numériques " (open source, base de données… ndlr) qui permettront d’agir à grand échelle »[5].

L'initiative de Syntec numérique démontre une volonté de mobiliser les acteurs du secteur généralisé car un usage responsable du numérique peut favoriser une transition écologique. Au delà de fédérer les acteurs du secteur, les contributeurs de Planet Tech'Care envisagent un discours normatif fondé sur des données certifiées : un bilan des actions de la plateforme est donc prévu pour la rentrée 2021[6], pour comprendre quelles actions ont un réel impact dans la transition écologique.

 

Sources

[1] Marcellin, Dorian. Numérique et environnement : les deux transitions majeures sont-elles conciliables? En ligne sur alliancy.fr. Publié le 9 octobre 2020 : [consulté le 14 novembre 2020] <https://www.alliancy.fr/numerique-environnement-transitions-majeures> 

[2] Bordage, Frédéric. Empreinte environnementale du numérique mondial. Rapport de GreenIT.fr, publié en 2019 : [consulté le 14 novembre 2020] <https://www.greenit.fr/wp-content/uploads/2019/10/2019-10-GREENIT-etude_EENM-rapport-accessible.VF_.pdf>

[3] Duval, Loïc. Planet Tech'Care. Le numérique se soucie enfin de ses impacts environnementaux. En ligne sur informatiquenews.com. Publié le 8 octobre 2020 : [consulté le 14 novembre 2020] <https://www.informatiquenews.fr/planet-techcare-le-numerique-se-soucie-enfin-de-ses-impacts-environnementaux-73735>

[4] Manifeste de Planet Tech'Care par Syntec Numérique. Publié le 8 octobre 2020 : [consulté le 14 novembre 2020] <https://www.planet-techcare.green/manifeste/>

[5] Marcellin, Dorian. Véronique Torner (Syntec Numérique) : « On voit naître un élan collaboratif, qui dépasse les seules fonctions RSE ». En ligne sur le site alliancy.fr. Publié le 13 octobre 2020 : [consulté le 14 novembre 2020] <https://www.alliancy.fr/veronique-torner-syntec-numerique-planet-tech-care>

[6] Arène, Véronique. Planet Tech'Care : Une plateforme sur les enjeux environnementaux du numérique. En ligne sur lemondeinformatique.fr. Publié le 9 octobre 2020 : [consulté le 14 novembre 2020] <https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-planet-tech-care-une-plateforme-sur-les-enjeux-environnementaux-du-numerique-80652.html>

Transformation numérique dans les entreprises à l'aune de la Covid-19

  La pandémie de Covid-19  n'a pas exempté les entreprises de ses effets pervers. Elles sont fortement ébranlées dans leurs modes de fonctionnement même si elles avaient entamé leur mue de transformation numérique. Du fait de la gravité de la situation, les entreprises sont obligées de revoir leurs habitudes de travail en instaurant le télétravail de façon généralisée. Ceci étant dit, les conséquences et les manifestations de la Covid-19 permettent de jeter un regard lucide sur la transformation numérique dans les entreprises. 

Les entreprises face à la crise de la Covid-19

Face à l'intensité de la pandémie, de nombreux pays, à l'image de la France, ont adopté des politiques de confinement systémique pour sauver des vies mais aussi l'économie. Dans ce climat triste, les entreprises devaient trouver des solutions conjoncturelles et structurelles. Alors, elles ont décrété le télétravail surtout celles qui avaient déjà amorcé la transformation numérique et qui avaient commencé ce mode de travail. Pour simplifier la mise en place du télétravail, certaines entreprises ont eu recours à des solutions GED pour mieux organiser les flux documentaires.

La GED élément facilitateur du télétravail 

Travailler à distance peut parfois être pénible pour un employé car il peut confronter à une inaccessibilité des documents indispensables à son activité. Alors qu'il doit être efficace pour permettre à l'entreprise d'avoir une santé économique. La gestion électronique de documents communément appelée GED casse les codes voire les barrières physiques de l'entreprise en mettant à disposition des collaborateurs les données dont ils ont besoin dans le cadre de leurs activités. Par ailleurs, à l'aune de la Covid-19, la GED facilite le travail collaboratif car elle permet de créer un espace commun. Dans la mesure où une solution unifiée pour le transfert et le partage fluide des informations est mise en place. Ceci étant dit, la GED met à disposition des employés in fine des collaborateurs des fonctions indispensables pour la bonne marche du télétravail. 

