ISO 30401 : KM n'est plus seulement "nice to have"

Au début du mois de novembre est parue la norme sur les systèmes de management des connaissances ISO 30401:2018. Très attendue par les professionnels du KM, elle est un signe de maturité pour le domaine et lui apporte non seulement un cadre universel, mais également une légitimité accrue pour sa démarche. 

En France, le Club de Gestion des connaissances a été particulièrement impliqué dans la définition de la norme au sein du groupe de travail ISO, sa traduction en français et désormais sa promotion, avec notamment son fondateur, professeur à l'école de management de l’Institut à Mines-Télécom Jean-Louis Ermine, David Lamotte, Head of Knowledge Management chez IOSH, et Nicolas Dubuc, Fellow Michelin - Knowledge management & Technology Intelligence.

La gestion des connaissances ou Knowledge Management (KM) est une discipline qui s'est fortement développée dans les entreprises depuis les années 2000, d'abord dans des cabinets de conseil ou les secteurs comme ceux du nucléaire et du pétrole. Selon Gonzague Chastenet de Géry, directeur associé chez Ourouk et professeur au CNAM, "ce qui est frappant aujourd'hui, en 2018, c'est le regain d'intérêt de la part des PME travaillant dans l'ingénierie, le génie civil ou les services, cabinets d'avocats. Il y un vrai besoin, surtout dans des métiers où il faut tirer parti de l'expérience". 

La norme ISO 30401 a justement pour finalité d'aider les organismes, indépendamment de leur type ou taille, à concevoir un système de management qui valorise et facilite la création de valeur grâce aux connaissances. Il s'agit ici d'une norme de système de management qui s'applique aux connaissances. Elle s'adresse notamment aux directions, aux knowledge managers, et à tous ceux qui doivent mettre en œuvre et entretenir le système de management des connaissances [1].
 

En une vingtaine de chapitres on retrouve une introduction, des définitions, le périmètre d'application et les fonctions qui composent le système de management. Les annexes définissent le champ du KM par rapport à d'autres métiers, ce qui permet d'assoir l'indépendance de la discipline. La question de l'importance du renforcement de la culture du management des connaissances dans l'organisme est également abordée [1].

Pour G. Chastenet de Géry, l'un des points les plus importants évoqués dans la norme est le leadership. En effet, le soutien de la direction est indispensable à la réussite d'une démarche KM. Toutefois, la beauté du KM et en même temps sa difficulté est liée au fait qu'il doit être une synergie entre deux mouvements top down et bottom up. Le KM c'est à la fois les remontées des pratiques du terrain et un pilotage par la Direction Générale. Il est important d'avoir une impulsion qui vienne d'en haut, mais ça ne suffit pas. D'ailleurs, cette dimension permet de définir la maturité de la culture du KM en entreprise. Elle est difficile à évaluer en se basant seulement sur la norme, qui prévient de ses propres limites en disant que chaque entreprise doit se construire sa propre démarche. Il faut aller plus loin que la norme.

Comme le souligne Nicolas Dubuc [1], cette norme est un cadre de travail que l'on peut percevoir comme une aide, ou une check-list dans laquelle tous les points nécessaires sont présents et lisibles. ISO 30401 s’adresse à tous et peut s'appliquer au rythme de chacun ; en effet, la mise en place d'une démarche KM peut s'avérer assez longue. Elle définit le quoi mais pas le comment, à savoir : qu'il faudra travailler tous ensemble. 

C'est précisément le but du KM Handbook mis au point par le Club de Gestion des connaissances ou de la formation du CNAM Gestion des connaissances, levier de transformation. 

Dans le contexte de l'automatisation grandissante des tâches répétitives et de l'essor de l'intelligence artificielle, le KM pourrait être davantage valorisé, car "les entreprises vont prendre conscience des limites de l’intelligence artificielle. Elles vont aussi redécouvrir que tout ce que l'intelligence artificielle ne peut pas faire, c'est le KM qui peut les aider à le faire", conclut G. Chastenet de Géry.

Je remercie M. G. Chastenet de Géry et M. D. Lamotte d'avoir répondu à mes sollicitations et de m'avoir communiqué les éléments qui m'ont permis de rédiger ce billet.

[1] ERMINE Jean-Louis, LAMOTTE David, DUBUC Nicolas, Replay : Avec la norme ISO 30401, mettez en place un système de management des connaissances, Afnor, 30/11/2018, disponible en ligne [https://www.youtube.com/watch?v=hKuD3vTt03E&feature=youtu.be] [Consulté le 20/12/2018].