La question de la gouvernance documentaire dans les entreprises

A l'occasion du salon Documation 2011, une enquête a été réalisée par SerdaLab sur "La gouvernance documentaire dans les organisations françaises" auprès de 250 organisations publiques et privées entre les mois de janvier et février 2011.

Assurer l'intégrité, la sécurité, l'authenticité et la disponibilité des informations est un enjeu pour les entreprises. Néanmoins, peu d'entre-elles ont mis en place une politique de "gouvernance documentaire".

SerdaLab a défini la gouvernance documentaire comme "la stratégie et l'organisation mise en place afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l'information et la connaissance au sein d'une organisation et de son environnement externe afin d'améliorer l'efficacité".


Pourquoi parler de "gouvernance documentaire"

Sur les 250 organisations interrogées, seule 11% ont appliqué ce projet à l'ensemble de leur structure, 36% l'ont fait de manière partielle dans certains départements ou services, 21% ont prévu d'établir un projet pour l'année 2011-2012 et 36% ne le font pas.

Les grandes problématiques retrouvées dans la gestion des documents

70% le volume croissant des informations
64% éparpillement des diverses sources (papier, email, réseaux sociaux)
35% la perte de temps liée à la recherche d'informations
25% éparpillement des services gérant l'information (DSI, centre de documentation)

Lors d'évènements occasionnels tels qu'une restructuration, d'un incendie ou d'un déménagement, la gouvernance a pour objectifs :
- Faciliter l'accès à l'information recherchée en un temps limité- Assurer la disponibilité et la traçabilité des documents (preuves en cas de litiges ou de contentieux)
- Assurer une meilleure relation/client
- Baisse des coûts

Organisation de la gouvernance documentaire

Personnes qui pourraient être à l'initiative de ce projet :
- La direction générale des grandes entreprises (garantir l'efficacité des collaborateurs)
- Le service information-documentation qui sera le moteur de ce projet avant sa reprise par la direction
- Le conseil d'administration de l'entreprise

Ce projet peut donc être mis en place dans une organisation centralisée et/ou décentralisée :

- 68% sont pour une organisation mixte qui sera à la fois organisée de manière centralisée (pour les procédures) et décentralisée (pour chaque direction).
- 28% préfèrent une "gestion centralisée" par un seul service pour l'ensemble de la structure
La centralisation des informations et des documents dans l'ensemble de la structure est faisable dans les petites structures.
- Les autres envisagent une gestion décentralisée dans les différents départements favorisant leur autonomie

Une gouvernance documentaire est plus une question politique et demande une implication humaine. Il revient donc aux professionnels gérant cette gouvernance de sensibiliser les divers collaborateurs sur l'importance de la gestion des documents.

Les limites de la gouvernance documentaire

Mettre en place une gouvernance est un projet complexe qui se décline en plusieurs activités: archivage, gestion des documents courants, gestion des connaissances... Cette dernière est aussi difficile à "gouverner" car elle regroupe plusieurs composantes de la structure (stratégie, processus, collaborateurs, technologie...).

D'autres problèmes s'ajoutent tels que les archives physiques et électronique, la gestion des documents courants, la question de l'e-réputation.


Cette étude a été menée auprès des services info-doc (centre de documentation, archives, bibliothèques, veille) de tous les secteurs d'activités (principalement l'administration/ les collectivités territoriales, les services, la santé...), toutes les organisations (de 250 à 5000 salariés voire plus).

Il existe un résumé du livre blanc dans la revue Archimag de mars 2011, n°242 sous un dossier intitulé "Gouvernance: y a-t-il un pilote pour l'info? p. 22- 24.

Pour télécharger le livre blanc http://www.serda.com/