La pandémie de Covid-19 a mis en lumière l'importance de la transformation numérique des entreprises  sur les nouveaux modes de travail comme le télétravail. Par ailleurs, elle a mis en exergue les nouvelles pratiques managériales que les entreprises doivent adopter.

 

Sources : 

[1] RAUD, Pauline. La crise Covid-19 suffira-t-elle à enraciner la transformation  numérique ? avril 2020 Consulté le 16 Novembre 2020 à l'adresse suivante :  https://www.maddyness.com/2020/04/29/crise-enraciner-transformation-numerique/

[2] FRIMOUSSE, Soufyane. PERETTI, Jean-Marie. Les Changements organisationnels induits par la crise de la Covid-19 : Dans questions de management, mars 2020, n°29, p.105-149 Consulté à l'adresse : https://www.cairn.info/revue-questions-de-management-2020-3-page-105.htm

[3] IGuana. La transformation numérique des entreprises à l'heure du Covid-19, septembre 2020 Consulté le 16 Novembre à l'adresse suivante : https://www.archimag.com/demat-cloud/2020/09/10/iguana-transformation-numerique-covid-coronavirus-ged-archivage

La dématérialisation, les entreprises françaises en font un projet prioritaire en cette période de confinement

La propagation des outils informatiques ou des technologies de l'information et de la communication a profondément impacté le travail du spécialiste de l'information documentaire en général. Les fonds, principalement papiers, il y a de cela quelques années, ont fait place à des documents numériques qui impliquent un traitement documentaire spécifique et adéquat. Le stockage des données, leur diffusion, leur pérennité, le risque juridique et leur mise en valeur sont autant des points à revoir si l'on souhaite s'adapter aux dispositions juridiques de l'ère numérique et le télétravail recommandé en cette période de confinement.

L'objet visé en proposant ce sujet est de montrer les différentes étapes dans la conduite d'un projet de dématérialisation et son importance en cette période de confinement.

Gestion de projet de dématérialisation

La gestion de projet est une démarche visant à organiser le bon déroulement d'un projet du point de vue organisationnel, opérationnel et tactique en respectant l'équilibre qualité-coût-délai.

Nous examinerons son application dans le cadre de la création ou de la mise en place d'un fonds d'archives à l'ère du numérique.

Conduire à bien un projet d'archivage à l'ère du numérique nécessite beaucoup d'exercices.

En premier, il faut cerner la demande (le traitement des éliminations, des versements, la mise en place des systèmes de gestion et de communication des documents tel que l'informatisation du fonds, du tableau de gestion et la mise à disposition, la formation des services versants).  Il est important de dresser un état des lieux en définissant les paramètres à prendre en compte comme les buts de l'archivage, les valeurs (patrimoniale, historique, culturelle), le risque juridique, le cycle de vie des documents et enfin faire des propositions en dégageant les priorités. 

Pour mener à bien un tel projet, il s'agit de faire l'analyse préliminaire. Ensuite vient la mise en oeuvre du projet documentaire en faisant la conception et le phasage en "4P" (plan, processus, personnes et pouvoir). La mise en oeuvre du projet demande de la planification.

La construction du planning passe par la modélisation du réseau de dépendance entre tâches sous forme graphique. Il faut décomposer le projet en sous-ensembles  plus simples et construire un planning en partant de l'objectif Date à atteindre. Le diagramme de GANTT permet de situer dans le temps les phases, les activités, tâches et ressources du projet.

Nous ne pouvons parler de politique d'archivage numérique, de dématérialisation sans parler du choix de l'outil informatique  et le cahier des charges.

En définitive, il nous revient, spécialiste de l'information documentaire de faire un point sur les différents enjeux que constitue un tel projet. Comme enjeux, nous avons les enjeux archivistiques ( cycle de vie du document numérique), technologiques, économiques.

L'objectif de l'archivage est de maitriser les flux numériques, la conservation pour les générations à venir.

L'archivage numérique, de nos jours s'avère utile pour toute organisation s'inscrivant dans le contexte d'évolution des outils de travail. Il donne la possibilité au spécialiste de l'information documentaire ( archiviste...) de faire des recherches à distance, vu le contexte sanitaire actuel, s'agissant d'archives ouvertes, à valeur patrimoniale et culturelle. Même confiné, l'archiviste peut travailler et répondre aux besoins d'information des usagers.

GED, projet prioritaire pour 1 PME sur 3 en période de confinement.

Les TPE-PME françaises ont tiré des leçons du premier confinement auquel elles n'étaient pas préparées. Pour poursuivre leurs activités, bon nombre d'entre elles ont fait du télétravail une possibilité, soutenues par une GED (Gestion électronique des documents) efficace et d'importants projets de dématérialisation. Autant de nouvelles habitudes de travail qui permettent aux entreprises de taille restreinte d'appréhender le re-confinement plus sereinement.

Archimag réalisant une enquête pour Zeendoc a constaté que 80% des structures PME ont opté pour le télétravail dans leur fonctionnement.

Pour les interviewés, la dématérialisation permet de gagner en espace et en temps. Elle contribue à l'efficacité dans la gestion documentaire la traçabilité. La GED est aussi un outil de maintien d'activité surtout en cette période de crise sanitaire. 

Pour Laurence Desoulière, directrice Marketing chez Zeendoc "En temps de crise ou d'instabilité, ce sont (...) les plus petites organisations qui parviennent à s'adapter le mieux aux différents changements" Elle renchérira en disant que "L'avenir appartient donc aux petites organisations adaptables. La transmission digitale tant annoncée aura donc bien lieu. Et plus vite que prévu...C'est une question de survie.

Mais des questions restent posées, le numérique coûte cher, comment un archiviste peut-il convaincre ses supérieurs ou même les acteurs de l'entreprise à passer du 100% papier au 100% numérique ? L'archivage numérique, quelle utilité pour les entreprises ?

Références bibliographiques

[1] http://www.idnum.fr/methodoc/conduire-un-projet-documentaire/

[2] GUYON, Céline. Conduire un projet d'archivage électronique : l'expérience du conseil général de l'Aube. [PDF, autres formats]. [ en ligne]. Le 12/11/2020. Consulté le 16 novembre 2020. Disponible sur : https://francearchives.fr/file/b285eab1e4412af739346d4e574f2fac4ca039ad/static_4876.pdf

 [3] Carré, Fabien. La GED, projet prioritaire pour 1 PME sur 3 en période de confinement. In Archimag [ en ligne]. Le 06/11/2020, mis à jour le 12/11/2020. Consulté le 16/11/2020. Disponible sur https://www.archimag.com/demat-cloud/2020/11/06/ged-projet-prioritaire-pme-periode-confinement mise à jour le 12/11/2020.

La dématérialisation : une étape indispensable dans le processus de la transformation numérique des entreprises

Depuis que les entreprises se sont rendues compte qu'elles pouvaient tirer profit des données numériques, la transformation numérique des entreprises est devenue une question majeure pour le développement et l'évolution de leurs activités respectives. La dématérialisation étant l'une des étapes indispensables dans le processus de la transformation numérique, Archimag s'est encore une fois penché sur cette question à travers l'article du 12/12/2019 de C. Jost et M. Remize.

Image: projet de dématérialisation auquel j'ai participé

Pendant que certaines entreprises s'acharnent pour mettre en place un projet de dématérialisation, d'autres se posent encore la question de savoir s'il faut franchir cette étape même s'ils savent bien que cela reste indispensable et bénéfique à leurs activités [1]. Pour accompagner cette deuxième catégorie d'entreprises à sortir de l'impasse, il reste indispensable de parler des avantages et des inconvénients de la dématérialisation dans une entreprise. 

La dématérialisation étant de façon simple le passage du support papier au numérique, elle présente de nombreux avantages aux entreprises et organismes qu'ils soient privés ou publics. Dans un contexte ou de nombreuses entreprises se plaignent du manque de place pour le stockage de leurs documents papier, la dématérialisation vient soulager ses inquiétudes car elle permet de gagner une place considérable. Désormais le papier preneur est accessible en numérique[2][3].

Mieux, la dématérialisation permet aux entreprises de centraliser les documents et de permettre aux différents collaborateurs de l'entreprise d'avoir accès aux informations en temps réel et au même moment. Pendant que les mouvements de grève perturbent le déplacements des salariés, la dématérialisation qui permet de centraliser les documents sur une solution pourrait permettre à ceux qui optent pour le télétravail de mieux se concentrer sans perdre trop de temps sur différents documents[2].  

Bien que la dématérialisation soit une solution pour l'efficacité de la gestion documentaire, la sécurité des informations est l'une des préoccupations majeur des entreprises. Des documents très importants pourraient se retrouver dans un système ou dans un cloud sans contrôle. Sur cette question, il est important de rassurer les entreprises car les spécialistes ont prévu des solutions adaptées à chaque projets de dématérialisation[2][3]. Les entreprises n'ont alors aucune crainte à avoir en ce qui concerne la dématérialisation qui est l'une des étapes indispensables dans le processus de la transformation numérique.

[1] ''Le quiz ultime de la dématérialisation : êtes-vous plutôt papier, hybride ou avez-vous réalisé votre transition numérique'' Archimag, 12 décembre 2019 Internet (consulté le 13 décembre 2019) https://www.archimag.com/demat-cloud/2019/12/11/quiz-ultime-dematerialisation-papier-hybride-transition-numerique

[2] ''La dématérialisation des documents : avantages et inconvénients'' Novatim, Internet (consulté le 14 décembre 2019) https://www.novatim.com/actualite/dematerialisation-documents-avantages-inconvenients/

[3] ''La dématérialisation de documents, qu'est-ce-que c'est et quels en sont les avantages ? '' CELGE, 6 décembre 2019 Internet (consulté le 13 décembre 2019) https://www.celge.fr/article-conseil/la-dematerialisation-de-documents-quest-ce-que-cest-et-quels-en-sont-les-avantages 

[4] ''Qu'est-ce que la transformation numérique ? '' Hewlett Packard Entreprise, Internet (consulté le 14 décembre 2019) https://www.hpe.com/fr/fr/what-is/digital-transformation.html

La transformation digitale des entreprises : un levier majeur de la performance business

A partir de 2012, les entreprises ont entamé leur passage du numérique au digital. Alors qu’elles avaient jusque-là essentiellement exploité Internet via des sites, elles ont commencé à développer des applications utilisables de façon mobile pour commercialiser leurs produits et services. Un passage d'autant plus stratégique que la corrélation entre maturité digitale des entreprises et performance économique est établie. 
Loin de se réduire à l’adoption de technologies innovantes, la transformation digitale repose notamment sur de nouveaux modes de travail, sur la conviction du management dans les potentiels numériques et sur l’adaptation des salariés. 

Le poids du numérique dans le PIB : la France à la 8ème place mondiale

La part du numérique dans l’économie mondiale ne cesse d’augmenter, avec des réalités contrastées selon les pays. D’après un rapport McKinsey de 2014, le numérique représentait 5,5% de PIB français, plaçant la France à la 8ème place mondiale [1]. Devant elle, plusieurs pays asiatiques (Corée du Sud, Chine et Japon avec respectivement 10,1%, 9,2% et 7,6% de leur PIB), le Royaume-Uni (10%), les Etats-Unis (8%) et l’Inde et la Suède (7%). 

La maturité digitale des entreprises est un levier de leur performance business

Si la question de la transformation digitale des entreprises  constitue un tel enjeu, c’est parce qu’elle apparaît comme un levier essentiel de la performance économique. 

C’est à cette conclusion qu’arrivaient déjà Capgemini Consulting et le MIT en 2012 dans leur rapport « The Digital advantage » [2]. Sur la base d’une étude menée auprès de 400 entreprises mondiales, les auteurs mettent en évidence que les entreprises les plus matures en termes de digital (les «Digirati») sont également les plus performantes économiquement, quel que soit le secteur d’activité. En effet, les Digirati avaient une rentabilité de +26% par rapport à la moyenne des entreprises de leur secteur. Quant à la capitalisation sur les marchés financiers, elle était boostée de +12%. 

Par ailleurs, le rapport insiste sur une condition indispensable pour la réussite de la transformation numérique : c'est l’implication du chef d'entreprise. Celui-ci doit non seulement avoir une vision digitale mais aussi porter le projet de transformation en interne. 

Un succès qui dépend des convictions numériques du management et de l’engagement des collaborateurs

Dans leur ouvrage sur la transformation digitale des entreprises, Emily Metais-Wiersch et David Autissier, enseignants à l’ESSEC, déclarent : « Les modèles ultimes d’entreprises transformées sont ceux dont la tête dirigeante est l’incarnation ou la réincarnation de l’esprit entrepreneurial et d’une dynamique collective forte de l’entreprise » [3]. Et de citer en exemple le développement d’équipes pluridisciplinaires, les logiques de décloisonnement, d’agilité, ou encore d’approches « test and learn ».

De nombreuses entreprises françaises se sont emparées de ces questions, convaincues de la nécessité de prendre le virage du digital pour rester pertinentes et performantes sur leurs marchés. C’est notamment le cas de la Société Générale qui occupe la 1ère place du classement des Echos des champions de la transformation numérique en 2018 [4]. 

Frédéric Oudéa, Directeur général de la Société Générale, confirme les changements drastiques amenés par le digital : « La transformation touche l’ensemble de notre chaîne de valeur, de l’expérience client à notre modèle opérationnel, c’est tout notre business model que nous sommes en train de revisiter » [5]. 

Un changement qui impacte les collaborateurs en premier lieu : Frédéric Oudéa annonce que 75% des salariés vont devoir changer de métier dans la filière banque de détail. Le groupe a ainsi investi 150 millions d’euros pour accompagner la formation des 20 000 collaborateurs du réseau France en 2018-2020. 

Enfin, au-delà de la nécessité de développer les compétences numériques, ce sont aussi les modes de travail, les positions et le pouvoir dans l’entreprise qui bougent. Selon Frédéric Oudéa : « Les dirigeants, les managers en général, ne sont plus systématiquement les sachants. Face aux experts informatiques et aux Millenials, les cadres se retrouvent, par la force des choses, dans une posture d’apprenti ; il leur faut s’ouvrir au monde digital, expérimenter, mieux travailler en équipe, savoir gérer les échecs. »

- Photos libres de droit

Sources : 

[1] McKinsey France. Accélérer la mutation numérique des entreprises : un gisement de croissance et de compétitivité pour la France [en ligne]. Septembre 2014 [consulté le 20 février 2019]. https://www.mckinsey.com/fr/~/media/McKinsey/Locations/Europe%20and%20Middle%20East/France/Our%20Insights/Accelerer%20la%20mutation%20numerique%20des%20entreprises/Rapport_Accelerer_la_mutation_numerique_des_entreprises.ashx

[2] Capgemini Consulting et MIT Sloan Management. The Digital advantage: how digital leaders outperform their peers in every industry [en ligne]. 2012. https://www.capgemini.com/wp-content/uploads/2017/07/The_Digital_Advantage__How_Digital_Leaders_Outperform_their_Peers_in_Every_Industry.pdf

[3] METAIS-WIERSCH Emily et AUTISSIER David. La transformation digitale des entreprises, les bonnes pratiques. Eyrolles. 2016. 216 pages. ISBN-13 : 978-2212566277. 

[4] Les Echos Executives. eCAC40 : le classement 2018 des champions de la transformation numérique [en ligne]. 09 octobre 2018 [consulté le 20 février 2019]. https://business.lesechos.fr/directions-numeriques/digital/transformation-digitale/0302372715417-ecac40-le-classement-2018-des-champions-de-la-transformation-numerique-324011.php

[5] Les Echos Executives. Frédéric Oudéa : « J’ai l’impression d’exercer un nouveau job ! ». 10 octobre 2018 [consulté le 20 février 2019]. https://business.lesechos.fr/directions-generales/strategie/transformation/0302341561329-frederic-oudea-j-ai-l-impression-d-exercer-un-nouveau-job-324014.php

L'avenir du monde est-il numérique ?

corporate data quality

La deuxième édition de la "semaine de l'emploi et du numérique" organisée par la maison Lyon pour l'emploi s'est déroulée à Lyon du 26 novembre au 7 décembre 2018.[1]. Tous les publics étaient présent à l'immense enjeu actuel du numérique. Ce dernier agit sur tous les secteurs et affecte l'évolution de très nombreux métiers. l'enjeu n'est pas seulement d'ordre technologique mais plutôt d'ordre sociologique. Il concerne les hommes, les organisations, leurs habitudes, leurs leurs modes de fonctionnement et toutes les pratiques managériales.

Quant aux champions du numérique, c'est-à-dire les entreprises qui en ont fait leur vecteur de croissance et de création de valeur par excellence, ils restent peu nombreux. Même certains secteurs comme l'industrie pharmaceutique font pâle figure [2]. De la DRH à la finance en passant par la gestion de projet ou le marketing, le numérique nous oblige à transformer nos modes de travail, nos modes de penser et nos pratiques quotidiennes.

Ce n'est certes pas une mode annoncée. Le numérique, le web 2.0, mais aussi les plateformes sociales qui vont avec, non seulement tout cela va perdurer, mais ces technologies sont devenues des locomotives des affaires[3]. Elles vont elles-mêmes continuer à se renouveler ! Et donc, une fois terminée, la transformation numérique ou sociale d'un modèle d'affaires, celle-ci peut très vite devenir caduque et nécessiter le lancement d'une nouvelle transformation, ce qui est particulièrement exigeant et éprouvant pour les dirigeants d'entreprise.

La transformation numérique d'une entreprise est avant tout synonyme d'une nouvelle culture et d'une nouvelle façon de travailler remettant en cause le modèle économique classique, ses chaînes de valeur, ses process, ses métiers, ses modes de collaboration, son mode de gestion humaine. Autant dire que cette  révolution signe la fin de la culture du silo, pour faire place à l'open innovation.

Si la transformation numérique des entreprises représente au départ un investissement financier, organisationnel et technique important, elle est véritablement l'un des leviers de leur future croissance[4]. La synergie entre le ON et le OFF Line débouche rapidement sur des économies, ainsi que des gains de croissance et de compétitivité, donc sur un retour, sur un investissement et un gain de part de marché. 

Toutefois, cette transformation n'est pas à prendre à la légère. elle doit assurer la protection des données et prévenir les risques aux quotidiens.

Sources :

1. HABERER, Tony "Semaine de l'emploi et du numérique : permettre aux différents publics d'accrocher le wagon indispensable du digital". 10 décembre 2018. Lyon Entreprise. [en ligne]. Consulté en ligne le 12 décembre 2018. Disponible sur ce lien : http://www.lyon-entreprises.com/News/L-article-du-jour-/Semaine-de-l-emploi-et-du-numerique-permettre-aux-differents-publics-d-accrocher-le-wagon-indispensable-du-digital-i87654.html

2. Dussart Christian, « Transformation numérique des entreprises : faites-en votre priorité ! », Gestion, 2017/2 (Vol. 42), p. 86-89. DOI : 10.3917/riges.422.0086. URL : https://www.cairn.info/revue-gestion-2017-2.htm-page-86.htm

3. Dussart Christian, « Modèles d’affaires : transformation numérique en vue », Gestion, 2015/1 (Vol. 40), p. 79-84. DOI : 10.3917/riges.401.0079. URL : https://www.cairn.info/revue-gestion-2015-1.htm-page-79.htm 

  

4. Bpifrance, "La transformation numérique au cœur de l'entreprise". Culture Data (blog), 13 juin 2016.[en ligne]. consulté le 12 décembre 2018. Disponible à l'adresse: https://culture-data.cartegie.com/innovation/la-transformation-numerique-comme-levier-de-croissance-et-de-competitivite

Faire rimer transformation numérique et transition écologique

Depuis plusieurs mois, les études sur la consommation énergétique du numérique se multiplient. Le développement du bitcoin, gros consommateur d'énergie [1], puis de la technologie blockchain appliquée à d'autres applications interrogent, à l'heure où les signaux d'alerte de la planète sont au rouge. En septembre, 700 scientifiques français lançaient un appel pour le climat [2]. Un point sur le coût écologique de la transformation numérique dans les entreprises s'impose pour les professionnels de l'information.

Tout comme nous nous sommes adaptés à la dématérialisation de nombreuses démarches dans notre vie quotidienne, les entreprises ont largement entamé leur phase de dématérialisation. D'abord présentée comme vertueuse de l'environnement grâce aux économies matérielles qu'elle permet (réduction des volumes de papier, réduction des transports), la visibilité des coûts n'a pas été immédiate pour les utilisateurs. Les mots "immatériel" ou "virtuel" ont induit en erreur sur le long terme [3].

Désormais, un discours de mise en garde sur l'empreinte écologique générée par les activités numériques émerge. Les volets sont très nombreux : fabrication du matériel informatique, consommation électrique de tous les équipements informatiques et du stockage des données... D'après le CNRS, "Ordinateurs, data centers, réseaux...engloutissent près de 10% de la consommation mondiale d'électricité. Et ce chiffre ne cesse d'augmenter"[3]. 

Les entreprises en prennent-elles la mesure ? En France, d'après une étude menée par WWF et WeGreenIt, les entreprises obtiennent la note de 59/100 [4]. Une bonne moyenne, à ceci près que seules 24 des 150 entreprises sélectionnées ont répondu à cet appel. Toujours selon cette étude, les entreprises seraient très immatures en terme de conception responsable de leur services numériques ; la plupart des personnes interrogées n'avaient pas conscience de cet enjeu. Le sujet peine à devenir grand public, et pourtant, il n'est pas anecdotique dans la démarche de transformation numérique. 

D'après le WWF et WeGreenIt, c'est aujourd'hui que les bonnes pratiques et usages doivent être intégrés, au risque de prendre du retard, d'augmenter considérablement l'empreinte carbone des entreprises, de participer au réchauffement climatique, à la dégradation des éco-systèmes et des ressources de la planète. La transformation numérique doit désormais rimer avec transition écologique. S'il est aujourd'hui très difficile d'établir des comparaisons de coûts énergétiques entre les système "matériel" et "immatériel", et d'en approuver l'un par rapport à l'autre, il est nécessaire de se s'informer dès maintenant sur des solutions alternatives, optimisées et répondant à des critères environnementaux. 

Le professionnel de l'information, amené à travailler au cœur de la transformation numérique aura à cœur de se tenir informé sur ce sujet dès à présent. 

[1] Sylvand, Christine. Le Bitcoin : un coût énergétique excessif ?. En ligne sur Techniques de l'ingénieur. Publié le 9 novembre 2018 : [Consulté le 14 novembre 2018]. https://www.techniques-ingenieur.fr/actualite/articles/le-bitcoin-un-cout-energetique-excessif-60023/#reagir-article

[2] La rédaction du Monde avec AFP. Climat : 700 scientifiques lancent un appel. Publié le 8 septembre 2018 : [Consulté le 14 novembre 2018]. https://www.lemonde.fr/politique/article/2018/09/08/climat-700-scientifiques-francais-lancent-un-appel_5351987_823448.html

[3] Cailloce, Laure. Numérique, le grand gachis énergétique. En ligne sur CNRS Le journal. Publié le 5 mai 2018 : [Consulté le 14 novembre 2018]. https://lejournal.cnrs.fr/articles/numerique-le-grand-gachis-energetique

[4]Moracchini, Stéphane. La transformation numérique, chance ou danger pour l'écologie. En ligne sur Collaboratif-info. Publié le 12 octobre 2018 : [Consulté le 14 novembre 2018].
 http://www.collaboratif-info.fr/edito/la-transformation-numerique-chance-ou-danger-pour-lecologie

Pour en savoir plus sur la consommation numérique : 

Nicolas Martin. La méthode scientifique. Consommation numérique : la fabrique à CO2(.0). En ligne sur France Culture. Publié le 17 Octobre 2018 : [Consulté le 17 Octobre 2018].
https://www.franceculture.fr/emissions/la-methode-scientifique/consommation-numerique-la-pompe-a-co20

Le système d'information d'une entreprise est la clé de sa survie

La 24ème édition de Documation s'est tenue la semaine dernière. Ce salon professionnel, dont la thématique s'articule autour de la gestion documentaire et d'informations en entreprise, nous rappelle l'importance des systèmes d'information pour la survie de l'entreprise, dans un contexte d'actualité économique difficile.

La première journée s'est ainsi ouverte sur une conférence consacrée aux apports de l'intelligence artificielle dans les domaines de l'information, et notamment sur son pouvoir en matière de productivité. De nombreux éditeurs de logiciels étaient au rendez-vous pour présenter leurs solutions.  [1] 

Les enjeux pour les entreprises sont de plus en plus importants, comme en témoigne le récent exemple de la société américaine Toys'R'Us, qui a annoncé le mois dernier la liquidation de ses 735 magasins aux Etats-Unis. 

Une liquidation que des analystes économiques attribuent au manque d'investissement de la firme dans son système d'information. [2]

Pourtant, Toys'R'Us a été l'une des premières sociétés à investir dans un stock informatisé révolutionnaire dès les années 80, grâce à son fondateur Charles Lazarus. Mais après son départ en retraite dans les années 90,  l'entreprise n'a pas su négocier l'arrivée d'internet et de la vente en ligne . [2]

Aujourd'hui encore, le géant américain, comme beaucoup d'autres marques de jouets, continue de distribuer des catalogues papier pour promouvoir ses produits en période de fêtes. Outre le côté obsolète de ce genre de campagne, les études de marketing montrent qu'aujourd'hui, 70% des acheteurs vont sur internet pour rechercher des jouets. [3]

Avec l’avènement du numérique, les habitudes des consommateurs ont profondément changé, et les tentatives consistant à les encourager à retourner vers des habitudes plus anciennes, tout comme les tentatives de prédire quel sera leur comportement dans le futur, se soldent souvent par un échec, comme l'explique un article du Guardian, qui conseille de s'en tenir à satisfaire les besoins des consommateurs aujourd'hui. [4]

La priorité pour les entreprises se trouve plutôt dans les systèmes d'information et les deux concepts doivent évoluer ensemble, écrit Quentin Elhaik dans un article très intéressant des Echos[2]. "Montre-moi ton système d'information et je te dirai l'état de ton entreprise" écrit-il. 

D'après le journaliste, l'investissement des entreprises devrait même aller au-delà d'un ERP (Enterprise Resource Planning) ou d'un CRM (Customer Relationship Management), mais intégrer la révolution numérique dans leur quotidien et leur culture, et à tous les échelons. 

Les entreprises ont trop tendance à écarter les solutions de gestion documentaire et d'informations de la réflexion stratégique menée par la direction générale, or ces deux concepts ne peuvent évoluer l'un sans l'autre, explique-t-il.[2]
La transformation digitale est devenue une question de survie pour les entreprises. Combien, dans un futur proche, disparaîtront faute d'avoir investi à temps dans un système d'information leur permettant de prendre ce virage ?

Sources: 

[1] JOST Clémence, "Documation 2018: ce qu'il faut retenir de la première journée du salon", archimag.com, 20 mars 2018, [consulté le 26/03/2018] <http://www.archimag.com/demat-cloud/2018/03/20/documation-2018-retenir-première-journee-salon> 

[2] ELHAIK Quentin, "Toys'R'Us est-il victime de son système d'information? ", lesechos.fr, 18 mars 2016, [consulté le 26/03/2018] <https://www.lesechos.fr/idees-debats/cercle/cercle-180464-toys-r-us-victime-de-son-systeme-dinformation-2161991.php> 

[3] WATTEZ Eric, "Faillite de Toys'R'Us: comment le géant du jouet en est arrivé là!", capital.fr, 15 mars 2018, [consulté le 26/03/2018] <https://www.capital.fr/entreprises-marches/toysr-us-les-erreurs-qui-ont-precipite-sa-chute-1261387> 

[4] Observer editorial, "The Observer view on collapse of Maplin and Toys R Us", theguardian.com, 4 mars 2018, [consulté le 26/03/2018]  <https://www.theguardian.com/commentisfree/2018/mar/04/observer-view-collapse-toys-r-us-maplin-town-centres-retail-crisis >